公司與供應商管理制度一、總則1.目的為加強公司與供應商的管理，規范采購行為，確保所采購的物資和服務符合公司要求，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購項目中與供應商的選擇、評估、采購合同簽訂、執行及供應商關系維護等相關活動。3.基本原則公平公正原則：在供應商選擇、評估及采購活動中，遵循公平公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會，不受任何歧視。質量優先原則：優先選擇能夠提供高質量物資和服務的供應商，以滿足公司生產經營對產品質量的要求。成本效益原則：在保證物資和服務質量的前提下，綜合考慮采購成本，追求采購活動的整體效益最大化。合作共贏原則：與供應商建立長期穩定的合作關系，實現互利共贏，共同發展。二、供應商選擇1.供應商信息收集采購部門負責通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網絡搜索、行業展會、供應商推薦、同行交流等。建立供應商信息庫，對收集到的供應商信息進行整理、分類和存儲，信息內容應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。2.供應商篩選根據采購項目的需求和特點，從供應商信息庫中篩選出初步符合要求的供應商名單。采購部門對初步篩選的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、人員配備等情況，評估其是否具備提供所需物資和服務的能力。3.供應商資質審核要求供應商提供相關資質證明文件，如營業執照、生產許可證、質量認證證書、稅務登記證等，確保供應商具備合法經營資格。對供應商的資質證明文件進行審核，核實其真實性、有效性和完整性。對于重要物資和服務的供應商，必要時可向相關政府部門或行業協會查詢其資質信譽情況。4.供應商選擇決策采購部門組織相關部門（如質量部門、技術部門、使用部門等）對篩選和審核后的供應商進行綜合評估，評估內容包括供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務、技術支持等方面。根據綜合評估結果，確定最終的供應商名單，并報公司領導審批。對于重大采購項目，應提交公司采購決策委員會審議決定。三、供應商評估1.評估周期定期評估：每年對供應商進行一次全面評估，評估時間為每年的[具體月份]。不定期評估：在采購過程中，如發現供應商出現重大質量問題、交貨延遲、價格異常等情況，應及時對其進行評估。2.評估內容質量評估：產品質量合格率：統計供應商所供產品的質量合格數量與總交貨數量的比例，評估其產品質量穩定性。質量問題處理情況：考察供應商對出現的質量問題的響應速度、處理措施及整改效果。交貨期評估：交貨準時率：計算供應商按時交貨的訂單數量與總訂單數量的比例，評估其交貨的及時性。交貨延遲原因分析：分析供應商交貨延遲的原因，如生產計劃安排不當、原材料供應不足、運輸問題等，并評估其改進措施的有效性。價格評估：價格合理性：對比供應商的報價與市場同類產品價格水平，評估其價格是否合理。價格調整情況：考察供應商在合同執行期間價格調整的頻率和幅度，評估其價格穩定性。售后服務評估：售后服務響應時間：統計供應商對客戶售后服務需求的響應時間，評估其服務的及時性。售后服務質量：通過客戶反饋、投訴處理情況等方面，評估供應商售后服務的質量和效果。其他評估內容：供應商的生產能力：評估供應商的生產設備、人員規模、生產工藝等是否能夠滿足公司不斷增長的采購需求。供應商的信譽和口碑：通過市場調研、行業評價、客戶反饋等渠道，了解供應商在行業內的信譽和口碑情況。3.評估方法數據統計分析：收集和整理與供應商評估相關的數據，如質量檢驗報告、交貨記錄、價格清單、售后服務記錄等，運用統計分析方法進行評估。問卷調查：向公司內部使用部門、采購部門、質量部門等相關人員發放調查問卷，了解他們對供應商的評價和意見。現場考察：定期或不定期對供應商進行現場考察，直觀了解其生產經營狀況、質量管理體系運行情況等。綜合評分：根據各項評估內容的重要性設定相應權重，對供應商進行綜合評分，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。4.評估結果處理對于評估結果為優秀的供應商：給予適當的獎勵，如優先合作機會、增加采購份額、延長付款期限等，并在公司內部進行通報表揚，鼓勵其他供應商學習借鑒。