公司事項入檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司事項檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于公司各項工作的查詢、參考和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類事項檔案，包括但不限于文件、合同、報告、記錄、證照等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司事項檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中統一管理，確保檔案管理的規范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映公司各項工作的實際情況，數據準確、表述清晰。3.完整齊全原則：全面收集公司工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息遺漏。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及公司機密的檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司事項檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類事項檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用等工作。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。4.指導和監督各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓。5.按照國家有關規定，做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）各部門職責1.負責本部門工作中形成的各類事項檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理的各項規章制度，認真履行工作職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的規范有序。3.妥善保管檔案，做好檔案的存儲、防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。4.按照規定的程序和要求，為公司內部人員提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。5.協助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級來文、公司發文、內部請示與批復、會議紀要等。2.合同協議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。3.項目文件，包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結等。4.財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料等。6.行政檔案，如辦公用品采購記錄、固定資產清單、車輛使用記錄等。7.其他與公司工作相關的各類檔案。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.對于重要文件和資料，應在形成后及時收集，不得積壓或遺漏。3.收集的檔案應保持原始狀態，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：根據檔案的內容和性質，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規則，確保系統性和連貫性。3.裝訂：對紙張較小或零散的檔案進行裝訂，使其整齊、牢固，便于保存和查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速查找和利用檔案。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每月底前將當月形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于重大項目或重要事項的檔案，應在項目結束或事項完成后及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數量、日期等信息，并簽字確認。2.檔案管理部門接收檔案后，對檔案進行核對，確保檔案的完整性和準確性。核對無誤后，在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案存入指定的檔案柜或存儲設備中。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權益、重要歷史資料、法律法規規定需永久保存的檔案。2.長期保管：保管期限為[X]年，一般為公司重要業務文件、合同等。3.短期保管：保管期限為[X]年，主要為一般性文件和資料。（二）保管方式1.紙質檔案：應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，確保檔案存放整齊、有序。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子檔案：應存儲在專用的服務器或存儲設備中，進行定期備份，防止數據丟失。電子檔案應按照一定的命名規則進行命名，并建立相應的索引，便于查詢和利用。（三）保管環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，如滅火器、防火門、防盜報警裝置等，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱人應經公司分管領導批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制或傳播檔案內容。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司總經理批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，查閱人將申請表交至檔案管理部門。3.檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找相應的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、檔案名稱等信息。4.查閱人在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用限制1.檔案僅供查閱人在規定的范圍內使用，不得擅自轉借、轉讓或用于其他非工作目的。2.如需對檔案進行復制，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規定的程序進行復制。復制后的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣。3.查閱人應妥善保管查閱的檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或撕毀，如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期清理到期檔案，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐一審查，根據檔案的保管期限、內容重要性、實際利用價值等因素，確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，鑒定小組應出具《檔案銷毀鑒定意見書》，注明檔案名稱、數量、銷毀原因等信息，并簽字確認。4.《檔案銷毀鑒定意見書》經公司分管領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。（四）銷毀流程1.檔案管理部門根據批準的《檔案銷毀鑒定意見書》，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數量、銷毀時間等信息。2.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應安排專人監銷，監銷人應在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.檔案銷毀后，《檔案銷毀清單》應作為檔案保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性，為公司各項工作提供更好的信息支持。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、存儲等管理。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統，建立檔案數據庫。3.檔案檢索查詢：通過檔案信息管理系統，實現檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。4.權限管理：設置不同的用戶權限，對檔案信息進行分級管理，確保檔案信息的安全保密。（三）信息化管理要求1.檔案信息管理系統應