公司出差油費管理制度一、總則（一）目的為了加強公司出差油費的管理，規范油費報銷流程，合理控制油費支出，確保公司運營成本的有效控制，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務出差產生的油費報銷。（三）基本原則1.據實報銷原則：員工應根據實際出差行程和油耗情況，如實填寫油費報銷申請，提供真實有效的發票及相關憑證。2.節約成本原則：鼓勵員工在出差過程中合理規劃行程，選擇經濟、高效的出行方式，降低油費支出。3.審批規范原則：嚴格執行油費報銷審批流程，確保報銷費用的合理性和合規性。二、出差油費標準（一）車輛類型及油耗標準1.小型轎車：根據車型不同，設定每百公里油耗標準為[X]升[X]升。具體車型對應的油耗標準如下：[車型1]：每百公里油耗標準為[X1]升。[車型2]：每百公里油耗標準為[X2]升。……2.中型SUV：每百公里油耗標準為[X]升[X]升。具體車型對應的油耗標準如下：[車型3]：每百公里油耗標準為[X3]升。[車型4]：每百公里油耗標準為[X4]升。……3.大型車輛：根據車輛實際情況，另行確定油耗標準。（二）出差地區分類及油費補貼標準1.一類地區：包括北京、上海、廣州、深圳等一線城市。出差期間油費補貼標準為每公里[X]元。2.二類地區：涵蓋大部分省會城市及經濟較為發達的城市。出差期間油費補貼標準為每公里[X]元。3.三類地區：除一類、二類地區外的其他地區。出差期間油費補貼標準為每公里[X]元。（三）特殊情況油耗說明1.因車輛故障、交通管制等特殊原因導致油耗超出標準的，員工應及時向部門負責人報告，并提供相關證明材料，經審批后可據實報銷超出部分的油費。2.若出差行程中包含長途駕駛或路況復雜的路段，可根據實際情況適當提高油費補貼標準，但需提前向部門負責人申請，并在報銷時詳細說明原因及行程情況。三、出差油費報銷流程（一）申請員工出差前，應填寫《出差申請表》，在申請表中明確注明出差事由、目的地、預計行程、乘坐車輛信息等內容。如需自駕出差，應在申請表中勾選“自駕”選項，并填寫車輛相關信息。（二）審批1.《出差申請表》經部門負責人審批同意后，方可安排出差。部門負責人應根據出差任務的必要性、行程的合理性等因素進行審批，確保出差安排符合公司業務需求。2.對于自駕出差的申請，部門負責人應重點審核車輛使用的必要性、油耗預計是否合理等。如認為申請不合理，可要求員工調整出行方式或對行程進行優化。（三）行程記錄1.員工在出差過程中，應使用具有里程記錄功能的工具（如手機地圖導航軟件等）對每次出行的里程進行記錄，并確保記錄的準確性。2.行程記錄應包括出發地、目的地、行駛里程、出發時間、到達時間等詳細信息。如有多段行程，應分別記錄每段行程的相關信息。（四）報銷1.出差結束后，員工應在[規定時間]內填寫《油費報銷單》，并將《出差申請表》、行程記錄截圖、加油發票等相關憑證一并附上。2.《油費報銷單》應按照公司財務要求規范填寫，注明出差日期、出差地點、行駛里程、油費金額、車輛信息等內容。3.員工將填寫完整的《油費報銷單》及相關憑證提交至部門負責人進行初審。部門負責人應認真審核報銷內容的真實性、合理性，確保報銷費用與出差行程相符。審核通過后，在《油費報銷單》上簽字確認。4.初審通過的報銷申請提交至財務部門進行復審。財務部門將根據公司油費管理制度及相關財務規定，對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核。如發現問題，有權要求員工補充或更正相關資料，直至審核通過。5.財務復審通過后，報公司分管領導審批。公司分管領導對油費報銷的最終合理性和合規性進行審批。審批通過后，報銷申請進入報銷支付流程。（五）支付財務部門根據審批通過的報銷申請，按照公司財務支付流程進行油費報銷款項的支付。