公司業務單據管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務單據管理，規范業務流程，確保公司業務活動的順利開展，保障公司財務信息的準確、完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及業務單據的制作、流轉、審核、歸檔等相關工作。（三）基本原則1.真實性原則：業務單據必須如實反映業務活動的實際情況，不得虛假記錄。2.準確性原則：單據內容應準確無誤，包括數據、文字、簽章等，確保信息的一致性和可靠性。3.完整性原則：業務單據應包含所有必要的信息，不得遺漏關鍵內容，以保證業務流程的連貫性和可追溯性。4.及時性原則：業務單據應在規定的時間內制作、流轉和處理，避免延誤影響業務進展。二、業務單據的種類及定義（一）銷售類單據1.銷售訂單：是公司與客戶簽訂的銷售合同或協議的書面記錄，明確了銷售產品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期等條款。2.發貨單：記錄產品或服務實際發貨情況的單據，包括發貨日期、發貨數量、發貨方式等信息，作為貨物發出的憑證。3.銷售發票：公司向客戶開具的銷售憑證，用于確認銷售收入，包含發票號碼、開票日期、客戶名稱、產品或服務明細、金額、稅額等內容。（二）采購類單據1.采購訂單：公司與供應商簽訂的采購合同或協議的書面形式，規定了采購物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期等條款。2.收貨單：記錄采購物資實際收貨情況的單據，包括收貨日期、收貨數量、驗收情況等信息，作為貨物入庫的依據。3.采購發票：供應商向公司開具的采購憑證，用于確認采購成本，包含發票號碼、開票日期、供應商名稱、物資或服務明細、金額、稅額等內容。（三）費用類單據1.費用報銷單：員工用于報銷因工作發生的各類費用的單據，如差旅費、辦公用品費、業務招待費等，需詳細填寫費用明細、金額、報銷事由等信息。2.借款單：員工因工作需要向公司預借資金時填寫的單據，注明借款金額、借款用途、預計還款日期等。（四）其他業務單據1.出入庫單：記錄公司內部物資出入庫情況的單據，包括出入庫日期、物資名稱、規格、數量、出入庫部門等信息。2.資產盤點表：用于定期盤點公司資產時記錄資產實際情況的表格，包括資產名稱、型號、數量、存放地點、使用狀態等信息。三、業務單據的制作（一）單據格式1.公司統一制定各類業務單據的標準格式，確保單據內容的規范性和一致性。各部門應按照標準格式制作單據，不得擅自更改。2.單據格式應包含必要的表頭信息，如單據名稱、編號、日期、部門、經辦人等，以及詳細的業務內容填寫區域。（二）填寫要求1.業務單據應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如有填寫錯誤，應在錯誤處劃一條橫線，然后在上方或旁邊重新填寫正確內容，并加蓋經辦人員印章或簽字確認。2.單據中的各項內容應如實填寫，不得遺漏或隱瞞重要信息。對于必填項，必須填寫完整準確；對于選填項，根據實際情況填寫。3.涉及金額的數字應填寫規范，大寫金額與小寫金額必須一致。金額數字前應填寫人民幣符號“￥”，大寫金額應頂格填寫，在最后一字后加上“整”字。（三）簽字蓋章要求1.業務單據上涉及的相關人員，如經辦人、審核人、審批人等，必須簽字確認。簽字應使用本人真實姓名，不得代簽。2.公司對外出具的業務單據，如銷售發票、采購發票等，必須加蓋公司公章或財務專用章。印章應清晰、端正，加蓋在規定的位置。四、業務單據的流轉（一）流轉流程概述1.業務單據應按照公司規定的業務流程進行流轉，確保各項業務活動有序開展。一般流程為：經辦人制作單據→部門負責人審核→相關部門會簽（如有需要）→財務部門審核→公司領導審批→歸檔保存。