公司業務電話使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務電話的管理，規范業務電話的使用行為，提高工作效率，確保公司業務的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.確保業務溝通順暢原則：業務電話的使用應保證公司內部及與外部客戶、合作伙伴之間的溝通及時、準確、有效。2.節約成本原則：在滿足業務需求的前提下，合理控制業務電話費用支出，避免不必要的浪費。3.規范使用原則：員工應按照本制度規定規范使用業務電話，不得利用業務電話從事與工作無關的活動。二、業務電話的配備與管理（一）業務電話的配備1.根據工作需要，公司為各部門配備必要的業務電話，包括固定電話和移動電話。2.各部門應指定專人負責業務電話的日常管理，包括電話的保管、維護、故障報修等。（二）業務電話的管理1.行政部門負責業務電話的統一采購、安裝、調試及費用結算等工作。2.各部門應建立業務電話使用臺賬，詳細記錄每部電話的使用情況，包括電話號碼、使用人、使用時間、通話費用等。3.業務電話的使用人應妥善保管電話，不得擅自拆卸、改裝或轉借他人。如因個人原因造成電話損壞或丟失，應照價賠償。三、業務電話的使用規范（一）接聽規范1.電話鈴響三聲內必須接聽，禮貌問候：“您好，[公司名稱]”。2.認真傾聽對方講話，不得隨意打斷，如有必要記錄重要信息。3.對于咨詢類問題，應耐心解答；對于投訴類問題，應誠懇道歉，并及時記錄相關信息，告知對方會盡快處理并回復。4.如需轉接他人，應先詢問對方是否愿意等待，并告知等待時間，然后迅速轉接。轉接后應向被轉接人說明來電情況。5.通話結束時，應禮貌道別，待對方掛斷電話后再輕輕放下聽筒。（二）撥打規范1.撥打業務電話前，應明確通話目的，整理好思路，準備好相關資料。2.準確撥號，避免撥錯號碼。如遇占線，應耐心等待，或稍后再撥。3.接通電話后，先確認對方身份，禮貌問候，然后說明來電事由。4.通話過程中，語言表達應清晰、簡潔、準確，避免使用模糊、歧義或不文明的語言。5.如需與多人通話，可使用電話會議功能，但應提前通知相關人員，并確保會議秩序。6.通話結束后，應禮貌道別，并感謝對方接聽電話。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，需要立即撥打業務電話，應在第一時間向對方說明情況的緊急性，并請求對方優先處理。2.如因網絡故障、設備故障等原因導致業務電話無法正常使用，應及時向行政部門報告，并采取其他替代方式進行溝通，如使用即時通訊工具、電子郵件等。3.如接到騷擾電話或惡意電話，應保持冷靜，不要與之糾纏，及時掛斷電話，并向行政部門報告。四、業務電話費用管理（一）費用標準1.公司根據業務電話的使用情況，制定相應的費用標準，包括固定電話月租費、通話費、長途費、漫游費等，以及移動電話套餐費用、超出套餐部分的費用等。2.費用標準如有調整，行政部門應及時通知各部門。（二）費用報銷1.員工因工作需要使用業務電話產生的費用，按照公司的費用報銷制度進行報銷。2.員工應在每月[具體日期]前將上月的業務電話費用報銷憑證提交給財務部門，經審核無誤后予以報銷。3.報銷憑證應包括發票、通話記錄清單等，發票內容應與實際使用情況相符。（三）費用控制1.各部門應加強對業務電話費用的控制，合理安排通話時間，避免不必要的長途通話和漫游通話。2.行政部門應定期對業務電話費用進行統計分析，如發現費用異常情況，應及時與相關部門溝通，查找原因并采取措施加以控制。3.對于因個人原因導致業務電話費用過高的員工，公司將視情節輕重給予相應的處罰。五、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對業務電話的使用情況進行定期或不定期的監督檢查，檢查內容包括接聽規范、撥打規范、費用管理等方面。2.監督檢查可通過現場檢查、電話抽查、查看通話記錄清單等方式進行。（二）考核辦法1.將業務電話的使用情況納入員工績效考核體系，作為員工績效評估的重要依據之一。2.對于違反本制度規定的員工，將視情節輕重給予相應的扣分處理，具體扣分標準如下：未在電話鈴響三聲內接聽，每次扣[X]分；接聽電話時語言不文明，每次扣[X]分；撥打業務電話時未明確事由，導致溝通不暢，每次扣[X]分；因個人原因導致業務電話損壞或丟失，每次扣[X]分；未按照規定報銷業務電話費用，每次扣[X]分；利用業務電話從事與工作無關的活動，每次扣[X]分。3.累計扣分達到[具體分值]分及以上的員工，將給予警告處分；累計扣分達到[較高分值]分及以上的員工，將給予記過處分；累計扣分達到[高分值]分及以上的