公司內部請購管理制度一、總則（一）目的為規范公司內部請購流程，加強對物資采購及費用支出的管理，確保公司各項工作的順利開展，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因生產經營、辦公需求等進行的各類物資及服務的請購活動。（三）基本原則1.計劃性原則各部門應根據工作需要和預算安排，提前制定請購計劃，避免盲目請購。2.必要性原則請購物資及服務應符合公司實際工作需求，杜絕不必要的浪費。3.審批規范原則嚴格按照規定的審批流程進行請購審批，確保請購事項合理、合規。二、請購流程（一）請購需求提出1.使用部門填寫請購單各部門根據工作實際需求，由具體使用人員填寫《請購單》。請購單應詳細注明請購物資或服務的名稱、規格型號、數量、預計金額、需求日期等信息。對于技術復雜或特殊要求的物資，應附上詳細的技術資料或說明。2.需求說明使用部門應在請購單中對請購原因進行清晰、準確的闡述，以便審批人員了解請購的必要性和緊迫性。（二）部門負責人審核1.初審使用部門負責人對本部門提交的請購單進行初審。審核內容包括請購需求是否真實、合理，是否與本部門工作計劃相符，數量及規格等是否準確無誤。2.意見簽署如審核通過，部門負責人應在請購單上簽署意見，明確同意請購，并注明預計費用支出對本部門預算的影響；如審核不通過，應注明原因，退回請購單給使用人員修改。（三）財務部門審核1.預算審核財務部門收到經部門負責人審核后的請購單，首先對請購事項進行預算審核。檢查請購金額是否在本部門預算范圍內，如超出預算，需評估是否有額外的預算調整計劃或其他資金來源。2.財務合規性審核審核請購事項是否符合公司財務制度和相關法律法規的規定，包括采購方式是否合理、費用報銷標準是否合規等。3.意見反饋財務部門根據審核情況，在請購單上簽署意見。如預算和財務合規性均無問題，簽署同意請購意見；如存在問題，應詳細說明原因，退回請購單給使用部門重新調整。（四）分管領導審批1.綜合評估分管領導收到經財務部門審核的請購單后，對請購事項進行綜合評估?？紤]因素包括請購對公司整體業務的影響、與公司戰略目標的契合度、資源配置的合理性等。2.審批決策根據評估結果，分管領導做出審批決策。如同意請購，在請購單上簽署審批意見；如不同意請購，應明確說明理由，退回請購流程。（五）總經理審批（重大請購事項）1.界定標準對于涉及金額較大、對公司業務有重大影響的請購事項，需提交總經理審批。具體金額標準由公司在制度中另行明確，例如單次請購金額超過[X]元，或年度累計請購金額超過[X]元等。2.審批流程請購單經分管領導審核后，提交總經理審批?？偨浝韺墓救謶鹇?、資金狀況、市場情況等多方面進行考量，做出最終的審批決定。（六）采購執行1.采購部門接收請購單經各級審批通過的請購單流轉至采購部門，采購部門負責按照請購單要求實施采購。2.采購方式選擇根據請購物資或服務的性質、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括但不限于招標采購、詢價采購、單一來源采購等。3.采購實施采購人員嚴格按照既定的采購流程進行采購操作，與供應商進行洽談、簽訂合同等，并確保采購物資及服務的質量、交貨期等符合請購要求。（七）采購驗收1.驗收準備采購物資到貨前，使用部門應做好驗收準備工作，明確驗收標準和驗收人員。對于需要專業技術檢驗的物資，應提前聯系專業人員參與驗收。2.到貨驗收物資到貨后，采購部門應及時通知使用部門進行驗收。驗收人員按照請購單要求及合同約定，對物資的數量、規格型號、質量等進行逐一核對和檢驗。3.驗收報告驗收合格后，驗收人員應填寫《驗收報告》，詳細記錄驗收情況，并簽字確認。如驗收不合格，應及時通知采購部門與供應商協商處理，直至達到驗收標準。（八）入庫及報銷1.