房產(chǎn)公司采供部管理制度總則1.目的為加強房產(chǎn)公司采供部的管理，規(guī)范采購與供應(yīng)流程，確保物資供應(yīng)的及時性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于房產(chǎn)公司采供部及相關(guān)人員，包括采購人員、供應(yīng)商管理專員、倉庫管理人員等。3.基本原則公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，確保競爭機會均等。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司項目需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等違規(guī)行為。采購流程1.需求計劃項目部門提交需求：各項目部門根據(jù)工程進(jìn)度和實際需求，提前制定物資需求計劃，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，并提交給采供部。采供部審核與匯總：采供部收到需求計劃后，進(jìn)行審核，檢查需求的合理性和準(zhǔn)確性。對于不合理或不準(zhǔn)確的需求，及時與項目部門溝通調(diào)整。審核通過后，將各項目部門的需求計劃進(jìn)行匯總，形成公司整體的物資采購需求計劃。2.供應(yīng)商選擇與評估供應(yīng)商信息收集：通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等信息。供應(yīng)商篩選與初步評估：根據(jù)公司物資采購需求計劃，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。對于評估合格的供應(yīng)商，列入合格供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商實地考察：對于重要物資或新合作的供應(yīng)商，采供部組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、倉庫、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。通過實地考察，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實際情況，評估其是否具備持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)合格物資的能力。供應(yīng)商年度評估：每年對合格供應(yīng)商進(jìn)行年度評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。根據(jù)年度評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。3.采購訂單下達(dá)采購談判：采供部根據(jù)物資采購需求計劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判內(nèi)容包括物資價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等方面。通過談判，爭取最有利的采購條件，確保采購成本最低、物資質(zhì)量可靠、交貨期滿足項目需求。采購訂單簽訂：采購談判達(dá)成一致后，采供部與供應(yīng)商簽訂采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰明確。采購訂單簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照訂單約定履行各自的責(zé)任和義務(wù)。4.采購訂單跟蹤與催貨建立采購訂單跟蹤臺賬：采供部建立采購訂單跟蹤臺賬，詳細(xì)記錄采購訂單的執(zhí)行情況，包括訂單編號、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、訂單金額、下單時間、預(yù)計到貨時間、實際到貨時間等信息。定期跟蹤訂單執(zhí)行情況：采購人員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對于出現(xiàn)延誤或可能延誤交貨的情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解原因并要求供應(yīng)商采取措施確保按時交貨。催貨：當(dāng)采購訂單臨近預(yù)計到貨時間仍未到貨時，采購人員應(yīng)及時向供應(yīng)商發(fā)出催貨通知，提醒供應(yīng)商按時交貨。對于多次催貨仍未按時交貨的供應(yīng)商，采供部應(yīng)采取進(jìn)一步的措施，如暫停后續(xù)訂單、扣除違約金等，以確保項目物資供應(yīng)不受影響。5.物資驗收制定驗收標(biāo)準(zhǔn)：采供部根據(jù)物資采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定物資驗收標(biāo)準(zhǔn)。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等方面的要求，確保驗收工作有章可循。組織驗收：物資到貨后，采供部組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收人員包括采購人員、倉庫管理人員、項目部門代表等。驗收過程中，驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行逐一檢查，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等符合要求。驗收結(jié)果處理：驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，確保項目物資需求得到滿足。對于因供應(yīng)商原因?qū)е买炇詹缓细竦奈镔Y，采供部應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理供應(yīng)商資質(zhì)審核：采供部對申請合作的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等相關(guān)資質(zhì)文件。審核供應(yīng)商的經(jīng)營范圍是否符合公司采購需求，資質(zhì)是否合法有效。供應(yīng)商實地考察：對于新申請合作的供應(yīng)商，采供部組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。通過實地考察，了解供應(yīng)商的實際情況，評估其是否具備持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)合格物資的能力。