2.不同類型的業務單據流轉流程可能會有所差異，具體流程應根據公司實際業務情況和管理要求確定。（二）銷售類單據流轉1.銷售訂單由銷售部門經辦人根據與客戶簽訂的合同或協議制作，填寫客戶信息、產品或服務明細、價格、交貨期等內容，經銷售部門負責人審核后，發送給客戶確認。客戶確認無誤后，銷售訂單生效。2.發貨單由倉庫管理人員根據銷售訂單和實際發貨情況制作，填寫發貨日期、發貨數量、發貨方式、貨物明細等信息，經倉庫主管審核后，一聯留存倉庫，一聯交財務部門，一聯交客戶（如有需要）。3.銷售發票由財務部門根據銷售訂單和發貨單開具，填寫發票號碼、開票日期、客戶名稱、產品或服務明細、金額、稅額等內容，經財務負責人審核后，加蓋發票專用章，一聯交客戶，一聯留存財務，一聯交銷售部門存檔。（三）采購類單據流轉1.采購訂單由采購部門經辦人根據公司需求和與供應商簽訂的合同或協議制作，填寫供應商信息、物資或服務明細、價格、交貨期等內容，經采購部門負責人審核后，發送給供應商確認。供應商確認無誤后，采購訂單生效。2.收貨單由倉庫管理人員根據采購訂單和實際收貨情況制作，填寫收貨日期、收貨數量、驗收情況、物資明細等信息，經倉庫主管審核后，一聯留存倉庫，一聯交財務部門，一聯交采購部門。3.采購發票由采購部門經辦人在收到供應商發票后，核對發票信息與采購訂單、收貨單一致后，填寫費用報銷單或采購付款申請單，附上發票原件，經采購部門負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，交財務部門辦理付款手續。（四）費用類單據流轉1.費用報銷單由員工根據實際發生的費用情況填寫，注明費用明細、金額、報銷事由等內容，附上相關發票、收據等原始憑證，經部門負責人審核后，交財務部門審核。財務部門審核通過后，報公司領導審批，審批通過后由財務部門報銷付款。2.借款單由員工因工作需要向公司預借資金時填寫，注明借款金額、借款用途、預計還款日期等內容，經部門負責人審核、公司領導審批后，到財務部門辦理借款手續。借款員工應在規定的還款日期前歸還借款，如需延期還款，應提前辦理相關手續。（五）其他業務單據流轉1.出入庫單由倉庫管理人員根據物資出入庫實際情況制作，填寫出入庫日期、物資名稱、規格、數量、出入庫部門等信息，經倉庫主管審核后，一聯留存倉庫，一聯交財務部門，一聯交相關部門（如有需要）。2.資產盤點表由資產管理部門定期組織盤點時填寫，記錄資產實際情況，包括資產名稱、型號、數量、存放地點、使用狀態等信息，經盤點人員簽字確認、部門負責人審核后，交財務部門核對賬目。五、業務單據的審核（一）審核職責分工1.部門負責人負責對本部門制作的業務單據進行初步審核，重點審核單據內容的真實性、準確性、完整性以及與本部門業務的關聯性，確保單據符合本部門業務流程和管理要求。2.財務部門負責對業務單據涉及的財務事項進行審核，包括金額的準確性、費用的合理性、發票的合規性等，確保公司財務信息的準確無誤，防范財務風險。3.相關部門會簽（如有需要）時，應對涉及本部門職責范圍內的業務內容進行審核，提出意見和建議，確保業務單據的全面性和可行性。4.公司領導根據審批權限對業務單據進行最終審批，審批通過后方可執行相關業務操作。（二）審核內容1.真實性審核：審核業務單據所記錄的業務活動是否真實發生，相關證明材料是否齊全、有效。2.準確性審核：審核單據中的數據、文字、簽章等是否準確無誤，各項信息之間是否一致。3.完整性審核：審核單據是否包含所有必要的信息，格式是否符合要求，簽字蓋章是否齊全。4.合規性審核：審核業務單據是否符合國家法律法規、公司規章制度以及相關業務流程的規定。（三）審核流程1.經辦人將制作好的業務單據提交給部門負責人進行初步審核。部門負責人應在規定的時間內完成審核，并簽署審核意見。2.