公務出行外出管理制度一、總則（一）目的為加強公司公務出行外出管理，規范員工公務外出行為，提高工作效率，確保各項工作順利開展，同時節約公司資源，降低運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務需要離開工作所在地外出辦公、出差、參加會議、培訓、洽談業務等活動。（三）基本原則1.合規性原則：公務出行外出必須遵守國家法律法規以及公司的各項規章制度。2.必要性原則：外出活動應具有明確的工作目的，確屬工作需要，避免不必要的出行。3.高效性原則：在安排出行時，應充分考慮提高工作效率，合理規劃行程，確保按時完成工作任務。4.節約性原則：在滿足工作需求的前提下，盡量選擇經濟、便捷的交通方式和住宿安排，降低費用支出。二、外出申請與審批（一）申請流程1.員工因公務需要外出，應提前填寫《公務出行外出申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明外出事由、目的地、預計出發時間、預計返回時間、擬乘坐的交通工具等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字，明確是否同意此次外出，并對工作安排及外出期間的職責履行提出要求。3.涉及費用報銷的外出申請，還需財務部門負責人審核簽字，對費用預算的合理性進行把關。4.申請表最終提交至公司分管領導審批，經批準后方可執行。（二）審批權限1.一般情況下，員工外出時間在[X]天以內（含[X]天）的，由部門負責人審批；外出時間超過[X]天但在[X]天以內（含[X]天）的，由部門負責人審核后報公司分管領導審批；外出時間超過[X]天的，須經公司總經理審批。2.對于緊急公務需要立即外出的情況，員工可先電話向部門負責人及公司分管領導匯報，經同意后先行外出，并在返回公司后[X]個工作日內補齊申請表及審批手續。（三）特殊情況處理1.因不可抗力因素導致無法按照原計劃履行外出申請審批手續的，員工應及時通過電話或其他通訊方式向部門負責人和公司分管領導說明情況，經同意后可先進行相關工作，但應在不可抗力因素消除后[X]個工作日內補辦審批手續。2.如遇多個部門聯合開展的外出工作，由牽頭部門負責統一填寫申請表，并按照上述審批流程進行審批。三、交通工具選擇與使用（一）選擇原則1.根據外出目的地、時間緊急程度、工作性質等因素綜合考慮選擇合適的交通工具。2.在滿足工作需求的前提下，優先選擇公共交通工具，以降低出行成本。（二）具體規定1.飛機：長途出行且時間緊急的情況下，可選擇飛機作為交通工具。乘坐飛機需提前預訂機票，并按照規定乘坐公司合作的航空公司航班，如無合作航班，需選擇經濟艙位出行。因乘坐飛機產生的機場建設費、燃油附加費等按照實際發生金額報銷，如因個人原因導致航班改簽、退票等產生的費用由個人承擔。2.火車：對于行程較遠但時間相對充裕的外出，優先選擇火車出行。鼓勵選擇高鐵二等座、動車二等座或普通列車硬座，需乘坐軟座、軟臥等高級別座位的，須經部門負責人及公司分管領導批準。如需購買火車票，應通過12306官方網站或其他正規渠道預訂，避免購買高價票。因乘坐火車產生的退票手續費等按照實際發生金額報銷，因個人原因導致車票改簽、退票等產生的費用由個人承擔。3.汽車：短途外出或前往交通不便的地區，可選擇公司自有車輛或乘坐長途汽車。使用公司自有車輛時，應遵守公司車輛使用管理制度，提前預約車輛，并按照規定的路線和時間行駛。乘坐長途汽車時，應選擇正規運輸公司的車輛，確保出行安全。因乘坐長途汽車產生的車票費用按照實際發生金額報銷。4.出租車/網約車：在市內公務活動中，因工作需要且無法乘坐公共交通工具的情況下，可選擇出租車或網約車出行。乘坐出租車時，應選擇正規出租車公司的車輛，并索要發票。乘坐網約車時，應通過正規網約車平臺叫車，并保留行程記錄和發票。出租車及網約車費用報銷應按照公司規定的標準執行，超出標準部分由個人承擔。四、差旅住宿安排（一）住宿標準1.根據外出目的地的不同，分為不同的住宿標準等級。