公司中介檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司中介檔案管理，確保中介檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮中介檔案在公司運營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與各類中介機構（包括但不限于律師事務所、會計師事務所、咨詢公司、評估機構等）合作過程中產生的相關檔案管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：中介檔案由公司指定的部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司與中介機構合作的實際情況。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規，確保檔案信息不泄露。4.便于利用原則：檔案管理應便于公司內部各部門查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善中介檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管公司中介檔案，建立檔案目錄和索引。3.對中介檔案進行分類、編號、裝訂等規范化處理。4.定期對中介檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規定提供中介檔案的查閱、借閱服務，并做好登記工作。6.負責中介檔案的鑒定、銷毀工作，并按規定進行備案。（二）業務部門職責1.負責在與中介機構合作過程中及時形成相關檔案資料，并確保資料的真實、準確、完整。2.將整理好的檔案資料定期移交檔案管理部門。3.根據工作需要，向檔案管理部門提出查閱中介檔案的申請，并配合做好相關工作。（三）公司領導職責1.對中介檔案管理工作進行指導和監督。2.審批中介檔案管理的重要事項，如檔案的查閱、借閱、銷毀等。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.與中介機構簽訂的合作協議、合同等文件。2.中介機構出具的各類報告、意見書，如審計報告、法律意見書、評估報告等。3.業務往來的函件、郵件、會議紀要等。4.中介機構的資質證明文件、營業執照副本復印件等。5.其他與中介機構合作相關的重要資料。（二）收集要求1.業務部門應在與中介機構合作項目結束后[X]個工作日內，將相關檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整，如有破損或缺失應及時補充或修復。3.對于電子文檔，應確保格式規范、存儲安全，并與紙質文檔內容一致。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案的形成時間、類別、來源等進行分類整理。2.每類檔案應編制目錄，目錄內容包括檔案名稱、編號、日期、頁數等。3.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。4.將整理好的檔案資料按照編號順序依次裝訂成冊，裝訂應牢固、整齊。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.合作協議類：包括與各類中介機構簽訂的合作協議、合同等。2.報告文件類：中介機構出具的審計報告、法律意見書、評估報告等。3.往來函件類：與中介機構業務往來的函件、郵件、會議紀要等。4.資質證明類：中介機構的資質證明文件、營業執照副本復印件等。5.其他類：不屬于以上分類的其他與中介機構合作相關的重要資料。（二）編號規則1.檔案編號采用[具體編號方式]，共[X]位數字。2.第一位數字表示檔案類別，如“1”代表合作協議類，“2”代表報告文件類，“3”代表往來函件類，“4”代表資質證明類，“5”代表其他類。3.第二至四位數字表示年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.第五至八位數字表示該類檔案在當年的順序號，從“0001”開始依次編號。例如，一份2023年簽訂的與律師事務所的合作協議，編號為“120230001”；一份2023年會計師事務所出具的審計報告，編號為“220230002”。五、檔案的保管（一）保管方式1.中介檔案采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，防止檔案受潮、發霉、蟲蛀等。3.電子檔案應存儲在服務器或移動存儲設備上，并進行定期備份，備份數據應異地存放，以防止數據丟失。（二）保管期限1.合作協議類檔案保管期限為[X]年，自合作項目結束之日起計算。2.報告文件類檔案保管期限為[X]年，自報告出具之日起計算。3.往來函件類檔案保管期限為[X]年，自函件形成之日起計算。4.資質證明類檔案保管期限為長期。5.其他類檔案保管期限根據實際情況確定，但不得少于[X]年。（三）檔案清查1.檔案管理部門應每年定期對中介檔案進行清查，核對檔案的數量、內容、保管情況等。2.清查過程中發現檔案丟失、損壞或其他問題，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結果應形成書面報告，報公司領導審閱。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱中介檔案的，應填寫《中介檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應根據申請內容，嚴格審核查閱權限，對于涉及公司機密或重要商業信息的檔案，應報公司領導批準后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人持經審批的《中介檔案查閱申請表》到檔案管理部門查閱檔案。2.檔案管理部門工作人員應根據查閱申請表，提供相應的檔案資料，并在查閱現場進行監督。3.查閱人不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等，如需復印或摘錄相關內容，應經檔案管理部門同意。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（三）借閱權限1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱中介檔案的，應填寫《中介檔案借閱申請表》，并提供有效的證明文件，經公司領導簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應根據申請內容，嚴格審核借閱權限，對于涉及公司機密或重要商業信息的檔案，一般不予借閱，確需借閱的，應報公司領導批準，并采取嚴格的保密措施。（四）借閱流程1.借閱人持經審批的《中介檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續。2.檔案管理部門工作人員應根據借閱申請表，提供相應的檔案資料，并與借閱人簽訂《中介檔案借閱承諾書》，明確雙方的權利和義務。3.借閱人應按照承諾的期限及時歸還檔案，如需延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請，并經批準。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門工作人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發現檔案有損壞或丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對中介檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織公司內部相關部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據檔案的內容、性質、歷史價值等因素，對檔案進行全面評估，提出鑒定意見。（二）銷毀審批1.對于已到保管期限且無保存價值的中介檔案，由檔案管理部門填寫《中介檔案銷毀申請表》，報公司領導審批。2.公司領導應認真審核銷毀申請，確保銷毀檔案的必要性和安全性。（三）銷毀方式1.經批準銷毀的中介檔案，應采用安全、環保的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等。2.銷毀過程應由檔案管理部門工作人員現場監督，并做好記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等。3.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立中介檔案信息化管理系統，實現檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，加強對中介檔案的安全保密管理，防止檔案信息泄露。（二）信息化系統功能1.檔案錄入：將中介檔案的相關信息錄入信息化管理系統，包括檔案名稱、編號、日期、內容摘要等。2.檔案檢索：支持按照檔案編號、名稱、日期、類別等多種條件進行檢索，快速查找所需檔案。3.借閱管理：實現對檔案借閱申請、審批、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱情況。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關檔案信息。5.數據備份：定期對信息化管理系統中的檔案數據進行備份，防止數據丟失。（三）信息化系統維護1.檔案管理部門應指定專人負責信息化管理系統的日常維護和管理，確保系統的正常運行。2.定期對信息化管理系統進行檢查