公司專項(xiàng)會(huì)議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司專項(xiàng)會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類專項(xiàng)會(huì)議，包括但不限于項(xiàng)目研討會(huì)、問題解決會(huì)、方案評(píng)審會(huì)等。（三）會(huì)議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)緊密圍繞主題，精簡流程，注重實(shí)效，避免形式主義。2.充分溝通原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)表意見，確保信息充分交流，達(dá)成共識(shí)。3.責(zé)任明確原則：明確會(huì)議決策事項(xiàng)的責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保決策得到有效落實(shí)。二、會(huì)議組織（一）會(huì)議發(fā)起1.發(fā)起部門：各部門根據(jù)工作需要，可發(fā)起專項(xiàng)會(huì)議。涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)，由相關(guān)部門共同發(fā)起。2.發(fā)起流程：發(fā)起部門填寫《專項(xiàng)會(huì)議申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。（二）會(huì)議審批1.審批流程：行政部門收到《專項(xiàng)會(huì)議申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，確保信息完整、合理。對(duì)于重要會(huì)議，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批標(biāo)準(zhǔn)：審批主要考慮會(huì)議必要性、參會(huì)人員合理性、時(shí)間安排是否沖突等因素。（三）會(huì)議通知1.通知方式：行政部門根據(jù)審批通過的會(huì)議信息，通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。2.通知內(nèi)容：會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、相關(guān)資料要求等信息。（四）會(huì)議準(zhǔn)備1.資料準(zhǔn)備：發(fā)起部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備與會(huì)議主題相關(guān)的資料，如報(bào)告、方案、數(shù)據(jù)等，并提前發(fā)送給參會(huì)人員。2.場地布置：行政部門負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，提前做好會(huì)議場地的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。3.設(shè)備檢查：技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議所需的電子設(shè)備進(jìn)行檢查，確保正常運(yùn)行。三、會(huì)議議程（一）議程制定1.發(fā)起部門負(fù)責(zé)：發(fā)起部門根據(jù)會(huì)議主題和目的，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，明確各項(xiàng)議題的討論順序和時(shí)間安排。2.征求意見：會(huì)議議程初稿形成后，應(yīng)征求參會(huì)人員的意見，進(jìn)行必要的調(diào)整和完善。（二）議程審批1.審批流程：會(huì)議議程經(jīng)發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批標(biāo)準(zhǔn)：審批主要關(guān)注議程是否合理、全面，是否能夠滿足會(huì)議目的的實(shí)現(xiàn)。（三）議程執(zhí)行1.主持人把控：會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行主持，確保各項(xiàng)議題有序討論，不偏離主題。2.時(shí)間控制：主持人應(yīng)合理控制每個(gè)議題的討論時(shí)間，避免出現(xiàn)時(shí)間過長或過短的情況。四、會(huì)議參與（一）參會(huì)人員1.確定原則：根據(jù)會(huì)議主題和目的，確定參會(huì)人員名單。參會(huì)人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，能夠?yàn)闀?huì)議決策提供有效支持。2.通知要求：行政部門應(yīng)確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，并提醒其按時(shí)參會(huì)。（二）參會(huì)人員職責(zé)1.會(huì)前準(zhǔn)備：參會(huì)人員應(yīng)提前了解會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備好相關(guān)資料和意見。2.會(huì)中參與：參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，認(rèn)真聽取他人意見，充分發(fā)表自己的觀點(diǎn)，確保會(huì)議決策的科學(xué)性和合理性。3.會(huì)后落實(shí)：參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策，認(rèn)真落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)，及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況。（三）請(qǐng)假制度1.請(qǐng)假流程：參會(huì)人員因特殊原因不能參會(huì)的，應(yīng)提前向會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，并說明原因。經(jīng)批準(zhǔn)后，將請(qǐng)假信息告知行政部門。2.請(qǐng)假替代：如參會(huì)人員無法親自參會(huì)，可在征得會(huì)議發(fā)起部門同意后，安排本部門其他人員替代參會(huì)，并提前將替代人員信息告知行政部門。五、會(huì)議記錄（一）記錄人員1.指定原則：會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.