學校后勤數字化管理制度一、總則（一）目的為了適應學校發展的需要，提高后勤管理的效率和服務質量，充分利用數字化技術優化后勤管理流程，特制定本制度。本制度旨在規范學校后勤數字化管理的各項工作，確保后勤工作的高效、有序運行，為學校教學、科研和師生生活提供堅實的保障。（二）適用范圍本制度適用于學校后勤部門的全體工作人員，包括但不限于后勤管理崗位、維修服務崗位、餐飲服務崗位、物業管理崗位等涉及后勤服務的各個環節。（三）基本原則1.高效便捷原則：利用數字化手段簡化工作流程，減少人工操作環節，提高工作效率，為師生提供便捷的服務。2.數據安全原則：高度重視后勤數字化系統中各類數據的安全，采取有效的技術和管理措施，防止數據泄露、篡改和丟失。3.持續改進原則：關注數字化技術的發展和應用，不斷總結經驗，持續優化后勤數字化管理模式，提升管理水平和服務質量。二、后勤數字化管理系統建設（一）系統架構規劃后勤數字化管理系統應具備涵蓋后勤各項業務的功能模塊，包括但不限于資產管理、維修管理、餐飲管理、宿舍管理、采購管理等。各模塊之間應實現數據的互聯互通，形成一個有機的整體。系統架構應采用分層設計，包括表示層、業務邏輯層和數據訪問層，以提高系統的可擴展性和維護性。（二）系統選型與采購1.需求調研：在選型前，對學校后勤業務需求進行全面深入的調研，明確各部門和崗位的工作流程及功能需求，形成詳細的需求文檔。2.供應商評估：通過多種渠道收集市場上相關數字化管理系統供應商的信息，對其產品功能、技術實力、服務質量、價格等方面進行綜合評估。3.招標采購：根據評估結果，按照學校相關采購規定，通過招標等方式確定合適的供應商和采購合同條款，確保采購過程的公正、公平、公開。（三）系統實施與部署1.項目團隊組建：成立由后勤部門相關人員、技術專家和供應商代表組成的項目實施團隊，明確各方職責，確保項目順利推進。2.系統安裝與配置：按照供應商提供的技術方案，在學校指定的服務器環境中進行系統的安裝和配置，確保系統能夠正常運行。3.數據遷移與初始化：將原有的后勤業務數據進行整理和遷移，按照系統要求進行數據初始化，保證新系統上線后數據的完整性和準確性。4.用戶培訓：組織后勤工作人員參加系統操作培訓，使其熟悉系統功能和操作流程，能夠熟練運用系統開展工作。培訓方式可采用集中授課、現場演示、在線學習等多種形式，確保培訓效果。三、資產管理數字化（一）資產登記與入庫1.資產分類編碼：對學校各類后勤資產進行統一分類編碼，明確資產的類別、型號、規格等信息，便于資產的管理和查詢。2.采購入庫登記：后勤采購部門在資產采購到貨后，及時在數字化管理系統中錄入資產的詳細信息，包括采購日期、供應商、金額等，并上傳相關采購憑證，完成資產入庫登記。3.驗收與入庫確認：資產使用部門協同資產管理部門對采購的資產進行驗收，驗收合格后在系統中進行入庫確認操作，確保資產準確無誤地進入學校資產管理體系。（二）資產日常管理1.資產領用與歸還：資產使用部門根據工作需要，在數字化系統中提交資產領用申請，經審批后到資產管理部門領取資產。資產使用完畢后，應及時辦理歸還手續，更新系統中的資產狀態信息。2.資產調配：學校內部因工作調整等原因需要進行資產調配時，由資產調出部門和調入部門在系統中發起調配申請，經資產管理部門審批后進行資產轉移操作，并在系統中記錄資產調配的相關信息。3.資產清查盤點：定期開展資產清查盤點工作，資產管理部門利用數字化系統生成資產清查盤點計劃，組織相關人員對資產進行實地盤點。盤點結果與系統記錄進行核對，對盤盈、盤虧的資產及時在系統中進行處理，并分析原因，提出改進措施。（三）資產折舊與報廢管理1.折舊計提：按照國家相關財務制度和學校規定，在數字化管理系統中設置資產折舊方法和折舊年限，系統自動計提資產折舊，并生成折舊報表，為學校財務管理提供準確的數據支持。2.報廢申請與審批：資產達到報廢條件時，資產使用部門在系統中提交報廢申請，詳細說明報廢原因、資產狀況等信息。經資產管理部門、財務部門等相關部門審批通過后，方可進行資產報廢處理。3.