公司辦公室高質量管理制度一、總則（一）目的為了規范公司辦公室的各項工作，提高工作效率和質量，確保公司各項業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室全體工作人員，以及與辦公室業務相關的其他部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：本制度的制定符合國家法律法規和公司的相關規定。2.規范性原則：各項規定明確、具體，具有可操作性，確保辦公室工作的標準化和規范化。3.效率原則：以提高工作效率為核心，優化工作流程，減少不必要的環節和延誤。4.服務原則：樹立服務意識，為公司各部門和全體員工提供優質、高效的服務。二、組織架構與職責（一）辦公室組織架構辦公室設主任一名，副主任若干名，下設行政、文秘、后勤等若干崗位。（二）職責分工1.辦公室主任職責全面負責辦公室的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協調辦公室與公司其他部門之間的工作關系，確保各項工作的順利銜接。負責辦公室人員的工作安排、考核和培訓，提高團隊整體素質。審核重要文件和報告，代表辦公室對外溝通和協調。完成公司領導交辦的其他工作任務。2.辦公室副主任職責協助主任開展工作，負責分管工作的具體組織和實施。負責相關文件和資料的起草、審核和歸檔工作。組織安排各類會議和活動，做好會議記錄和紀要整理。負責辦公室的物資采購、設備管理和安全保衛工作。完成主任交辦的其他臨時性工作。3.行政崗位職責負責公司行政管理工作，制定和完善行政管理制度。辦理公司各類證照的申請、變更和年檢等手續。負責公司印章的管理和使用，嚴格執行印章管理制度。組織公司的環境衛生檢查和維護工作，營造良好的辦公環境。負責公司車輛的調度、維修和保養，確保車輛安全運行。完成領導交辦的其他行政事務。4.文秘崗位職責負責公司文件的收發、登記、傳閱、歸檔和保管工作。起草、審核和印發公司各類公文、報告、通知等文件。負責公司會議的籌備、組織和服務工作，做好會議記錄和紀要整理。協助領導處理日常事務，安排領導的日程和行程。負責公司信息的收集、整理和報送工作，及時反映公司工作動態。完成領導交辦的其他文秘工作。5.后勤崗位職責負責公司辦公用品、辦公設備的采購、發放和管理工作。做好公司食堂、宿舍等后勤保障工作，確保員工的正常生活需求。負責公司水電、空調等設施設備的維護和管理，保障公司正常運轉。組織公司的綠化和美化工作，營造舒適的辦公環境。完成領導交辦的其他后勤工作任務。三、工作流程與規范（一）文件管理1.文件的起草與審核各部門需要起草文件時，應按照公司公文格式要求進行撰寫，確保內容準確、清晰、簡潔。文件起草完成后，由部門負責人審核簽字，然后提交辦公室文秘崗位進行審核。辦公室文秘人員對文件進行審核，重點審核文件的格式、內容、邏輯等方面，提出修改意見后返回部門修改。修改后的文件再次提交辦公室審核，審核通過后報公司領導審批。2.文件的收發與傳閱公司外來文件由辦公室文秘崗位負責簽收、登記，并按照文件內容和緊急程度進行分類處理。屬于需要傳閱的文件，文秘人員應及時填寫傳閱單，呈送公司領導和相關部門負責人傳閱，并跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時傳達到位。公司內部文件由發文部門負責送辦公室文秘崗位統一編號、登記，然后按照規定的范圍進行發放。各部門收到文件后，應及時組織相關人員進行傳閱和學習，并在規定時間內將文件返回辦公室歸檔。3.文件的歸檔與保管文件傳閱完畢后，辦公室文秘人員應及時將文件收回，按照檔案管理的要求進行整理、分類和歸檔。歸檔文件應編制目錄，以便于查詢和利用。文件的保管期限應根據公司檔案管理制度的規定執行，重要文件應長期保存。辦公室應定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。（二）會議管理1.會議的籌備公司召開會議前，主辦部門應提前填寫會議申請表，明確會議的主題、時間、地點、參會人員、議程等內容，報辦公室審核。辦公室根據會議申請表的內容，負責安排會議場地、通知參會人員、準備會議資料等工作。會議資料包括會議議程、匯報材料、發言稿等，應提前準備好并發放給參會人員。2.會議的組織與服務會議組織人員應提前到達會議場地，做好會議的各項準備工作，如調試音響設備、擺放桌椅、準備茶水等。會議期間，組織人員應認真做好會議記錄，準確記錄會議內容、討論情況和決議事項。會議結束后，組織人員應及時清理會議場地，整理會議資料，并將會議記錄整理成會議紀要，經領導審核后印發給參會人員。3.會議的跟進與落實會議紀要印發后，相關部門應按照會議決議事項認真組織落實，并將落實情況及時反饋給辦公室。辦公室負責對會議決議事項的落實情況進行跟蹤和檢查，確保會議精神得到有效貫徹執行。（三）辦公用品與設備管理1.辦公用品的采購與發放各部門根據工作需要，每月底前填寫辦公用品申購單，報辦公室后勤崗位審核。后勤崗位根據申購單的內容，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃，報辦公室主任審批后進行采購。辦公用品采購回來后，后勤崗位應及時進行驗收、入庫，并按照申購單的內容發放給各部門。各部門應指定專人負責辦公用品的領取和保管，建立辦公用品領用臺賬，定期進行盤點。2.辦公設備的購置與維護公司辦公設備的購置由使用部門提出申請，填寫設備申購單，報辦公室審核，經公司領導審批后進行采購。辦公設備采購回來后，后勤崗位應及時組織安裝調試，并對使用人員進行培訓。辦公設備的日常維護由使用部門負責，后勤崗位負責定期檢查和保養，確保設備正常運行。辦公設備出現故障時，使用部門應及時通知后勤崗位進行維修，維修費用按照公司相關規定執行。（四）車輛管理1.車輛調度公司車輛由辦公室統一調度管理，各部門因工作需要用車時，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等內容，報辦公室審批。辦公室根據用車申請表的內容，結合車輛使用情況，合理安排車輛，并通知駕駛員做好出車準備。駕駛員接到出車通知后，應提前檢查車輛狀況，確保車輛安全性能良好，按時到達指定地點接送人員。2.車輛使用與維護駕駛員應嚴格遵守交通規則，安全駕駛，文明行車，確保車輛安全。車輛使用過程中，駕駛員應注意車輛的保養和維護，定期對車輛進行檢查和清潔，發現問題及時報告并維修。車輛維修時，駕駛員應填寫車輛維修申請表，報辦公室審核，經公司領導審批后到指定的維修廠進行維修。辦公室應建立車輛維修臺賬，記錄車輛維修情況和費用支出。3.車輛費用管理車輛的燃油費、過路費、停車費等費用由駕駛員負責報銷，報銷時應提供正規發票，并填寫費用報銷單，經辦公室審核后報公司領導審批。車輛的保險費、年檢費等費用由辦公室統一辦理，費用支出按照公司相關規定執行。四、工作紀律與考核（一）工作紀律1.辦公室工作人員應嚴格遵守公司的各項規章制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作時間內不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關的事情。3.嚴格遵守保密制度，不得泄露公司機密信息。4.對待工作要認真負責，積極主動，不得推諉扯皮、敷衍了事。5.注重團隊協作，相互支持，共同完成工作任務。（二）考核制度1.辦公室建立員工考核制度，對員工的工作表現、工作業績、工作態度等方面進行定期考核。2.考核方式包括自評、上級評價、同事評價等，考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。3.考核結果與