公司五金樣品管理制度一、總則1.目的為加強公司五金樣品的管理，規范五金樣品的申請、制作、使用、保管及處置流程，確保五金樣品的有效利用和妥善管理，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及五金樣品的部門和人員，包括但不限于研發部門、銷售部門、采購部門、生產部門等。3.定義五金樣品：指公司用于產品展示、測試、研發、質量控制、客戶確認等目的而制作或獲取的各類五金零部件、產品模型、標準樣品等。樣品申請部門：提出五金樣品制作或獲取需求的部門。樣品制作部門：負責按照要求制作五金樣品的部門，通常為生產部門或相關外協廠家。樣品保管部門：負責五金樣品存儲和管理的部門，一般為倉庫或專門設立的樣品管理區域。二、職責分工1.樣品申請部門根據業務需求，準確填寫五金樣品申請表，詳細說明樣品的名稱、規格、數量、用途、制作要求、交付時間等信息，并提交給相關審批人。負責與樣品制作部門溝通協調，確保樣品制作符合申請要求，并及時跟進制作進度。在樣品制作完成后，對樣品進行初步檢驗和確認，如發現問題及時反饋給樣品制作部門進行整改。根據實際業務需要，合理使用五金樣品，并在使用過程中做好記錄。2.樣品制作部門接收樣品申請部門提交的申請表后，對申請內容進行審核，如有疑問及時與申請部門溝通確認。根據樣品制作要求，制定詳細的制作計劃，安排合適的人員、設備和原材料進行制作。嚴格按照制作工藝和質量標準進行樣品制作，確保樣品質量符合要求。在樣品制作過程中，做好各項記錄，包括原材料使用情況、制作工藝參數、檢驗記錄等。樣品制作完成后，及時通知樣品申請部門進行驗收，并提交樣品制作報告。3.樣品保管部門設立專門的五金樣品存儲區域，確保樣品存儲環境安全、整潔、有序，具備防潮、防銹、防火、防盜等條件。對入庫的五金樣品進行詳細登記，建立樣品臺賬，記錄樣品的名稱、規格、數量、入庫時間、來源、去向等信息。按照樣品類別、規格、用途等進行分類存放，便于查找和管理。定期對五金樣品進行盤點，確保賬實相符。如發現樣品丟失、損壞等情況，及時查明原因并報告相關部門。根據樣品申請部門的要求，及時辦理樣品的領用、歸還手續，并做好記錄。4.審批部門根據公司的相關規定和審批權限，對五金樣品申請表進行審批。審核申請的必要性、合理性和可行性，確保樣品的制作和使用符合公司的利益和業務需求。對重大或特殊的五金樣品申請進行決策，必要時組織相關部門進行評審。三、樣品申請與審批1.申請流程樣品申請部門如需制作或獲取五金樣品，應填寫五金樣品申請表（見附件1），并提交給部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表提交給相關審批人進行審批。審批人根據申請的性質和金額，按照公司的審批權限進行審批。審批通過后的申請表交至樣品制作部門，作為制作樣品的依據。2.申請內容要求申請表應詳細、準確地填寫樣品的各項信息，包括但不限于名稱、規格、數量、用途、制作要求、交付時間等。如有特殊要求，應在備注欄中注明。對于涉及新產品研發的五金樣品申請，應附上產品設計圖紙、技術要求等相關資料，以便樣品制作部門更好地理解制作要求。申請部門應根據實際業務需求合理確定樣品的數量，避免不必要的浪費。對于可以復用的樣品，應在申請表中注明復用計劃。3.審批權限一般五金樣品申請，由部門負責人審批。金額較大或涉及重要項目的五金樣品申請，需經分管領導審批。重大或特殊的五金樣品申請，由公司總經理審批。四、樣品制作1.制作計劃制定樣品制作部門收到樣品申請表后，應根據申請要求和部門的生產能力，制定詳細的樣品制作計劃。制作計劃應包括制作流程、時間節點、責任人等信息，確保樣品能夠按時、按質完成。對于復雜或特殊的五金樣品制作，制作部門應組織相關人員進行技術交底和討論，明確制作工藝和質量標準，確保制作過程順利進行。2.原材料采購根據樣品制作計劃，樣品制作部門負責采購所需的原材料。采購人員應選擇合格的供應商，確保原材料的質量符合要求，并按照公司的采購流程進行采購。采購的原材料應進行嚴格的檢驗和驗收，合格后方可投入使用。如發現原材料存在質量問題，應及時與供應商溝通處理，確保不影響樣品制作進度。3.制作過程控制樣品制作人員應嚴格按照制作工藝和質量標準進行操作，確保樣品質量符合要求。在制作過程中，應做好各項記錄，包括原材料使用情況、制作工藝參數、檢驗記錄等，以便追溯和查詢。