供應(yīng)商準(zhǔn)入審批：經(jīng)過資質(zhì)審核和實地考察合格的供應(yīng)商，采供部填寫供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，將供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄，作為公司采購的備選對象。2.供應(yīng)商日常管理建立供應(yīng)商檔案：采供部為每個合格供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、實地考察報告、采購訂單記錄、質(zhì)量反饋記錄、付款記錄等。通過建立供應(yīng)商檔案，全面了解供應(yīng)商的情況，為供應(yīng)商管理提供依據(jù)。定期溝通與協(xié)調(diào)：采供部與供應(yīng)商保持定期溝通與協(xié)調(diào)，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期情況等。對于供應(yīng)商提出的問題和困難，及時給予幫助和支持；對于公司的采購需求和要求，及時傳達(dá)給供應(yīng)商，確保雙方溝通順暢、合作愉快。供應(yīng)商績效評估：采供部定期對供應(yīng)商的績效進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。根據(jù)績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。3.供應(yīng)商淘汰管理淘汰標(biāo)準(zhǔn)：對于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，采供部應(yīng)予以淘汰：提供的物資質(zhì)量連續(xù)多次不合格，嚴(yán)重影響公司項目質(zhì)量；交貨期經(jīng)常延誤，導(dǎo)致公司項目進(jìn)度受到嚴(yán)重影響；價格水平過高，嚴(yán)重超出市場同類產(chǎn)品價格，導(dǎo)致公司采購成本大幅增加；售后服務(wù)不到位，對公司提出的質(zhì)量問題和售后服務(wù)要求推諉扯皮，拒不解決；存在商業(yè)賄賂等違規(guī)行為，嚴(yán)重?fù)p害公司利益。淘汰程序：采供部根據(jù)淘汰標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選，確定擬淘汰的供應(yīng)商名單。填寫供應(yīng)商淘汰審批表，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，向供應(yīng)商發(fā)出淘汰通知，停止與供應(yīng)商的合作，并清理供應(yīng)商檔案。倉庫管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)物資特性和存儲要求，合理規(guī)劃倉庫布局：將倉庫劃分為不同的區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)、易燃易爆品區(qū)等。每個區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于物資分類存放和管理。合理安排貨架和貨位：根據(jù)物資的尺寸、重量、出入庫頻率等因素，合理安排貨架和貨位。將常用物資存放在靠近倉庫出入口的位置，便于快速出入庫；將大型物資存放在底層貨架，將小型物資存放在高層貨架。2.物資入庫管理物資到貨通知：采購人員在物資到貨前，提前通知倉庫管理人員做好接貨準(zhǔn)備。倉庫管理人員根據(jù)采購訂單和到貨通知，核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保物資與訂單一致。物資驗收：物資到貨后，倉庫管理人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，及時通知采購人員與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理。物資入庫登記：倉庫管理人員對驗收合格的物資進(jìn)行入庫登記，填寫入庫單，記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商名稱等信息。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購人員作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬。3.物資存儲管理分類存放：倉庫管理人員按照物資的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，確保物資存放整齊、有序。對于易燃易爆品、有毒有害品等特殊物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存放，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識。庫存盤點：倉庫管理人員定期對庫存物資進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點。盤點結(jié)束后，填寫盤點表，記錄物資的實際庫存數(shù)量、賬面庫存數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量等信息。對于盤盈盤虧的物資，應(yīng)查明原因，及時進(jìn)行處理。庫存預(yù)警：倉庫管理人員根據(jù)物資的庫存數(shù)量和采購周期，設(shè)置庫存預(yù)警線。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，及時通知采購人員進(jìn)行補貨，確保物資供應(yīng)不斷檔。4.物資出庫管理物資領(lǐng)用申請：各項目部門或其他部門需要領(lǐng)用物資時，填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。審批發(fā)放：部門負(fù)責(zé)人審批通過后，物資領(lǐng)用申請表交倉庫管理人員。倉庫管理人員根據(jù)申請表核對物資庫存情況，如有庫存，辦理出庫手續(xù)；如無庫存，及時通知采購人員進(jìn)行采購。物資出庫時，倉庫管理人員填寫出庫單，記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、出庫時間、領(lǐng)用部門等信息。出庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬。物資發(fā)放：倉庫管理人員按照出庫單的要求，發(fā)放物資給領(lǐng)用部門。領(lǐng)用部門領(lǐng)取物資時，應(yīng)在出庫單上簽字確認(rèn)。5.倉庫安全管理安全制度建設(shè)：建立健全倉庫安全管理制度，明確倉庫管理人員的安全職責(zé)，制定安全操作規(guī)程和應(yīng)急預(yù)案。