影視公司行政部管理制度總則制度目的本制度旨在規范影視公司行政部的工作流程，提高行政工作效率，確保行政工作的準確性和規范性，為公司的穩定運營提供有力支持。適用范圍本制度適用于影視公司行政部全體員工，以及與行政部有工作往來的其他部門和人員。基本原則1.合法性原則：行政部的各項工作必須遵守國家法律法規和公司的相關規定。2.高效性原則：優化工作流程，提高工作效率，確保各項行政工作及時、準確地完成。3.服務性原則：以服務公司各部門和員工為宗旨，提供優質、高效的行政服務。4.保密性原則：嚴格保守公司機密，確保公司信息安全。組織架構與職責行政部組織架構行政部設部門經理一名，下轄行政專員、前臺接待、后勤保障等崗位。部門職責1.部門經理職責全面負責行政部的日常管理工作，制定行政部工作計劃并組織實施。協調行政部與其他部門之間的工作關系，確保行政工作的順利開展。負責行政部人員的績效考核和培訓發展。審核行政部的各項費用支出。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。2.行政專員職責負責公司文件的起草、審核、印發和歸檔工作。組織公司會議，做好會議記錄和紀要整理。管理公司辦公用品和固定資產，定期進行盤點和維護。負責公司證照的辦理、年檢和變更工作。協助部門經理做好行政部的其他日常工作。3.前臺接待職責負責公司前臺的接待工作，接聽電話，接待來訪人員。負責公司快遞的收發和登記工作。維護公司前臺的環境衛生和秩序。協助行政專員做好其他臨時性工作。4.后勤保障職責負責公司辦公區域的環境衛生維護和綠化管理。負責公司食堂、宿舍等后勤設施的管理和維護。負責公司車輛的調度和管理，確保車輛的正常使用。負責公司安全保衛工作，制定安全管理制度并組織實施。協助行政專員做好其他后勤保障工作。工作流程與規范文件管理1.文件起草各部門需要起草文件時，應明確文件主題、內容、格式要求等，并提交給行政專員。行政專員根據部門需求，進行文件起草，確保文件內容準確、規范、清晰。2.文件審核文件起草完成后，行政專員應將文件提交給部門經理進行審核。部門經理對文件內容、格式、準確性等進行審核，提出修改意見。行政專員根據審核意見進行修改，直至文件通過審核。3.文件印發文件審核通過后，行政專員按照公司規定的格式和份數進行打印、復印，并加蓋公司公章。文件印發后，行政專員應及時將文件分發給相關部門和人員，并做好文件發放記錄。4.文件歸檔文件發放完畢后，行政專員應將文件的電子版本和紙質版本進行歸檔。歸檔文件應按照類別、時間順序進行整理，確保文件存放有序，便于查詢和使用。會議管理1.會議計劃行政部應根據公司工作安排，制定年度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內容等。會議計劃經部門經理審核后，報公司領導批準。2.會議通知行政專員根據會議計劃，提前向參會人員發送會議通知，通知內容應包括會議時間、地點、主題、議程、參會要求等。會議通知可以通過郵件、短信、微信等方式發送，確保參會人員及時收到通知。3.會議組織會議組織人員應提前到達會議現場，做好會議準備工作，包括布置會場、準備會議資料、調試音響設備等。會議開始前，組織人員應檢查參會人員的簽到情況，確保會議按時召開。會議期間，組織人員應做好會議記錄，記錄會議內容、討論情況、決議事項等。4.會議紀要會議結束后，行政專員應及時整理會議紀要，會議紀要應包括會議基本信息、會議內容、決議事項、責任部門和責任人等。會議紀要經部門經理審核后，發送給參會人員和相關部門，并督促責任部門和責任人落實會議決議。辦公用品與固定資產管理1.辦公用品管理行政專員負責制定辦公用品采購計劃，根據公司實際需求，定期采購辦公用品。辦公用品采購應選擇質量可靠、價格合理的供應商，并簽訂采購合同。辦公用品采購入庫后，行政專員應進行驗收，確保辦公用品的數量、質量符合要求。行政專員應建立辦公用品領用臺賬，記錄辦公用品的領用情況，包括領用時間、領用人、領用物品名稱和數量等。各部門領用辦公用品時，應填寫領用申請表，經部門負責人簽字后，到行政部領取。2.固定資產管理行政專員負責建立固定資產臺賬，記錄固定資產的名稱、型號、購置時間、購置價格、使用部門等信息。固定資產購置后，行政專員應進行驗收，并辦理固定資產入庫手續。各部門使用固定資產時，應填寫固定資產使用登記表，記錄固定資產的使用情況。行政專員應定期對固定資產進行盤點，確保固定資產的數量、狀態與臺賬記錄一致。固定資產報廢或處置時，行政專員應填寫固定資產報廢申請表，經公司領導批準后，進行報廢或處置，并做好相關記錄。證照管理1.