培訓(xùn)要求：行政部門應(yīng)對(duì)會(huì)議記錄人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其記錄水平和會(huì)議組織能力。（二）記錄內(nèi)容1.會(huì)議基本信息：包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。2.會(huì)議議程：記錄各項(xiàng)議題的討論順序和時(shí)間安排。3.討論內(nèi)容：詳細(xì)記錄參會(huì)人員的發(fā)言內(nèi)容、觀點(diǎn)、意見和建議。4.會(huì)議決策：明確會(huì)議達(dá)成的決策事項(xiàng)、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（三）記錄整理1.及時(shí)整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.審核校對(duì)：整理后的會(huì)議記錄應(yīng)提交給會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)人審核校對(duì)，確保無誤后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。六、會(huì)議決策（一）決策形成1.充分討論：會(huì)議應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵(lì)參會(huì)人員發(fā)表不同意見，進(jìn)行充分討論。2.達(dá)成共識(shí)：在充分討論的基礎(chǔ)上，會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員達(dá)成共識(shí)，形成會(huì)議決策。（二）決策記錄1.明確記錄：會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)在會(huì)議記錄中明確記錄，包括決策內(nèi)容、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.簽字確認(rèn)：會(huì)議決策記錄經(jīng)參會(huì)人員簽字確認(rèn)后，作為決策執(zhí)行的依據(jù)。（三）決策執(zhí)行1.責(zé)任落實(shí)：會(huì)議決策事項(xiàng)的責(zé)任人應(yīng)按照決策要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確工作步驟和時(shí)間安排，并認(rèn)真組織實(shí)施。2.跟蹤檢查：相關(guān)部門應(yīng)對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決，確保決策得到有效落實(shí)。七、會(huì)議跟進(jìn)（一）跟進(jìn)機(jī)制1.定期匯報(bào)：決策事項(xiàng)責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議發(fā)起部門匯報(bào)工作進(jìn)展情況，及時(shí)反饋存在的問題和困難。2.協(xié)調(diào)解決：會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保工作順利推進(jìn)。（二）結(jié)果反饋1.及時(shí)反饋：決策事項(xiàng)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議發(fā)起部門反饋工作結(jié)果，提交相關(guān)報(bào)告和資料。2.總結(jié)評(píng)估：會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)對(duì)決策執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的工作提供參考。八、會(huì)議紀(jì)律（一）準(zhǔn)時(shí)參會(huì)1.提前到達(dá)：參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，做好參會(huì)準(zhǔn)備。2.不得遲到早退：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，不得遲到早退。如有特殊情況需要中途離開，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。（二）保持安靜1.關(guān)閉通訊設(shè)備：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)接聽電話或發(fā)送短信。2.避免干擾：參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取他人發(fā)言，不得隨意打斷或交頭接耳，避免干擾會(huì)議秩序。（三）尊重他人1.文明發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)文明發(fā)言，尊重他人觀點(diǎn)，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。2.積極參與：參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議，不得推諉扯皮或消極對(duì)待。九、會(huì)議費(fèi)用（一）費(fèi)用預(yù)算1.提前申報(bào)：會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，提前編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，包括場地租賃、餐飲、資料印刷、設(shè)備租賃等費(fèi)用。2.審批流程：會(huì)議費(fèi)用預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政部門。行政部門審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費(fèi)用控制1.嚴(yán)格執(zhí)行：會(huì)議費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超支。如有特殊情況需要增加費(fèi)用，應(yīng)提前報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.節(jié)約使用：會(huì)議組織部門應(yīng)合理安排會(huì)議資源，節(jié)約使用會(huì)議費(fèi)用，避免浪費(fèi)。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.規(guī)范報(bào)銷：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度