入庫手續驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續，填寫《入庫單》，注明物資名稱、規格型號、數量、供應商等信息，并將物資妥善保管。2.費用報銷采購完成后，采購人員應及時整理相關發票、合同等報銷憑證，并填寫費用報銷單。按照公司費用報銷流程，依次經部門負責人、財務部門審核、分管領導審批后，到財務部門辦理報銷手續。三、請購審批權限（一）部門內部請購審批權限1.日常辦公用品請購單項金額在[X]元以下的日常辦公用品請購，由使用部門負責人審批。2.一般性辦公設備及耗材請購單項金額在[X]元至[X]元之間的一般性辦公設備及耗材請購，先由使用部門負責人審核，再報財務部門審核通過后即可執行。（二）中層及以上管理人員請購審批權限1.部門專項業務請購各部門因專項業務需要進行的物資或服務請購，單項金額在[X]元至[X]元之間，經部門負責人審核、財務部門審核后，由分管領導審批。2.較大金額業務請購單項金額在[X]元至[X]元之間的較大金額業務請購，需依次經過部門負責人、財務部門審核、分管領導審核后，報總經理審批。（三）重大請購事項審批權限單項金額超過[X]元（或根據公司實際情況確定的其他重大金額標準）的請購事項，無論涉及何種業務，均需按照請購流程依次經部門負責人、財務部門審核、分管領導審核后，最終由總經理審批。四、特殊情況處理（一）緊急請購1.適用范圍因突發事件、生產急需等特殊情況，無法按照正常流程提前進行請購的情況。2.申請流程使用部門應填寫《緊急請購申請表》，詳細說明緊急請購的原因、物資或服務的名稱及需求時間等信息。經部門負責人簽字確認后，直接提交分管領導審批。如情況特別緊急，可電話向分管領導說明情況并獲得口頭批準，但事后應及時補齊書面申請手續。3.后續處理緊急請購獲批后，采購部門應立即啟動采購程序，優先滿足緊急需求。采購完成后，按照正常流程補辦請購、驗收、入庫及報銷等手續，并在相關文件中注明“緊急請購”字樣及原因。（二）零星采購1.定義及范圍零星采購是指單項金額較小、采購頻率較高、不適合集中采購的物資及服務采購。例如，金額在[X]元以下的零星辦公用品、維修材料等。2.采購流程簡化對于零星采購，可適當簡化請購審批流程。使用部門填寫《零星采購申請表》，經部門負責人簽字后，可直接交予采購部門進行采購。采購完成后，采購人員定期匯總零星采購情況，報財務部門審核備案。（三）采購變更1.變更原因在采購過程中，如因市場供應變化、技術要求調整、使用部門需求變更等原因，需要對采購的物資或服務進行變更。2.變更申請與審批采購人員應及時將變更情況告知使用部門和相關審批人員，并填寫《采購變更申請表》，詳細說明變更的內容及原因。按照原請購審批流程，重新進行審批。經各級審批通過后，采購人員按照變更后的要求與供應商協商調整采購合同或訂單。五、監督與檢查（一）監督部門職責公司設立專門的監督部門（如審計部門或綜合管理部門），負責對公司內部請購管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）監督檢查內容1.請購流程的執行情況，包括請購需求提出的合理性、審批環節的合規性等。2.采購過程的規范性，如采購方式的選擇是否恰當、采購合同的簽訂與執行是否符合規定等。3.驗收環節的真實性和準確性，是否存在虛假驗收或驗收把關不嚴的情況。4.費用報銷的合規性，發票及報銷憑證是否真實、完整，報銷手續是否齊全等。（三）問題處理與整改1.監督部門在檢查過程中發現的問題，應及時以書面形式通知責任部門，并要求其限期整改。2.責任部門應針對問題進行分析，制定切實可行的整改措施，并將整改情況及時反饋給監督部門。3.對于屢次違反請購管理制度的部門和個人，將按照公司相關規定進行嚴肅處理，包括績效考核扣分、經濟處罰等。六、附則（一）制度解釋權本制度由公司人力資源部負責解釋。如有