對于評估結果為良好的供應商：維持現有合作關系，要求其繼續保持良好表現，同時關注其在各方面的改進情況。對于評估結果為合格的供應商：發出書面通知，指出其存在的問題和不足，要求其限期整改，并對整改情況進行跟蹤檢查。如整改后仍不符合要求，可考慮減少采購份額或終止合作關系。對于評估結果為不合格的供應商：立即終止合作關系，并在公司供應商信息庫中予以標注。同時，對已采購的物資和服務進行追溯，如發現質量問題或其他隱患，及時采取相應措施進行處理。四、采購合同管理1.合同簽訂采購部門根據采購決策確定的供應商，起草采購合同文本。合同內容應明確雙方的權利和義務，包括物資和服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同文本起草完成后，提交公司法律部門進行審核。法律部門應對合同條款的合法性、完整性、準確性進行審查，提出修改意見和建議。采購部門根據法律部門的審核意見，對采購合同文本進行修改完善后，報公司領導審批。經公司領導批準后，由采購部門與供應商簽訂采購合同。2.合同執行采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時掌握供應商的生產進度、質量控制、交貨安排等信息，確保供應商按照合同約定履行義務。供應商應按照采購合同約定的時間、地點、方式交付物資和服務。在交貨前，供應商應提前通知采購部門，采購部門應及時安排驗收人員進行驗收。質量部門負責對采購物資和服務進行質量檢驗。如發現質量問題，應及時通知采購部門和供應商，要求供應商采取整改措施或更換產品。采購部門應根據質量檢驗結果和合同約定，決定是否接收貨物或支付貨款。3.合同變更在采購合同執行過程中，如因市場變化、生產需求調整、供應商原因等需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、原因、生效時間等條款，并按照采購合同簽訂的審批程序進行審批。4.合同終止采購合同履行完畢后，雙方應按照合同約定進行結算和清理，合同關系即告終止。如因一方違約或其他原因導致采購合同提前終止，違約方應承擔相應的違約責任。采購部門應及時清理合同執行情況，對已交付的物資和服務進行盤點和結算，對未履行的合同義務進行妥善處理。五、供應商關系維護1.溝通機制建立定期溝通機制：采購部門與供應商每月至少進行一次電話溝通或面對面會議，及時交流采購需求、生產進度、質量問題、市場動態等信息，增進雙方的了解和信任。設立專門的溝通渠道：如電子郵箱、即時通訊工具等，方便雙方在日常工作中及時溝通協調。對于重要事項或緊急問題，應通過電話或面對面溝通方式進行處理。2.培訓與支持根據公司業務發展需求，采購部門可組織供應商參加相關培訓，如質量管理培訓、生產工藝培訓、安全環保培訓等，幫助供應商提升其管理水平和業務能力，更好地滿足公司的采購要求。在供應商遇到技術難題或生產困難時，公司技術部門或相關專業人員應提供必要的技術支持和協助，幫助供應商解決問題，確保采購項目的順利進行。3.激勵措施設立供應商激勵獎項：如最佳質量獎、最佳交貨獎、最佳合作獎等，對表現優秀的供應商進行表彰和獎勵，激勵供應商不斷提高自身的產品質量和服務水平。給予供應商一定的優惠政策：如優先付款、增加采購份額、提供技術支持等，對與公司長期合作且表現良好的供應商給予適當的優惠，增強供應商與公司合作的積極性和穩定性。4.供應商投訴處理建立供應商投訴處理機制：設立專門的投訴郵箱或電話，接受供應商的投訴和建議。采購部門應及時受理供應商的投訴，并進行調查核實。對于供應商的投訴，采購部門應在規定的時間內給予答復和處理。如投訴屬實，應采取相應的措施進行整改，并將處理結果反饋給供應商。同時，應分析投訴產生的原因，采取預防措施，避免類似問題再次發生。六、監督與檢查1.內部監督公司審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、供應商管理是否有效等方面的情況，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。采購部門內部應建立自我監督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發現問題及時整改。同時，采購人員應相互監督，確保采購活動的公正性和廉潔性。2.外部監督