制作部門應加強對樣品制作過程的質量控制，定期進行自檢和互檢，及時發現和糾正制作過程中出現的問題。對于關鍵工序和質量控制點，應進行重點監控，確保樣品質量穩定可靠。4.質量檢驗樣品制作完成后，制作部門應首先進行自檢，確保樣品質量符合申請要求。自檢合格后，填寫樣品檢驗報告（見附件2），提交給樣品申請部門進行驗收。樣品申請部門收到樣品后，應組織相關人員對樣品進行驗收。驗收內容包括樣品的外觀、尺寸、性能、功能等方面，確保樣品質量滿足實際使用需求。如發現樣品存在質量問題，應及時反饋給樣品制作部門進行整改，直至驗收合格。五、樣品使用1.領用登記樣品申請部門如需領用五金樣品，應填寫樣品領用申請表（見附件3），注明領用樣品的名稱、規格、數量、用途、預計歸還時間等信息，并提交給樣品保管部門。樣品保管部門根據申請表進行審核，確認無誤后辦理樣品領用手續，并在樣品臺賬上記錄領用情況。2.使用規范領用部門應按照申請用途合理使用五金樣品，不得擅自改變樣品的用途或挪作他用。在使用過程中，應妥善保管樣品，避免樣品受到損壞、丟失等情況。如因使用不當造成樣品損壞或丟失，領用部門應及時向樣品保管部門報告，并承擔相應的責任。對于需要長期使用的五金樣品，領用部門應定期將樣品歸還樣品保管部門進行保養和維護，確保樣品性能良好。3.歸還管理樣品使用完畢后，領用部門應及時填寫樣品歸還申請表（見附件4），將樣品歸還樣品保管部門。樣品保管部門在收到歸還樣品后，應進行認真檢查，確認樣品完好無損后辦理歸還手續，并在樣品臺賬上記錄歸還情況。如發現歸還的樣品存在損壞或丟失情況，領用部門應說明原因，并按照公司的相關規定進行賠償。六、樣品保管1.存儲環境要求樣品保管部門應確保五金樣品存儲區域的環境安全、整潔、有序，具備防潮、防銹、防火、防盜等條件。存儲區域應保持干燥通風，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內。對于易受潮、生銹的五金樣品，應采取相應的防潮、防銹措施，如密封包裝、涂防銹油等。2.分類存放樣品保管部門應按照樣品類別、規格、用途等進行分類存放，便于查找和管理。對于不同項目或客戶的樣品，應進行區分標識，避免混淆。建立樣品存放標識牌，標明樣品的名稱、規格、數量、入庫時間、來源、去向等信息，以便快速準確地找到所需樣品。3.盤點清查樣品保管部門應定期對五金樣品進行盤點清查，確保賬實相符。盤點周期一般為季度或年度，特殊情況可根據需要隨時進行盤點。在盤點過程中，如發現樣品數量、規格、狀態等與臺賬記錄不符，應及時查明原因，并進行相應的調整和處理。如發現樣品丟失、損壞等情況，應及時報告相關部門，并采取措施進行調查和處理。七、樣品處置1.報廢處理對于已失去使用價值或損壞無法修復的五金樣品，由樣品保管部門填寫樣品報廢申請表（見附件5），說明報廢原因，并提交給相關審批人進行審批。審批通過后，樣品保管部門按照公司的相關規定對報廢樣品進行處理，如銷毀、變賣等。在處理過程中，應做好記錄，確保報廢樣品得到妥善處置。2.轉移處理因公司業務調整、項目結束等原因，需要將五金樣品轉移至其他部門或單位的，由原樣品保管部門填寫樣品轉移申請表（見附件6），注明轉移原因、接收部門或單位、轉移樣品的名稱、規格、數量等信息，并提交給相關審批人進行審批。審批通過后，原樣品保管部門與接收部門或單位辦理樣品交接手續，并在樣品臺賬上記錄轉移情況。3.捐贈處理對于不再使用且具有一定價值的五金樣品，經公司領導批準后，可以進行捐贈處理。捐贈前，樣品保管部門應填寫樣品捐贈申請表（見附件7），說明捐贈原因、接收單位、捐贈樣品的名稱、規格、數量等信息，并提交給相關審批人進行審批。審批通過后，樣品保管部門按照公司的相關規定辦理捐贈手續，并做好記錄。八、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對五金樣品的管理情況進行審計，檢查樣品申請、制作、使用、保管及處置等環節是否符合本制度的規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.日常檢查各部門應加強對五金樣品管理工作的日常檢查，確保本部門的樣品管理工作規范有序。樣品保管部門應定期對樣品存儲情況進行檢查，發現問題及時處理。3.違規