徐匯區購買書架管理制度一、總則1.目的為規范徐匯區公司書架的購買流程，確保書架的采購能夠滿足公司實際需求，提高資產使用效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于徐匯區公司內各部門因工作需要購買書架的相關事宜。3.基本原則按需購買原則：各部門應根據實際工作需求，合理提出書架購買申請，避免盲目采購。預算控制原則：購買書架的費用應嚴格控制在公司預算范圍內，確保成本合理。質量優先原則：優先選擇質量可靠、款式合適、符合環保要求的書架產品。二、購買申請1.申請部門職責各部門根據本部門實際工作需要，如辦公區域書籍存放、資料整理等，確定是否需要購買書架。如需購買，由部門負責人填寫《書架購買申請表》。2.申請表內容部門名稱：明確提出申請的部門。申請日期：填寫申請表的具體日期。書架用途：詳細說明購買書架用于存放何種書籍、資料等。書架規格及數量：根據實際需求填寫所需書架的尺寸、層數、數量等具體規格。預算金額：預估購買書架所需的費用。申請理由：闡述購買書架的必要性和緊迫性。3.審批流程部門負責人簽字確認后，將《書架購買申請表》提交至行政部門。行政部門對申請內容進行初步審核，重點審核申請理由是否充分、預算是否合理、規格數量是否準確等。審核通過后，報分管領導審批。分管領導根據公司實際情況和預算安排進行審批。如申請獲批，交至采購部門進行采購；如申請未獲批，由行政部門及時反饋給申請部門并說明原因。三、采購流程1.采購部門職責采購部門接到經審批的《書架購買申請表》后，負責具體的采購工作。2.供應商選擇采購人員應通過多種渠道收集書架供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、產品質量、價格水平、售后服務等。選擇至少三家符合要求的供應商進行詢價，要求供應商提供詳細的產品報價單，包括書架的規格、材質、價格、交貨期等信息。根據詢價結果，綜合考慮產品質量、價格、售后服務等因素，選擇最合適的供應商簽訂采購合同。3.采購合同簽訂采購合同應明確雙方的權利和義務，包括書架的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂前，采購人員應將合同草本提交至法務部門進行審核，確保合同條款合法合規。經法務部門審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂正式采購合同。4.采購進度跟蹤采購人員應定期跟蹤采購進度，及時與供應商溝通協調，確保書架按時、按質、按量交付。如遇特殊情況導致交貨延遲，應及時向行政部門和申請部門反饋，并協商解決方案。四、驗收流程1.驗收準備書架到貨前，行政部門應通知申請部門安排專人負責驗收工作。驗收人員應熟悉書架的規格、數量、質量標準等要求，準備好驗收所需的工具和文件，如驗收清單、采購合同等。2.外觀檢查書架到貨后，驗收人員首先對書架的外觀進行檢查，包括書架的顏色、材質、表面處理、有無劃痕、變形等情況。如發現外觀存在問題，應及時記錄并拍照留存，與供應商協商解決。3.規格數量核對按照采購合同和《書架購買申請表》的要求，對書架的規格、層數、數量等進行逐一核對，確保與合同約定一致。如發現規格數量不符，應及時與供應商聯系，要求其限期整改或補貨。4.質量驗收對書架的質量進行全面檢查，包括書架的結構穩定性、連接部件的牢固程度、層板的承重能力等。可通過搖晃、推拉、放置重物等方式進行測試，確保書架質量符合要求。如發現質量問題，應要求供應商負責退換貨或維修處理。5.驗收報告驗收合格后，驗收人員應填寫《書架驗收報告》，詳細記錄書架的驗收情況，包括外觀檢查、規格數量核對、質量驗收等結果。驗收人員和申請部門負責人簽字確認后，將驗收報告提交至行政部門存檔。如驗收不合格，應在驗收報告中注明問題所在，并要求供應商限期整改，整改完成后重新進行驗收。五、安裝與使用1.安裝安排行政部門根據各部門的實際辦公場地情況，合理安排書架的安裝位置。如需專業安裝人員進行安裝，應提前與供應商協商確定安裝時間和費用，并確保安裝過程符合安全規范。2.使用培訓書架安裝完成后，行政部門可根據需要組織相關部門人員進行書架使用培訓，介紹書架的結構特點、使用方法、注意事項等，確保員工能夠正確使用書架，延長書架使用壽命。3.日常管理各部門負責本部門所使用書架的日常管理，保持書架的整潔衛生，定期清理書架上的書籍和資料，確保存放有序。員工應愛護書架，不得隨意拆卸、損壞書架，如發現書架存在損壞情況，應及時向部門負責人報告，由部門負責人通知行政部門進行維修或更換。行政部門應定期對公司內的書架進行檢查，了解書架的使用狀況和維護情況，發現問題及時督促相關部門進行處理。六、維護與維修1.維護責任書架的維護責任由使用部門負責。使用部門應定期對書架進行清潔、保養，檢查書架的連接部件是否松動、層板是否變形等，及時發現并解決潛在問題。2.維修流程當書架出現損壞需要維修時，使用部門應填寫《書架維修申請表》，詳細說明書架的損壞情況和維修要求。行政部門接到維修申請后，對維修情況進行核實，并安排維修人員進行維修。如遇復雜問題或需要更換零部件，維修人員應及時與供應商溝通協調，確保維修工作順利進行。維修完成后，維修人員應填寫《書架維修記錄》，記錄維修情況，包括維修時間、維修內容、更換零部件等信息。使用部門對維修結果進行驗收，驗收合格后在維修記錄上簽字確認。3.維修費用書架的維修費用在公司預算范圍內的，由公司承擔；如因使用不當或人為損壞導致書架需要維修的，維修費用由責任人承擔。行政部門應定期統計書架維修費用，分析原因，采取相應措施減少不必要的維修支出。七、報廢與處置1.報廢條件書架因使用年限過長、嚴重損壞無法修復、款式過時等原因，已無法滿足公司實際使用需求的，可申請報廢。2.報廢申請使用部門填寫《書架報廢申請表》，詳細說明書架的報廢原因、購置時間、使用情況等，并附上相關照片或證明材料。3.審批流程部門負責人簽字確認后，將《書架報廢申請表》提交至行政部門。行政部門對申請內容進行審核，核實書架是否符合報廢條件，并評估其剩余價值。審核通過后，報財務部門進行資產核銷。財務部門根據行政部門的審核意見，對書架進行資產核銷處理，并記錄相關財務信息。4.處置方式經審批同意報廢的書架，由行政部門統一安排處置。處置方式可包括變賣、捐贈、報廢拆解等，具體處置方式應根據書架的實際情況和公司相關規定確定。在處置過程中，應確保資產的安全和完整，防止國有資產流失。處置完成后，行政部門應將處置情況記錄備案。八、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對書架的購買、驗收、使用、維護、報廢等環節進行審計監督，檢查各項制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.行政部門檢查行政部門負責對書架的日常管理情況進行檢查，包括書架的使用狀況、維護情況、清潔衛生等。對發現的問題及時督促相關部門進行整改，確保書架的正常使用和管理規范。3.違規處理對于違反本制度規定的行為，如未經審批擅自購買書架、虛報預算、浪費資產、人為損壞書架等，公司將視