公司業務專用章管理制度總則目的為加強公司業務專用章的管理，規范印章的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門在業務活動中使用業務專用章的相關管理。基本原則1.依法依規原則：印章的使用必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.謹慎使用原則：嚴格控制印章的使用范圍和審批程序，確保印章使用的安全性和嚴肅性。3.責任明確原則：明確印章保管人和使用人的職責，對印章使用過程中的行為負責。業務專用章的種類及用途業務專用章種類1.合同專用章：用于簽訂各類業務合同。2.財務專用章：用于財務結算、票據開具等相關財務業務。3.發票專用章：用于開具發票。4.其他業務專用章：根據公司業務需要，經總經理批準刻制的用于特定業務的印章，如銷售專用章、采購專用章等。用途說明1.合同專用章：僅用于公司對外簽訂的各類業務合同，代表公司的簽約意愿和承擔相應的法律責任。2.財務專用章：主要用于公司財務收支、銀行結算、財務報表蓋章等財務相關業務，確保財務工作的合法性和準確性。3.發票專用章：專門用于公司開具發票時蓋章，以確認發票的真實性和有效性。4.其他業務專用章：根據其特定用途，在相應的業務范圍內使用，如銷售專用章用于銷售業務相關文件、單據的蓋章確認，采購專用章用于采購業務相關文件、單據的蓋章確認等。業務專用章的刻制、啟用與廢止刻制1.因業務需要刻制業務專用章時，由使用部門填寫《業務專用章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、使用范圍等信息，并經部門負責人簽字確認后，報總經理審批。2.總經理審批通過后，由行政部門統一安排刻制印章。刻制完成后，行政部門應及時將印章移交使用部門，并辦理交接手續。啟用1.新刻制的業務專用章啟用前，使用部門應填寫《業務專用章啟用申請表》，注明啟用日期、印章保管人等信息，并報總經理審批。2.經總經理審批同意后，使用部門方可正式啟用印章。啟用時，應在公司內部發布啟用通知，明確印章的使用范圍和管理要求。廢止1.業務專用章因使用期滿、業務變更、機構調整等原因不再使用時，使用部門應填寫《業務專用章廢止申請表》，說明廢止原因，并經部門負責人簽字確認后，報總經理審批。2.總經理審批通過后，使用部門應將廢止的印章交回行政部門。行政部門負責對廢止印章進行封存，并定期進行銷毀。銷毀時，應填寫《業務專用章銷毀登記表》，由行政部門、財務部門及審計部門共同監督銷毀過程，并在登記表上簽字確認。業務專用章的保管保管人員職責1.業務專用章實行專人保管制度，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章保管規定。2.保管人員負責印章的日常保管、使用登記、維護保養等工作，確保印章安全、完整、可用。3.不得擅自將印章轉借他人使用，如因特殊情況需要委托他人使用印章時，必須經過印章使用審批流程，并在使用過程中進行全程監督。4.如發現印章丟失、被盜或損壞等情況，應立即向部門負責人報告，并采取相應的緊急措施，如掛失、報警等，同時協助公司進行調查處理。保管方式1.合同專用章、財務專用章、發票專用章等重要業務專用章應存放在保險柜中保管，保險柜鑰匙和密碼由保管人員分別掌握，不得告知他人。2.其他業務專用章可根據實際情況，選擇安全可靠的保管方式，但必須確保印章的安全存放，防止丟失或被盜。保管地點業務專用章應在公司內部指定的安全地點保管，不得隨意帶出公司。如因業務需要必須帶出公司使用時，應按照印章使用審批流程辦理相關手續，并采取必要的安全措施，確保印章的安全。業務專用章的使用使用流程1.申請：使用部門填寫《業務專用章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章內容、用章時間、用章份數等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審批：一般性業務用章申請，由部門負責人審批。涉及重要合同、重大項目、金額較大的財務業務等用章申請，需經總經理審批。3.蓋章：保管人員在收到經審批的《業務專用章使用申請表》后，對申請表內容進行審核，確認無誤后，方可在規定的文件或單據上蓋章。蓋章時應確保印章清晰、端正，不得模糊、遺漏。4.登記：保管人員應在《業務專用章使用登記簿》上詳細記錄用章日期、用章事項、用章文件名稱及份數、審批人等信息，以備查詢和追溯。使用范圍業務專用章必須嚴格按照規定的用途和范圍使用，不得超出規定范圍使用印章。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白發票等文件上加蓋業務專用章。使用要求1.使用業務專用章時，必須確保用章文件內容真實、合法、有效，符合公司相關規定和業務要求。2.用章文件應一式兩份，一份蓋章后留存公司存檔，一份交相關部門或外部單位。3.如因業務需要對已蓋章的文件進行修改或補充時，必須重新履行用章審批手續，并在修改或補充后的文件上再次蓋章確認。監督與檢查內部審計公司審計部門定期對業務專用章的管理和使用情況進行審計檢查，重點檢查印章的保管是否安全、使用是否規范、審批流程是否嚴格執行等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。日常監督1.行政部門負責對業務專用章的日常管理進行監督檢查，定期檢查印章保管情況、使用登記情況等，確保印章管理工作規范有序。2.各部門負責人對本部門業務專用章的使用情況進行監督，發現問題及時糾正，并向行政部門報告。違規處理1.對于違反本制度規定使用業務專用章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規使用業務專用章給公司造成經濟損失或法律糾紛的，相關責任人應承擔相