報廢資產處置：對批準報廢的資產，按照學校規定的程序進行處置，如變賣、捐贈、報廢銷毀等，并在系統中記錄資產處置的全過程信息。四、維修管理數字化（一）維修申請與受理1.在線報修平臺：建立學校后勤維修在線報修平臺，師生可通過網頁、手機APP等方式隨時隨地提交維修申請，詳細描述故障現象、地點等信息。2.報修信息審核：維修管理部門收到報修申請后，及時在數字化系統中進行審核，判斷報修內容是否屬于后勤維修范圍。對于符合要求的報修申請，根據故障類型和緊急程度進行分類，并分配給相應的維修人員進行處理。（二）維修工單處理1.工單派單：維修管理系統根據維修人員的技能水平、工作任務量等因素，自動將維修工單派發給合適的維修人員。維修人員收到工單后，應及時查看工單詳情，與報修人取得聯系，確認維修時間和地點。2.維修過程記錄：維修人員在維修過程中，應通過數字化系統實時記錄維修情況，包括維修步驟、更換的零部件、維修時間等信息。如遇特殊情況需要延期維修或變更維修方案，應及時在系統中說明原因并提交申請，經審批后方可執行。3.維修質量驗收：維修完成后，維修人員應通知報修人進行維修質量驗收。報修人在數字化系統中對維修結果進行評價，如驗收合格，在系統中確認維修完成；如驗收不合格，應詳細說明問題，維修人員需重新進行維修，直至驗收合格為止。（三）維修統計與分析1.維修數據統計：維修管理系統自動收集和整理各類維修數據，生成維修統計報表，如維修工單數量、維修類型分布、維修費用統計等。通過對這些數據的統計分析，了解學校后勤維修工作的整體情況。2.故障原因分析：定期對維修數據進行深入分析，找出常見故障類型和頻發故障點，分析故障產生的原因，為制定預防性維修措施提供依據，降低設備故障率，提高維修效率。五、餐飲管理數字化（一）訂餐與點餐系統1.師生訂餐平臺：搭建學校餐飲訂餐數字化平臺，師生可提前在平臺上預訂早餐、午餐、晚餐等各類餐食，選擇菜品、套餐等，系統自動記錄訂餐信息。2.食堂點餐終端：在學校食堂設置點餐終端設備，師生也可在就餐時現場通過終端設備進行點餐，方便快捷。點餐信息實時傳輸至數字化管理系統，食堂工作人員根據訂單準備餐食。（二）食堂庫存管理1.食材采購計劃：餐飲管理部門根據訂餐系統的數據統計和食堂庫存情況，利用數字化系統制定食材采購計劃，明確采購的食材種類、數量、采購時間等信息。2.庫存盤點與監控：定期對食堂食材庫存進行盤點，通過數字化系統實時監控庫存數量的變化。當庫存低于設定的安全庫存時，系統自動提醒采購部門及時補貨，確保食堂食材供應的連續性。3.食材出入庫管理：食堂食材出入庫均在數字化系統中進行記錄，詳細記錄食材的名稱、規格、數量、出入庫時間、供應商等信息，保證庫存數據的準確性。（三）餐飲服務評價1.在線評價渠道：在訂餐與點餐系統中設置餐飲服務評價功能，師生就餐后可對食堂的菜品質量、服務態度、就餐環境等方面進行在線評價，評價結果實時反饋至數字化管理系統。2.評價數據分析：餐飲管理部門定期對師生的評價數據進行分析，了解師生對餐飲服務的滿意度和意見建議。針對存在的問題，及時采取改進措施，不斷提升餐飲服務質量。六、宿舍管理數字化（一）宿舍入住與退宿管理1.新生入住登記：在新生入學前，學校宿舍管理部門通過數字化系統完成宿舍分配工作，并將分配結果告知新生。新生入學時，憑相關證件在系統中進行入住登記，系統記錄學生的基本信息、宿舍房間號等信息。2.畢業生退宿辦理：畢業生在離校前，需在數字化系統中提交退宿申請，經宿舍管理部門審核通過后，辦理退宿手續。系統自動更新宿舍狀態信息，釋放該宿舍資源。（二）宿舍設施管理1.設施登記與報修：對宿舍內的各類設施進行詳細登記，包括床鋪、桌椅、門窗、水電設備等。學生發現設施損壞時，可通過數字化報修平臺提交維修申請，宿舍管理部門及時安排維修人員進行處理。2.設施巡檢與維護：宿舍管理人員定期利用數字化系統制定設施巡檢計劃，按照計劃對宿舍設施進行巡檢。巡檢過程中發現的問題及時記錄并在系統中安排維修任務，確保宿舍設施的正常使用。（三）宿舍安全管理1.門禁系統管理：安裝宿舍門禁數字化系統，學生憑校園卡或其他授權方式進出宿舍。