公司內部文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司內部文件管理，確保文件的有效利用，提高公司運營效率，規范公司文件的形成、流轉、保管及銷毀等工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門、各分支機構以及全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：文件管理應符合國家法律法規及相關政策要求。2.準確性原則：文件內容應準確無誤，表述清晰，避免歧義。3.及時性原則：文件的起草、審核、發布、傳遞等環節應及時高效，確保文件能夠及時發揮作用。4.保密性原則：對于涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密規定進行管理，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各項行政管理制度、通知、通報、決定等。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、任免等方面的文件。3.財務文件：財務預算、決算、財務報表、會計憑證、審計報告等相關文件。4.業務文件：與公司業務開展直接相關的文件，如項目方案、業務流程規范、合同協議等。5.技術文件：公司的技術研發資料、技術標準、技術規范、技術圖紙等。（二）文件編號1.編號規則行政文件編號：[公司簡稱]XZ[年份][文件序號]。人事文件編號：[公司簡稱]RS[年份][文件序號]。財務文件編號：[公司簡稱]CW[年份][文件序號]。業務文件編號：[公司簡稱]YW[年份][業務板塊代碼][文件序號]。技術文件編號：[公司簡稱]JS[年份][技術領域代碼][文件序號]。2.說明“公司簡稱”為公司名稱的縮寫?！澳攴荨睘槲募纬傻哪攴?，采用公元紀年，如2023年表示為“2023”?！拔募蛱枴睘樵擃悇e文件在當年的流水號，從001開始遞增。“業務板塊代碼”根據公司業務板塊進行設定，例如銷售業務板塊代碼為“XS”，生產業務板塊代碼為“SC”等。“技術領域代碼”根據公司涉及的技術領域進行設定，如軟件開發領域代碼為“SF”，機械制造領域代碼為“JZ”等。三、文件起草（一）起草職責1.各部門負責本部門職責范圍內文件的起草工作。文件起草人應熟悉相關業務，具備一定的文字表達能力和格式規范意識。2.對于涉及多個部門的文件，由相關部門共同協商確定牽頭起草部門，并指定專人負責起草。（二）起草要求1.文件內容應主題明確，邏輯清晰，語言簡潔明了，符合公司實際情況和管理需求。2.引用的數據、事例等應準確可靠，并注明出處。3.涉及公司機密、敏感信息的文件，應明確密級，并采取相應的保密措施。（三）文件格式1.標題：應準確概括文件主要內容，一般采用宋體二號字，加粗，居中排列。2.正文：采用宋體小四號字，行距為固定值22磅，首行縮進2個字符。3.頁碼：位于頁面底部居中，格式為“第X頁共X頁”。4.落款：包括發文部門、發文日期。發文部門應使用全稱，位于正文右下方；發文日期采用阿拉伯數字，格式為“XXXX年XX月XX日”，位于發文部門下方。四、文件審核（一）審核職責1.部門負責人對本部門起草的文件進行初審，重點審核文件內容是否符合本部門工作實際，是否與公司整體戰略和相關制度保持一致。2.涉及多個部門或重要事項的文件，由公司分管領導進行審核，審核內容包括文件的必要性、可行性、合規性等。3.對于涉及重大決策、重要政策、關鍵業務流程等文件，需提交總經理辦公會或董事會審議通過。（二）審核要點1.內容審核檢查文件是否符合法律法規和公司制度要求。核實文件內容是否完整，是否存在邏輯矛盾或遺漏。評估文件提出的措施和要求是否具有可操作性。2.格式審核檢查文件格式是否符合本制度規定的標準。確保文件排版整齊、規范，無錯別字、語病等。（三）審核意見反饋1.審核人應認真填寫審核意見，對于需要修改的地方，應明確指出修改內容和修改要求。2.起草人應根據審核意見及時對文件進行修改，并將修改后的文件重新提交審核，直至審核通過。五、文件發布（一）發布方式1.紙質文件發布：對于需要紙質存檔或傳達給特定人員的文件，由公司行政部門負責打印、裝訂，并按照規定的發放范圍進行分發。2.電子文件發布：通過公司內部辦公系統（如OA系統）進行發布，員工可根據權限在系統中查閱、下載相關文件。電子文件發布應確保文件的準確性和完整性，同時設置相應的權限管理，防止文件被非法訪問或篡改。（二）發布流程1.紙質文件發布流程起草人將審核通過的文件提交至行政部門。行政部門對文件進行排版、打印、裝訂，注明文件發放范圍。行政部門按照發放范圍將紙質文件分發至各部門或相關人員，并做好簽收記錄。2.電子文件發布流程起草人將審核通過且格式轉換后的電子文件上傳至公司內部辦公系統。發布人員根據文件性質和權限要求，設置文件的訪問權限，如公開、部分可見、僅限特定人員等。發布通知，告知員工文件已發布，并提供文件的查閱路徑和相關說明。（三）發布記錄1.行政部門應建立紙質文件發放記錄臺賬，記錄文件名稱、文號、發放部門、發放日期、簽收人等信息。2.對于電子文件發布，系統應自動記錄文件上傳時間、發布人員、訪問權限設置等信息，以便查詢和追溯。六、文件流轉（一）流轉原則1.文件流轉應遵循及時、準確、安全的原則，確保文件能夠迅速傳遞到需要的部門和人員手中。2.對于緊急文件，應優先處理，采取特殊的流轉方式，確保文件及時送達。（二）流轉方式1.內部辦公系統流轉：通過公司內部辦公系統進行文件的傳閱、審批等流轉操作。員工應定期登錄系統查看待辦事項，及時處理文件。2.紙質文件流轉：對于不便于通過電子系統流轉的文件，可采用紙質文件流轉方式。流轉過程中應做好文件交接記錄，明確交接時間、交接人、接收人等信息。