具體標準如下：一線城市：[X]元/晚，原則上安排入住三星級及以上酒店或經濟型連鎖酒店的標準間。二線城市：[X]元/晚，可選擇入住二星級及以上酒店或經濟型連鎖酒店的標準間。三線及以下城市：[X]元/晚，可根據實際情況選擇合適的住宿地點，但應保證住宿條件干凈、安全、舒適。2.如因工作需要單人住宿的，可在上述標準基礎上上浮[X]%。（二）住宿預訂1.員工應通過公司指定的酒店預訂平臺或正規的在線旅游平臺預訂住宿，確保住宿費用的合理性和真實性。2.在預訂住宿時，應選擇符合公司住宿標準的酒店，并提前與酒店確認價格、房型、早餐等相關信息。3.因特殊情況無法通過指定平臺預訂的，需提前向部門負責人及公司分管領導說明情況，并在入住后及時提供住宿發票及相關證明材料進行報銷。（三）住宿費用報銷1.住宿費用按照實際發生金額報銷，但不得超過公司規定的住宿標準。超出標準部分由個人承擔。2.報銷住宿費用時，需提供正規的住宿發票，并在發票上注明入住日期、退房日期、房費金額等信息。如因酒店原因無法提供發票的，需提供酒店開具的住宿證明，并經部門負責人及公司分管領導簽字確認后方可報銷。五、差旅餐飲補貼（一）補貼標準1.員工因公務外出期間，可享受差旅餐飲補貼。補貼標準為：一線城市[X]元/天，二線城市[X]元/天，三線及以下城市[X]元/天。2.差旅餐飲補貼按自然天數計算，與實際發生的餐飲費用無關，不再另行報銷餐飲發票。（二）補貼發放方式差旅餐飲補貼隨差旅費報銷一并發放至員工工資賬戶。六、外出期間工作管理（一）工作交接1.員工外出前，應與本部門其他同事進行工作交接，明確未完成工作的進展情況、后續工作安排及注意事項等，并填寫《工作交接清單》。2.在外出期間，應保持與本部門及相關部門的溝通聯系，及時匯報工作進展情況，如遇重要事項或緊急問題，應及時請示匯報。（二）工作匯報1.員工外出歸來后，應在[X]個工作日內向上級領導提交《公務出行外出工作報告》，詳細匯報外出工作的完成情況、取得的成果、存在的問題及建議等。2.對于涉及重要項目或重大決策的外出工作，應根據公司要求及時組織召開專題匯報會，向公司領導及相關部門全面匯報工作情況。（三）資料管理1.員工在外出期間應妥善保管好與工作相關的資料、文件、票據等，確保資料的安全和完整。2.對于重要資料和文件，應及時進行整理歸檔，并在返回公司后按照公司檔案管理制度的要求進行移交。七、費用報銷與結算（一）報銷流程1.員工完成公務外出后，應在[X]個工作日內整理好相關費用報銷憑證，填寫《差旅費報銷單》，并按照公司財務報銷制度的要求附上《公務出行外出申請表》、發票、車票、住宿發票等原始憑證。2.《差旅費報銷單》需經部門負責人審核簽字，確認費用支出的合理性和真實性后提交至財務部門。3.財務部門收到報銷憑證后，按照公司財務制度進行審核，對不符合規定的報銷憑證予以退回，并告知原因。審核通過后，報銷費用將按照公司規定的支付方式支付至員工工資賬戶。（二）報銷標準1.差旅費報銷應嚴格按照本制度規定的交通工具選擇、住宿標準、餐飲補貼等標準執行，超出標準部分不予報銷。2.報銷的費用必須是因公務外出實際發生的合理費用，不得虛報、多報。如發現有虛假報銷行為，一經查實，將按照公司相關規定嚴肅處理。（三）結算方式1.公司實行差旅費預借制度，員工因公務外出需要預借差旅費的，應填寫《借款單》，按照上述審批流程經批準后到財務部門辦理借款手續。2.預借的差旅費應在公務外出歸來后及時報銷結算，多退少補。如逾期未報銷結算的，財務部門將從員工工資中扣除相應借款金額。八、監督與檢查（一）定期檢查公司定期對員工的公務出行外出情況及差旅費報銷情況進行檢查，重點檢查外出申請審批手續是否齊全、費用支出是否符合規定標準、工作匯報是否及時等。（二）專項審計對于涉及金額較大或重要項目的公務出行外出及差旅費使用情況，公司將適時開展專項審計，確保資金使用的合規性和效益性。（三）違規處理1.對于違反本制度規定的員工，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處理；情節嚴重的，將按照公司相關規定解除勞動合同，并追究其相應的法律責任。2.對于在公