系統記錄學生的出入時間、地點等信息，便于宿舍管理部門掌握學生的行蹤。2.安全隱患排查：利用數字化手段對宿舍安全隱患進行排查，如違規電器使用、消防設施檢查等。對于發現的安全問題，及時在系統中記錄并通知相關學生進行整改，確保宿舍安全。七、采購管理數字化（一）采購需求申報1.需求提報流程：學校各部門根據工作需要，在數字化采購管理系統中提交采購需求申報，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預算等信息。2.需求審核：采購管理部門收到采購需求申報后，對申報內容進行審核，核實需求的合理性和必要性。對于不符合要求的申報，及時反饋給申報部門并說明原因，要求其進行修改完善。（二）采購流程執行1.采購計劃制定：采購管理部門根據審核通過的采購需求，結合學校采購預算和庫存情況，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間等安排。2.供應商選擇與采購：通過數字化采購平臺發布采購信息，邀請合格供應商參與投標或報價。采購管理部門根據供應商的資質、報價、信譽等因素進行綜合評估，選擇合適的供應商簽訂采購合同，并在系統中記錄采購全過程信息。（三）采購合同管理1.合同簽訂與錄入：采購合同簽訂后，采購管理部門及時將合同的詳細信息錄入數字化管理系統，包括合同編號、簽訂日期、供應商信息、采購內容、合同金額、付款方式等。2.合同執行跟蹤：利用數字化系統對采購合同的執行情況進行跟蹤，實時掌握合同的到貨時間、驗收情況、付款進度等信息。對于合同執行過程中出現的問題，及時與供應商溝通協調，并在系統中記錄處理情況。八、數據管理與安全（一）數據采集與錄入1.數據源頭管理：明確后勤各業務環節的數據采集責任部門和責任人，確保數據從源頭準確、及時地采集。各部門應按照數字化管理系統的要求，規范數據采集格式和內容。2.數據錄入審核：對采集到的數據進行錄入時，應進行嚴格的審核，確保錄入數據的準確性和完整性。錄入人員在錄入完成后，需進行自查，審核人員應進行抽檢，發現問題及時糾正。（二）數據存儲與備份1.服務器選型與配置：根據后勤數字化管理系統的數據存儲需求，選擇合適的服務器設備，并進行合理的配置，確保數據存儲的可靠性和性能。2.數據備份策略：制定完善的數據備份策略，定期對系統中的重要數據進行備份。備份方式可采用全量備份、增量備份等多種方式相結合，備份數據存儲在不同的介質和地點，以防止數據丟失。（三）數據安全防護1.網絡安全防護：采取防火墻、入侵檢測系統、加密技術等網絡安全措施，防止外部網絡攻擊和非法訪問，保障后勤數字化管理系統的網絡安全。2.數據訪問權限管理：根據后勤工作人員的崗位職責和業務需求，設置不同的數據訪問權限，嚴格限制對敏感數據的訪問。只有經過授權的人員才能訪問相應的數據，確保數據的安全性。九、人員培訓與考核（一）培訓計劃制定1.培訓需求分析：定期對后勤工作人員的數字化技能水平進行評估，分析培訓需求，了解工作人員在使用數字化管理系統過程中存在的問題和不足。2.培訓計劃編制：根據培訓需求分析結果，制定年度培訓計劃，明確培訓的目標、內容、方式、時間安排等。培訓內容應涵蓋數字化管理系統的操作技能、業務流程優化、數據安全意識等方面。（二）培訓實施1.培訓方式選擇：根據培訓內容和人員特點，選擇合適的培訓方式，如集中授課、在線學習、現場實操培訓、案例分析等。確保培訓方式靈活多樣，提高培訓效果。2.培訓師資安排：邀請數字化技術專家、系統供應商技術支持人員、后勤業務骨干等擔任培訓講師，保證培訓師資的專業性和權威性。（三）考核評估1.考核內容與方式：制定數字化管理相關知識和技能的考核標準，考核內容包括系統操作熟練程度、業務流程應用能力、數據準確性等方面。考核方式可采用在線考試、實際操作考核、工作業績評估等多種形式相結合。2.考核結果應用：將考核結果與后勤工作人員的績效掛鉤，對考核成績優秀的人員給予表彰和獎勵，對未達到考核要求的人員進行補考或針對性的再培訓，仍不合格的人員按照學校相關規定進行處理