支付方式可根據員工的選擇及公司財務規定進行，一般為銀行轉賬。四、油費報銷憑證要求（一）發票1.員工報銷油費時，應提供正規的加油發票。發票應加蓋加油站發票專用章，發票內容應清晰、完整，包括發票號碼、開票日期、加油金額、加油升數、加油站名稱及地址等信息。2.發票抬頭應填寫公司全稱，不得簡寫或錯寫。如發票抬頭有誤，應及時聯系加油站進行更換。3.對于電子發票，員工應確保下載并打印的電子發票格式清晰、完整，且具有有效的電子簽章。同時，應提供電子發票的下載鏈接或保存路徑，以便財務部門進行查驗。（二）行程記錄憑證1.行程記錄截圖應清晰顯示出發地、目的地、行駛里程、時間等關鍵信息，且截圖內容應與《油費報銷單》及出差行程實際情況相符。2.如行程記錄工具無法提供詳細的行駛里程信息，員工可提供其他能夠證明行程的輔助材料，如高速公路收費票據、過路費發票等，但需在《油費報銷單》中注明相關材料與行程的對應關系。（三）其他憑證如因特殊情況導致油耗超出標準或需提高油費補貼標準的，應提供相關證明材料，如車輛維修記錄、交通管制通知、路況說明等。證明材料應真實、有效，能夠充分說明特殊情況的發生及對油費產生的影響。五、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對出差油費報銷情況進行審計檢查。審計內容包括報銷憑證的真實性、合規性，報銷流程的執行情況，油費補貼標準的使用是否合理等。1.審計人員通過抽查報銷憑證、核實行程記錄、與員工及相關部門溝通等方式進行審計工作。如發現問題，將及時要求相關人員進行整改，并根據公司規定進行相應處理。2.對于審計中發現的違規報銷行為，如虛報油費、偽造報銷憑證等，將按照公司相關規定嚴肅處理，追回違規報銷款項，并視情節輕重給予相應的紀律處分。（二）員工監督鼓勵公司員工對出差油費報銷情況進行監督。如發現有員工違反油費管理制度的行為，可向公司人力資源部門或財務部門舉報。公司將對舉報信息進行認真調查核實，如舉報屬實，將對違規員工進行處理，并對舉報人給予適當獎勵。（三）數據分析與改進財務部門定期對公司出差油費報銷數據進行統計分析，包括不同部門、不同地區、不同車型的油費支出情況，以及油費報銷的合理性、合規性等方面的分析。1.通過數據分析，發現油費管理中存在的問題和潛在風險，及時提出改進措施和建議，為公司優化油費管理制度提供依據。2.根據數據分析結果，對油費補貼標準、報銷流程等相關制度進行適時調整和完善，確保公司出差油費管理制度的科學性和有效性。六、違規處理（一）違規行為界定1.虛報油費：員工故意多報油費金額，提供虛假的加油發票或行程記錄，以獲取不正當利益。2.偽造報銷憑證：偽造加油發票、行程記錄截圖等報銷憑證，騙取公司油費報銷款項。3.未經審批擅自自駕出差：員工未按照規定填寫《出差申請表》并獲得審批同意，擅自選擇自駕出差。4.超標準報銷油費：員工在出差過程中，實際油耗超出公司規定的油耗標準，且未按規定辦理特殊情況油耗審批手續，仍按標準報銷油費。（二）處理措施1.對于首次發現違規報銷油費行為的員工，公司將給予警告處分，并責令其退還違規報銷款項。同時，要求員工作出書面檢討，保證今后不再發生類似行為。2.如員工再次出現違規報銷油費行為，公司將視情節輕重給予記過、降職、降薪等處分，并追回已發放的違規報銷款項及相應的績效獎金。3.對于偽造報銷憑證、騙取公司油費報銷款項等嚴重違規行為，公司將解除勞動合同，并依法追究其法律責任。同時，公司將在內部進行通報，以起到警示作用。4.因員工違規報銷油費行為給公司造成經濟損失的，公司有權要求員工承擔相應的賠償責任。賠償金額根據實際損失情況確定，包括但不限于多報銷的油費金額、因調查處理違規行為產生的費用等。七、附則（一）解釋權本制度由公司人力資源部門負責解釋。如有未盡事宜或在執行過程中遇到問題，由人力資源部門會同財務部門等相關部門進行研