證照辦理行政專員負責公司各類證照的辦理工作，包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書等。證照辦理前，行政專員應了解相關政策法規和辦理流程，準備好所需材料。證照辦理過程中，行政專員應及時與相關部門溝通協調，確保辦理工作順利進行。2.證照年檢與變更行政專員應及時關注公司各類證照的年檢和變更時間，提前做好準備工作。證照年檢時，行政專員應按照相關部門的要求，提交年檢材料，確保年檢工作順利通過。證照變更時，行政專員應根據變更事項的要求，準備好相關材料，辦理變更手續。3.證照保管行政專員應妥善保管公司各類證照，建立證照保管臺賬，記錄證照的名稱、編號、頒發時間、有效期等信息。證照應存放在安全可靠的地方，防止丟失、損壞或被盜。如需借用證照，應填寫借用申請表，經部門經理簽字后，到行政部借用，并在規定時間內歸還。前臺接待與快遞收發1.前臺接待前臺接待人員應保持良好的形象和服務態度，熱情接待來訪人員。來訪人員到達公司時，前臺接待人員應主動詢問來訪事由，并及時通知相關部門或人員。對于預約來訪人員，前臺接待人員應提前做好準備工作，確保來訪人員能夠順利與相關部門或人員進行溝通。前臺接待人員應做好來訪人員的登記工作，記錄來訪時間、來訪人員姓名、來訪事由等信息。2.快遞收發前臺接待人員負責公司快遞的收發工作，建立快遞收發臺賬，記錄快遞的單號、寄件人、收件人、快遞內容等信息。收到快遞后，前臺接待人員應及時通知收件人領取，并做好簽收記錄。寄發快遞時，前臺接待人員應按照快遞公司的要求，填寫快遞單，確保快遞信息準確無誤。前臺接待人員應定期對快遞收發情況進行統計和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。后勤保障管理1.環境衛生維護后勤保障人員負責公司辦公區域的環境衛生維護工作，包括地面清潔、門窗擦拭、衛生間清理等。環境衛生維護應定期進行，確保辦公區域整潔干凈。后勤保障人員應及時清理垃圾，保持垃圾桶的清潔，并定期更換垃圾袋。2.綠化管理后勤保障人員負責公司辦公區域的綠化管理工作，包括植物澆水、施肥、修剪等。綠化管理應定期進行，確保植物生長良好，美化辦公環境。后勤保障人員應及時更換枯萎或死亡的植物，保持綠化景觀的美觀。3.食堂管理后勤保障人員負責公司食堂的管理工作，包括食材采購、食品加工、餐飲服務等。食堂管理應嚴格遵守食品安全法規，確保食品安全衛生。后勤保障人員應根據員工的口味和需求，合理安排食譜，提供營養豐富、美味可口的飯菜。食堂應保持整潔衛生，定期進行消毒和清潔，為員工提供良好的就餐環境。4.宿舍管理后勤保障人員負責公司宿舍的管理工作，包括宿舍分配、設施維護、安全管理等。宿舍管理應制定相關制度，規范員工的住宿行為。后勤保障人員應定期對宿舍進行檢查，確保宿舍設施完好，安全無隱患。宿舍應保持整潔衛生，員工應自覺遵守宿舍管理制度，共同維護良好的住宿環境。5.車輛管理后勤保障人員負責公司車輛的調度和管理工作，包括車輛調度、車輛維修、車輛保養等。車輛管理應制定相關制度，規范車輛使用行為。后勤保障人員應根據公司工作需要，合理調度車輛，確保車輛的正常使用。車輛應定期進行維修和保養，確保車輛性能良好，安全無隱患。駕駛員應嚴格遵守交通法規，安全駕駛，文明行車。6.安全保衛管理后勤保障人員負責公司的安全保衛工作，制定安全保衛制度并組織實施。安全保衛人員應加強對公司辦公區域的巡邏和監控，確保公司安全。安全保衛人員應嚴格執行門禁制度，對進出公司的人員和車輛進行登記和檢查。安全保衛人員應及時發現和處理安全隱患，如發生安全事故，應及時報告并采取措施加以處理。績效考核與激勵機制績效考核1.考核周期行政部員工的績效考核周期為月度考核和年度考核相結合。2.考核內容工作業績：主要考核員工的工作任務完成情況、工作質量、工作效率等。工作能力：主要考核員工的專業知識、業務技能、溝通協調能力等。工作態度：主要考核員工的工作責任心、工作積極性、團隊合作精神等。3.考核方式月度考核：由部門經理根據員工的日常工作表現進行考核評分，并填寫月度績效考核表。年度考核：由部門經理根據員工全年的工作表現進行綜合考核評分，并填寫年度績效考核表。年度考核結果作為員工晉升、調薪、獎勵等的重要依據。激勵機制1.獎勵制度對于工作表現優秀、為公司做出突出貢獻的員工，公司將給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。設立專項獎勵基金，對在行政工作中提出創新性建議或解決方案，為公司節約成本、提高效率的員工進行獎勵。2.