公司業務檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務檔案管理，確保業務檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮業務檔案在公司經營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業務活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司業務檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：業務檔案應如實反映業務活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，對涉及公司商業秘密和敏感信息的業務檔案進行保密管理。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、業務檔案的分類與編號（一）分類公司業務檔案根據業務性質和檔案內容分為以下幾類：1.市場營銷類：包括市場調研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶信息等檔案。2.銷售業務類：涵蓋銷售合同、訂單、銷售報表、客戶拜訪記錄等檔案。3.項目管理類：涉及項目立項、項目計劃、項目進度報告、項目驗收等檔案。4.技術研發類：包含研發項目文檔、技術方案、實驗數據、專利申請等檔案。5.采購供應類：有采購合同、供應商資料、采購訂單、到貨驗收記錄等檔案。6.生產管理類：如生產計劃、生產工藝文件、質量檢驗報告、設備維護記錄等檔案。7.財務管理類：包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等檔案。8.人力資源類：涉及員工檔案、招聘記錄、培訓資料、績效考核文件等檔案。9.行政管理類：如公司文件、會議紀要、行政事務處理記錄等檔案。10.其他業務類：上述類別未涵蓋的其他業務相關檔案。（二）編號為便于業務檔案的管理和查詢，對每類檔案進行統一編號。編號采用[類別代碼（2位）+年份（4位）+順序號（4位）]的格式，例如：市場營銷類檔案編號為SY0120230001。類別代碼具體如下：1.市場營銷類：SY2.銷售業務類：XS3.項目管理類：XM4.技術研發類：JS5.采購供應類：CG6.生產管理類：SC7.財務管理類：CW8.人力資源類：RL9.行政管理類：XZ10.其他業務類：QT三、業務檔案的形成與收集（一）形成1.各部門在業務活動中應明確專人負責業務檔案的形成工作，確保檔案資料的及時、準確、完整。2.業務檔案應采用紙質、電子等多種載體形式進行保存，電子檔案應與紙質檔案內容一致，并定期進行備份。（二）收集1.各部門應按照檔案管理要求，定期將業務活動中形成的檔案資料收集整理，移交至公司檔案管理部門或指定專人。2.檔案收集人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案及時返回相關部門進行補充或更正。3.對于重要業務檔案，檔案管理部門應提前介入，指導相關部門做好檔案的形成和收集工作。四、業務檔案的整理與歸檔（一）整理1.檔案管理人員對收集到的業務檔案進行分類、排序、編目等整理工作。2.紙質檔案應按照一定順序裝訂成冊，編制頁碼，填寫卷內目錄和備考表。3.電子檔案應按照分類要求進行文件夾命名和文件命名，確保文件名規范、準確，便于查詢。（二）歸檔1.整理后的業務檔案應及時歸檔，歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應根據檔案編號順序，將檔案存放于專門的檔案柜或存儲設備中，并建立檔案索引目錄，便于快速查找。3.對于跨年度的業務檔案，應在次年歸檔時將上一年度的相關內容合并整理歸檔。五、業務檔案的保管（一）保管期限業務檔案的保管期限根據國家有關規定和公司實際情況確定，分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.永久保管：涉及公司重大權益、核心業務、歷史沿革等具有重要保存價值的檔案。2.長期保管：保管期限為[具體年限]年，主要包括公司重要業務活動的檔案、一般性合同協議等。3.短期保管：保管期限為[具體年限]年，如一般性業務報表、臨時性文件等。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合國家規定標準。3.對電子檔案應定期進行數據備份，存儲于不同介質和地點，防止數據丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。六、業務檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱業務檔案時，應填寫《業務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應對查閱申請進行審核，符合條件的提供查閱服務，并指定專人陪同查閱，確保檔案資料的安全。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復制、拍照、傳播檔案內容。如需摘錄或復制部分檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱業務檔案時，應填寫《業務檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[具體天數]天，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，確保檔案的完好無損。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發現問題應及時追究借閱人員的責任。七、業務檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應嚴格遵守國家保密法律法規和公司保密制度，對涉及公司商業秘密、敏感信息等業務檔案進行保密管理。2.未經公司授權，任何人不得擅自泄露業務檔案內容。在查閱、借閱檔案過程中，如發現檔案內容涉及保密信息，應立即停止查閱或借閱，并采取相應的保密措施。3.對因工作需要接觸業務檔案的人員，應進行保密教育，簽訂保密協議，明確保密責任。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施設備，如監控系統、門禁系統等，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案進行安全檢查，發現安全隱患及時整改。對存在安全風險的檔案，應采取相應的防護措施，如加密存儲、異地備份等。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理操作規程，防止因操作不當導致檔案損壞或丟失。如發生檔案安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。八、業務檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的業務檔案進行鑒定，成立由檔案管理人員、業務部門人員等組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據檔案的內容、性質、保管期限等因素，提出鑒定意見，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續保存。（二）銷毀1.經鑒定可以銷毀的業務檔案，應編制《業務檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，報公司主管領導批準。2.銷毀業務檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。銷毀后，監銷人員應在《業務檔案銷毀清單》上簽字確認。3.對已銷毀的業務檔案，應在檔案管理系統中進行注銷，并將相關記錄妥善保存。九、業務檔案管理的監督與考核（一）監督1.公司設立業務檔案管理監督小組，定期對各部門業務檔案管理工作進行檢查和監督，確保檔案管理制度的有效執行。2.監督小組應重點檢查業務檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、安全等環節的工作情況，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.將業務檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和檔案管理人員的業務檔案管理工作進行考核評價。