安全設(shè)施配備：在倉庫內(nèi)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、通風(fēng)設(shè)備、防爆設(shè)備、防盜設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保安全設(shè)施完好有效。安全培訓(xùn)與教育：定期對倉庫管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)與教育，提高其安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括消防安全知識、物資保管知識、安全操作規(guī)程等方面。安全檢查與隱患排查：倉庫管理人員定期對倉庫進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。安全檢查內(nèi)容包括倉庫設(shè)施設(shè)備、物資存儲情況、消防器材配備情況、通風(fēng)情況等方面。對于發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，確保倉庫安全。采購成本控制1.采購預(yù)算管理制定采購預(yù)算：采供部根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和項目需求計劃，制定年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購金額等信息，并提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控：采購人員在采購過程中，嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。采供部定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，分析采購成本與預(yù)算的差異原因，及時采取措施進(jìn)行調(diào)整和控制，確保采購成本不超過預(yù)算。2.采購價格控制市場調(diào)研與價格分析：采購人員定期對市場物資價格進(jìn)行調(diào)研和分析，了解市場價格動態(tài)和變化趨勢。通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行比較和談判，爭取最有利的采購價格。采購價格談判技巧：采購人員掌握采購價格談判技巧，在與供應(yīng)商談判過程中，充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，通過合理的談判策略和方法，降低采購價格。價格審批與調(diào)整：對于采購金額較大或價格波動較大的物資采購，采供部應(yīng)填寫采購價格審批表，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。如市場價格發(fā)生重大變化，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整采購價格，并重新填寫采購價格審批表，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購成本分析與評估采購成本核算：采供部定期對采購成本進(jìn)行核算，分析采購成本的構(gòu)成和變化情況。采購成本核算內(nèi)容包括物資采購價格、運輸費用、倉儲費用、檢驗費用、稅費等方面。采購成本分析：通過對采購成本的核算和分析，找出影響采購成本的主要因素，如供應(yīng)商選擇、采購數(shù)量、采購時機、運輸方式等。針對影響采購成本的主要因素，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行優(yōu)化和控制，降低采購成本。采購成本評估：采供部定期對采購成本控制效果進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括采購成本降低率、采購物資質(zhì)量合格率、交貨期準(zhǔn)時率、供應(yīng)商滿意度等方面。通過評估，總結(jié)采購成本控制工作的經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善采購成本控制措施，提高采購成本控制水平。監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計部門定期審計：公司審計部門定期對采供部的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購成本是否合理、物資驗收是否嚴(yán)格等方面。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，要求采供部限期整改。采供部內(nèi)部自查：采供部定期對自身的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、物資庫存管理情況等方面。對于自查發(fā)現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行整改，確保采購業(yè)務(wù)規(guī)范、有序進(jìn)行。2.供應(yīng)商監(jiān)督建立供應(yīng)商監(jiān)督機制：采供部建立供應(yīng)商監(jiān)督機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行監(jiān)督檢查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取措施進(jìn)行整改。供應(yīng)商投訴處理：接受公司內(nèi)部其他部門或外部客戶對供應(yīng)商的投訴，及時進(jìn)行調(diào)查處理。對于投訴屬實的供應(yīng)商，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如警告、罰款、暫停合作、淘汰等。3.考核制度制定考核指標(biāo)：采供部制定采購人員和供應(yīng)商管理專員的考核指標(biāo)，考核指標(biāo)包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制情況、物資質(zhì)量保證情況、交貨期準(zhǔn)時情況、供應(yīng)商管理情況、廉潔自律情況等方面。考核周期與方式：考核周期為每季度一次，考核方式為自評與上級評價相結(jié)合。采購人員和供應(yīng)商管理專員在每季度末填寫個人績效考核自評表，提交給上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行評價。上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)考核指標(biāo)和實際工作表現(xiàn)，對采購人員和