公司人員外出管理制度一、總則1.目的為規范公司人員外出行為，加強外出管理，確保工作正常開展，保障人員安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員等。3.基本原則外出人員應遵守國家法律法規和公司各項規章制度，確保外出活動合法合規、安全有序，不影響公司正常工作秩序，并及時向公司報備相關信息。二、外出分類及審批流程1.因公外出定義：因工作需要離開公司辦公區域到其他地點辦理業務、參加會議、培訓、出差等。審批流程員工填寫《因公外出申請表》，詳細說明外出事由、地點、時間、同行人員等信息。部門負責人審核，重點審核外出必要性、工作安排合理性以及對本部門工作的影響，簽署意見后報分管領導審批。分管領導根據工作實際情況進行審批，對于涉及重要項目、大額資金、重要客戶等事項的外出申請，需報總經理審批。審批通過后，員工將《因公外出申請表》交至行政部門備案。2.因私外出定義：因個人事務需要離開公司辦公區域。審批流程員工填寫《因私外出申請表》，注明外出事由、時間等信息。部門負責人審批，主要考慮員工外出是否會對工作造成影響，如工作交接是否妥善等，簽署意見后報分管領導審批。分管領導根據實際情況進行審批，審批通過后，員工將《因私外出申請表》交至行政部門備案。三、外出前準備1.工作交接外出人員應提前與相關同事進行工作交接，明確未完成工作的處理方式、后續工作安排以及需要注意的事項等。交接內容應形成書面記錄，雙方簽字確認，確保工作的連續性和準確性。2.資料準備根據外出目的，準備好相關的文件、資料、工具等。如因公出差需攜帶出差報告、合同文件、筆記本電腦等；參加會議需準備會議資料、發言稿等。對重要資料應進行備份，防止丟失或損壞。3.通訊安排確保手機等通訊工具處于正常開機狀態，并保持電量充足。如有必要，應提前告知相關人員備用聯系方式。對于涉及重要工作的外出，應設置好自動回復郵件或短信，告知發件人自己的外出情況及預計回復時間。四、外出期間管理1.工作執行外出人員應按照既定的工作計劃和安排，認真履行工作職責，積極完成工作任務。保持與公司內部的溝通聯系，及時匯報工作進展情況，遇有重要問題或突發事件應第一時間向公司相關領導和部門報告。2.行為規范遵守國家法律法規和當地的風俗習慣，維護公司形象和聲譽。不得從事與工作無關的活動，嚴禁利用外出之便謀取私利或從事違法違規行為。注意個人安全，妥善保管個人財物和公司資料，防止丟失或被盜。3.費用管理因公外出的費用報銷應按照公司財務制度執行，嚴格控制費用支出，確保費用合理、合規。因私外出期間發生的費用由個人承擔，不得在公司報銷。五、外出歸來管理1.工作匯報外出人員返回公司后，應及時向部門負責人和相關領導匯報外出工作情況，提交書面報告或總結。報告內容應包括工作完成情況、取得的成果、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。2.資料歸檔將外出期間產生的各類文件、資料進行整理歸檔，確保資料的完整性和可查閱性。涉及重要項目或工作的資料應按照公司檔案管理規定進行妥善保管。3.費用報銷按照公司財務制度要求，及時辦理費用報銷手續。報銷時應提供真實、有效的發票和相關憑證，并填寫完整的報銷申請表。財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。六、特殊情況處理1.臨時外出因突發緊急情況需要臨時外出的，員工應在外出前電話向部門負責人和分管領導報告，并在返回公司后及時補辦請假手續。部門負責人應根據實際情況合理安排工作，確保不影響公司正常運轉。2.延長外出時間如因特殊原因需要延長外出時間，外出人員應提前向公司提交書面申請，說明延長原因和預計返回時間，按照原審批流程進行審批。未經批準擅自延長外出時間的，按照曠工處理。七、監督與考核1.監督檢查行政部門負責對公司人員外出情況進行定期或不定期的監督檢查，檢查內容包括外出審批手續是否齊全、工作交接是否到位、是否遵守外出期間的管理規定等。對于發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核評價將人員外出管理情況納入員工績效考核體系，對嚴格遵守制度、工作表現優秀的員工給予適當獎勵；對違反制度的員工進行批評教育，并視情節輕重給予相應的處罰，如績效扣分、警告、罰款等