（三）流轉審批1.根據文件內容和性質，確定流轉過程中是否需要進行審批。一般情況下，涉及重要決策、重大事項、資金支出等文件需經過相關領導或部門審批。2.審批流程應明確審批環節、審批人員及審批時間要求，確保文件流轉高效順暢。審批人應認真履行審批職責，簽署明確的審批意見。七、文件保管（一）保管職責1.公司行政部門負責公司各類文件的集中保管工作，設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設施設備，確保文件的安全存放。2.各部門負責本部門文件的收集、整理和臨時保管工作，并定期將重要文件移交至公司檔案室。（二）保管期限1.永久性保管文件：包括公司章程、營業執照、稅務登記證、重要合同協議、公司歷史沿革資料等，此類文件應長期保存。2.定期保管文件：根據文件性質和重要程度，分別設定保管期限為3年、5年、10年等。如一般性行政文件保管期限為3年，重要業務文件保管期限為5年，財務審計文件保管期限為10年等。3.保管期限屆滿后，經鑒定確無保存價值的文件，按照規定進行銷毀處理。（三）保管要求1.紙質文件應分類存放，按照文件編號順序排列，便于查找和查閱。同時，應建立紙質文件目錄索引，方便快速定位文件。2.電子文件應進行分類存儲，定期備份，確保數據安全。備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害等原因導致數據丟失。3.文件檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保文件的安全保管。八、文件查閱與借閱（一）查閱權限1.公司員工因工作需要查閱文件時，應根據文件的密級和權限要求進行查閱。一般情況下，員工可查閱本人權限范圍內的文件。2.如需查閱涉及公司機密、敏感信息的文件，應經公司相關領導批準，并在指定地點查閱，不得擅自復印、拍照或帶出檔案室。（二）查閱流程1.員工填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、文號、查閱原因、查閱時間等信息。2.將申請表提交至文件保管部門負責人審批。3.文件保管部門根據審批意見，為員工提供相應文件，并做好查閱記錄，記錄查閱人、查閱時間、查閱文件名稱等信息。4.查閱結束后，員工應及時將文件歸還文件保管部門。（三）借閱權限1.因特殊原因需要借閱文件的，應經公司分管領導或總經理批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。2.借閱涉及公司機密、敏感信息的文件，除經領導批準外，還應與公司簽訂保密協議，明確借閱人的保密責任。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請表提交至文件保管部門負責人審核，再報公司分管領導或總經理批準。3.文件保管部門根據審批意見，將文件借閱給借閱人，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、文號、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應在規定期限內歸還文件，如有損壞或遺失，應按照公司規定進行賠償。九、文件保密（一）保密措施1.對涉及公司機密、敏感信息的文件，應明確密級標識，如“絕密”“機密”“秘密”等。2.在文件起草、審核、發布、流轉、保管等過程中，應采取相應的保密措施，防止文件信息泄露。例如，對于機密文件應采用加密存儲、加密傳輸，限制知悉范圍等。3.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協議，明確員工的保密義務和責任。（二）保密責任1.文件起草人、審核人、發布人、流轉經手人、保管人等應嚴格遵守保密規定，對文件內容保密。如因工作失誤導致文件信息泄露，應承擔相應的責任。2.任何員工發現文件信息有泄露風險時，應及時報告公司相關部門，并采取措施防止信息進一步擴散。十、文件變更與廢止（一）變更程序1.文件在執行過程中，如因政策調整、業務變化、實際操作問題等原因需要變更的，由文件起草部門或相關部門提出變更申請。2.變更申請應說明變更原因、變更內容、變更后的文件文本等信息，并提交至文件審核部門進行審核。3.審核通過后，按照文件發布程序進行變更發布，確保相關人員及時了解文件變更情況。（二）廢止程序1.文件因適用期屆滿、政策調整、業務變更等原因不再適用時，由文件起草部門或相關部門提出廢止申請。2.廢止申請應說明廢止原因、廢止文件名稱及文號等信息，并提交至文件審核部門進行審核。3.審核通過后，發布文件廢止通知，明確廢止文件的名稱、文號、廢止日期等信息，并告知相關部門和人員停止使用該文件。（三）變更與廢止記錄1.行政部門應建立文件變更與廢止記錄臺賬，記錄變更或廢止文件的名稱、文號、變更或廢止原因、變更或廢止日期等信息。2.對于因變更或廢止文件而產生的新文件或替代文件，應及時更新文件目錄索引，確保文件管理的準確性和規范性。十一、文件銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿且經鑒定確無保存價值的文件。2.因文件變更、廢止等原因不再使用的文件。3.涉及公司機密、敏感信息的文件，在解密后按照規定進行銷毀。（二）銷毀方式1.對于紙質文件，一般采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應在公司指定地點進行，并由專人負責監督，確保文件被徹底銷毀。2.對于電子文件，應采用數據擦除、格式化等技術手段進行銷毀，確保存儲介質上的數據無法恢復。銷毀后的存儲介質應進行物理損壞處理，防止數據泄露。