公司分部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司分部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司運營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各分部及其所屬部門、員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司分部在各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、會議紀要、工作記錄、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司分部檔案由專門的檔案管理部門或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司分部的工作活動和歷史面貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集和保存公司分部在各個方面形成的檔案，確保檔案的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司分部檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司分部各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案進行定期檢查和鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規定程序進行銷毀。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施，確保檔案的安全。6.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業務水平。7.負責與上級檔案管理部門及其他相關單位的檔案業務聯系與交流。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交。2.協助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作。3.對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和培訓，提高員工的檔案意識。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，確保檔案的完整和安全。（三）員工個人職責1.員工應及時將工作中形成的具有保存價值的文件材料交本部門兼職檔案員或檔案管理部門。2.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。3.在工作中需要查閱檔案時，應按照規定辦理借閱手續。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發的與本分部工作相關的文件、指示、通知等。2.本分部制定的各類規章制度、工作計劃、總結、報告、報表等。3.本分部召開的各種會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.本分部與其他單位簽訂的合同、協議、意向書等。5.本分部的人事檔案材料，包括員工的招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、培訓等相關材料。6.本分部的財務檔案材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.本分部的業務檔案材料，如市場調研報告、項目策劃書、業務往來信函等。8.本分部的設備檔案材料，包括設備購置合同、說明書、維修記錄等。9.本分部的基本建設檔案材料，如工程立項文件、設計圖紙、施工資料等。10.本分部的聲像檔案材料，如照片、錄音、錄像等。11.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要文件和緊急文件，應及時收集并移交檔案管理部門。3.收集的檔案應保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應進行修復或補充。4.對電子文件應同時收集其元數據和相關背景信息，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，按照一定的分類方法進行整理。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等特征進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、財務審計類、人事檔案類、聲像檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應遵循唯一性、系統性和穩定性原則。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檢索和查閱。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門兼職檔案員應在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些重大項目或緊急工作形成的檔案，應在項目結束或工作完成后的一個月內歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理要求，分類準確、編號清晰、編目齊全。2.檔案管理部門應對歸檔的檔案進行認真核對，確保檔案的質量。3.歸檔的檔案應編制移交清單，雙方簽字確認。移交清單應一式兩份，檔案管理部門和移交部門各執一份。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司分部主要職能活動和歷史面貌的，對公司分部有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司分部一般工作活動，在較長時間內對公司分部有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司分部一般性工作活動，在較短時間內對公司分部有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（二）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。3.對重要檔案應采取專柜存放、專人保管等特殊措施，確保檔案的安全。4.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。備份存儲設備應異地存放，以確保數據的安全性。（三）庫房管理1.檔案庫房應配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，定期進行檢查和維護，確保設施的正常運行。2.檔案庫房應設置門禁系統，嚴格限制非檔案管理人員進入。檔案管理人員進入庫房時應進行登記。3.庫房內嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。4.定期對檔案進行清點和檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規和公司檔案管理制度。2.服務工作原則：檔案利用應緊密圍繞公司分部的中心工作，為公司的決策、管理和業務開展提供支持。3.嚴格審批原則：檔案利用應經過嚴格的審批程序，確保檔案的安全和合理利用。（二）利用方式1.查閱：員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和范圍，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據申請提供相應的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失。3.復制：根據工作需要，經檔案管理部門負責人批準，可對檔案進行復制。復制檔案應注明復制日期、復制人等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.查閱一般性檔案，由所在部門負責人審批。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，由檔案管理部門負責人和公司分管領導審批。3.借閱檔案，無論檔案重要程度如何，均需經檔案管理部門負責人和公司分管領導審批。（四）利用登記檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數量、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應根據國家有關規定和公司檔案管理制度，結合公司分部的實際情況，從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，確定檔案的保管期限和價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、密級等信息。4.《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人、公司分管領導審核批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，一般采用焚燒或粉碎等方式。銷毀過程應進行現場監督，并由監銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、檔案的統計與移交（一）統計工作檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計，并編制檔案統計報表。統計報表應真實、準確、及時，上報公司領導和上級檔案管理部門。（二）移交工作1.公司分部因機構調整、撤銷等原因，需要將檔案移交給其他單位或部門的，應