保險公司合同管理制度一、總則1.目的為加強本保險公司合同管理，規范合同的訂立、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門在經營管理活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于保險業務合同、再保險合同、代理合同、租賃合同、采購合同、服務合同等。3.基本原則依法合規原則：合同的簽訂、履行應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。審慎性原則：在簽訂合同前，應充分評估合同風險，確保合同條款合理、公平，維護公司利益。全面履行原則：合同各方應按照合同約定全面履行各自義務，確保合同目的實現。歸口管理原則：合同管理實行歸口管理，明確各部門職責，確保合同管理工作的有效開展。二、合同管理部門及職責1.合同管理委員會組成：由公司總經理擔任主任，各副總經理擔任副主任，各部門負責人為成員。職責審議合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事項。協調解決合同管理中的重大問題。監督合同管理制度的執行情況。2.法律合規部職責負責合同的法律審查，對合同條款的合法性、合規性提出法律意見。參與重大合同的談判、起草、審核等工作。處理合同糾紛及法律事務，維護公司合法權益。開展法律培訓，提高員工法律意識。3.業務部門職責負責本部門業務合同的起草、談判、簽訂、履行等工作。對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調查和評估。及時向合同管理部門報送合同簽訂、履行情況等相關信息。配合處理合同糾紛及其他相關工作。4.財務部門職責參與合同涉及財務條款的審核，確保合同財務條款合理、合規。負責合同款項的收付管理，監督合同款項的支付情況。對合同執行情況進行財務分析，提供財務數據支持。5.辦公室職責負責合同文本的編號、歸檔、保管等工作。協助合同管理部門辦理合同審批、蓋章等手續。提供合同管理相關的行政支持。三、合同的訂立1.合同相對方的選擇與調查選擇原則：優先選擇信譽良好、實力雄厚、具有良好合作記錄的合同相對方。調查內容：業務部門應對合同相對方的主體資格、經營范圍、經營狀況、信用等級、法定代表人身份證明等進行調查，并形成調查記錄。調查方式：可通過工商登記信息查詢、實地考察、信用評級機構查詢、行業口碑了解等方式進行調查。2.合同文本的起草與審核起草要求：業務部門應根據業務需求起草合同文本，確保合同條款清晰、準確、完整，權利義務明確，避免歧義。審核流程業務部門起草合同后，應提交本部門負責人審核，審核通過后送法律合規部進行法律審查。法律合規部對合同進行法律審查，提出法律意見，反饋給業務部門。業務部門根據法律意見對合同進行修改完善。修改后的合同再次提交法律合規部審核，審核通過后報合同管理委員會審議。合同管理委員會審議通過后，方可簽訂合同。3.合同的簽訂簽訂權限：根據合同金額及性質，明確各級管理人員的簽訂權限。超過一定金額的重大合同，需經合同管理委員會審議通過后，由公司法定代表人或其授權代表簽訂。簽訂要求：合同簽訂應使用公司統一印制的合同文本，由雙方法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。簽字蓋章應齊全、清晰，確保合同的真實性和有效性。四、合同的履行1.履行計劃制定：業務部門應根據合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人及時間節點，確保合同按時、全面履行。2.履行跟蹤與監督業務部門應定期跟蹤合同履行情況，及時掌握合同履行進度，發現問題及時解決。合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和監督，對發現的問題及時督促整改。3.合同變更變更情形：在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，應經雙方協商一致，并簽訂書面變更協議。變更流程：業務部門提出合同變更申請，說明變更原因及內容，提交本部門負責人審核。審核通過后送法律合規部進行法律審查，法律合規部提出法律意見后報合同管理委員會審議。合同管理委員會審議通過后，雙方簽訂變更協議。4.合同解除解除情形：根據法律法規及合同約定，出現法定或約定的解除情形時，可解除合同。解除流程：業務部門提出合同解除申請，說明解除原因及依據，提交本部門負責人審核。審核通過后送法律合規部進行法律審查，法律合規部提出法律意見后報合同管理委員會審議。合同管理委員會審議通過后，通知對方辦理合同解除手續，并簽訂解除協議。五、合同的歸檔與保管1.歸檔要求：辦公室應在合同簽訂后及時將合同文本及相關資料進行歸檔，確保歸檔資料完整、準確。歸檔資料應包括合同文本、合同審批表、法律審查意見、對方主體資格證明文件、授權委托書等。2.保管期限：根據合同性質及重要程度，確定合同的保管期限。一般合同保管期限為[X]年，重大合同保管期限為[X]年。3.保管方式：合同應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應分類存放，便于查閱；電子檔案應進行備份，確保數據安全。六、合同糾紛處理1.糾紛預防：在合同簽訂、履行過程中，各部門應加強溝通協作，嚴格履行合同義務，避免糾紛發生。如發現可能引發糾紛的跡象，應及時報告并采取措施妥善處理。2.糾紛處理流程發生合同糾紛后，業務部門應及時收集相關證據，分析糾紛原因，提出處理方案，并報合同管理部門。合同管理部門組織法律合規部、財務部門等相關部門進行研究討論，制定糾紛處理策略。根據糾紛處理策略，可通過協商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，應及時向合同管理委員會匯報進展情況。3.糾紛總結與改進：合同糾紛處理完畢后，業務部門應及時總結經驗教訓，分析糾紛產生的原因，提出改進措施，避免類似糾紛再次發生。合同管理部門應將糾紛處理情況進行整理歸檔，作為合同管理工作的參考資料。七、合同管理的信息化建設1.建立合同管理信息系統：利用信息技術手段建立合同管理信息系統，實現合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到歸檔等全過程的信息化管理。2.系統功能要求合同起草與模板管理：提供合同模板編輯、下載功能，方便業務部門起草合同。流程審批管理：實現合同審批流程的電子化，跟蹤審批進度，提醒審批人員及時處理。合同查詢與統計分析：提供合同查詢功能，方便管理人員隨時查閱合同信息；同時具備合同統計分析功能，為公司決策提供數據支持。文檔管理：實現合同文檔的電子化存儲，方便查閱和下載。預警提醒：對合同履行期限、款項支付等關鍵節點進行預警提醒，避免逾期違約。八、合同管理人員培訓與考核1.培訓計劃：合同管理部門應制定年度培訓計劃，定期組織合同管理人員參加法律法規、合同管理知識、業務技能等方面的培訓，提高合同管理人員的專業素質和業務能力。2.培訓內容法律法規培訓：學習國家法律法規及相關政策，確保合同管理工作依法合規。合同管理知識培訓：包括合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等環節的管理要點和操作規范。業務技能培訓：如談判技巧、風險防范、溝通協調