如業務單據需要相關部門會簽，部門負責人將單據轉交給相關部門，相關部門應在規定時間內完成會簽，并簽署意見。3.部門負責人將經過初步審核和相關部門會簽（如有需要）的業務單據提交給財務部門進行財務審核。財務部門應在規定時間內完成審核，并簽署審核意見。4.財務部門審核通過后，業務單據提交給公司領導進行最終審批。公司領導應在規定時間內完成審批，并簽署審批意見。（四）審核意見處理1.對于審核通過的業務單據，審核人員應簽署同意意見，并按照規定的流程繼續流轉。2.對于審核不通過的業務單據，審核人員應明確指出存在的問題，并提出修改意見。經辦人應根據審核意見對單據進行修改完善后，重新提交審核。六、業務單據的歸檔（一）歸檔責任部門業務單據的歸檔工作由各業務部門負責整理，定期移交至公司檔案室統一保管。檔案室負責對歸檔的業務單據進行分類、編號、存儲和查閱管理。（二）歸檔時間1.各類業務單據應在業務處理完畢后的規定時間內歸檔，一般為每月末或每季度末。具體歸檔時間由公司根據實際情況確定。2.對于涉及重要業務或重大事項的業務單據，應在業務完成后及時歸檔，確保檔案資料的完整性和及時性。（三）歸檔要求1.業務單據應按照類別和時間順序進行整理，確保歸檔資料的系統性和連貫性。2.歸檔的業務單據應保持原件的完整性，不得隨意裁剪、涂改或丟失。如有破損或缺失，應進行修復或補充。3.每一份業務單據都應編制唯一的檔案編號，以便于查詢和管理。檔案編號應包含年份、部門代碼、單據類型代碼、順序號等信息。4.歸檔的業務單據應附上相關的說明材料，如業務背景介紹、審批文件、會議紀要等，以便于更好地理解和查閱檔案資料。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱業務單據檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案室辦理查閱手續。2.檔案室工作人員應根據查閱申請表提供的信息，及時查找并提供相應的檔案資料。查閱人員應在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱完畢后，應及時歸還檔案資料，并在檔案查閱登記表上簽字確認。3.涉及公司機密或重要商業信息的業務單據檔案，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內容。如需復印或摘錄檔案資料，應經檔案室負責人批準，并按照規定的程序辦理相關手續。七、監督與檢查（一）監督檢查部門公司設立內部審計部門，負責對公司業務單據管理制度的執行情況進行定期監督檢查。同時，公司各部門應加強對本部門業務單據管理工作的自查自糾，確保制度的有效執行。（二）監督檢查內容1.業務單據的制作是否符合規定的格式和填寫要求，內容是否真實、準確、完整。2.業務單據的流轉是否按照規定的流程進行，各環節審核是否嚴格執行，簽字蓋章是否齊全。3.業務單據的歸檔是否及時、規范，檔案資料是否完整、安全。4.業務單據管理制度的執行情況是否符合公司管理要求，是否存在違規操作或管理漏洞。（三）檢查方式1.定期檢查：內部審計部門每季度對公司業務單據管理情況進行一次全面檢查，檢查結果形成書面報告，報送公司領導。2.不定期抽查：內部審計部門可根據工作需要，不定期對部分部門的業務單據管理情況進行抽查，及時發現問題并督促整改。3.專項檢查：針對公司業務活動中的特定事項或重要業務單據，開展專項檢查，確保相關業務的合規性和風險可控。（四）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，內部審計部門應及時下達整改通知書，明確整改要求和整改期限。責任部門應按照整改通知書的要求，制定整改措施，認真組織整改，并在規定期限內將整改情況書面報告內部審計部門。2.內部審計部門應對整改