自主招標采購設備管理制度總則目的為規范公司自主招標采購設備的管理流程，確保采購設備符合公司需求，保證采購過程的公平、公正、公開，提高資金使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門自主招標采購設備的活動，包括但不限于生產設備、辦公設備、研發設備等。基本原則1.合法性原則：招標采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求。2.公平公正原則：對待所有參與招標的供應商應一視同仁，確保競爭環境公平，評標過程公正。3.效益原則：在滿足公司需求的前提下，力求降低采購成本，提高設備使用效益。4.誠信原則：參與招標采購活動的各方應誠實守信，履行各自的責任和義務。管理職責招標采購管理部門1.負責制定和完善自主招標采購設備管理制度及流程，并監督執行。2.組織和協調招標采購活動，包括編制招標文件、發布招標信息、組織開標評標等。3.建立和維護供應商庫，對供應商進行評估和管理。4.負責招標采購項目的檔案管理，保存相關文件和資料。需求部門1.根據業務需要，提出設備采購申請，明確采購設備的規格、型號、數量、技術要求等。2.參與招標采購過程中的技術評審工作，提供技術支持和專業意見。3.負責采購設備的驗收工作，確保設備符合合同要求。財務部門1.參與招標采購項目的預算編制和審核工作，提供資金支持和財務風險評估。2.負責對招標采購項目的資金支付進行審核和監督，確保資金使用合規。審計部門1.對招標采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合法性、合規性和有效性。2.對采購項目的成本效益進行審計評價，提出改進建議。招標采購流程采購申請1.需求部門根據業務發展需要，填寫《設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、規格型號、數量、技術參數、預算金額、采購時間要求等內容，并經部門負責人簽字確認后提交至招標采購管理部門。2.招標采購管理部門對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購需求的合理性、預算的準確性、是否符合公司相關規定等。如審核通過，將采購申請提交至分管領導審批；如審核不通過，及時反饋需求部門并說明原因。采購預算編制與審批1.財務部門根據采購申請，結合市場價格行情，編制采購項目預算，明確采購設備的預計采購金額、資金來源等。2.采購預算經財務部門負責人審核后，提交至分管領導審批。審批通過后的采購預算作為招標采購的控制依據。招標文件編制1.招標采購管理部門根據采購申請和采購預算，組織相關人員編制招標文件。招標文件應包括招標公告、投標邀請書、投標人須知、評標辦法、合同條款及格式、技術規格、投標文件格式等內容。2.招標文件中應明確采購設備的技術要求、質量標準、交貨期、售后服務等條款，確保投標人能夠清楚了解招標要求。3.招標文件編制完成后，經招標采購管理部門負責人審核，分管領導審批后發布。招標信息發布1.招標采購管理部門通過公司內部網站、行業媒體、專業招標平臺等渠道發布招標信息，邀請潛在供應商參與投標。2.招標信息應包括招標項目名稱、招標編號、采購設備的規格型號、數量、技術要求、交貨期、投標截止時間、開標時間及地點等內容。供應商報名與資格審查1.潛在供應商在規定時間內按照招標信息要求報名，提交投標報名資料，包括營業執照副本、稅務登記證副本、組織機構代碼證副本（或三證合一營業執照副本）、法定代表人授權書、資質證書、業績證明材料等。2.招標采購管理部門對報名供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的資質條件、信譽狀況、業績情況、生產能力、售后服務能力等。對符合資格要求的供應商，確定其為潛在投標人，并發放招標文件；對不符合資格要求的供應商，及時通知其報名無效。投標文件編制與提交1.潛在投標人按照招標文件要求編制投標文件，投標文件應包括商務部分、技術部分、價格部分等內容，并按照規定格式密封包裝。2.投標人應在投標截止時間前將投標文件送達指定地點。逾期送達的投標文件，招標人不予受理。開標1.招標采購管理部門按照招標文件規定的時間和地點組織開標會議。開標會議由招標采購管理部門負責人主持，邀請需求部門、財務部門、審計部門等相關人員參加。2.開標時，由投標人或其推選的代表檢查投標文件的密封情況，經確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格、投標文件的其他主要內容等。開標過程應記錄并存檔。評標1.開標結束后，招標采購管理部門組織評標委員會進行評標。評標委員會由公司內部相關技術、經濟等方面的專家組成，人數為五人以上單數。2.評標委員會按照招標文件規定的評標辦法對投標文件進行評審，評審內容包括商務條款、技術條款、價格條款、售后服務條款等。評標委員會應遵循公平、公正、科學、擇優的原則，對各投標人的投標文件進行綜合評價，推薦中標候選人。3.評標過程中，評標委員會可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內容進行澄清或說明，但澄清或說明不得超出投標文件的范圍或改變投標文件的實質性內容。中標候選人公示與中標通知1.招標采購管理部門根據評標委員會推薦的中標候選人，確定中標人，并在公司內部網站進行中標候選人公示，公示期為[X]個工作日。2.公示期內如無異議，招標采購管理部門向中標人發出《中標通知書》，同時將中標結果通知所有未中標的投標人。合同簽訂1.中標人應在收到《中標通知書》后的[X]個工作日內，與公司簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括設備規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.合同簽訂前，財務部門對合同條款進行審核，重點審核合同價格、付款方式、資金來源等內容。審核通過后，合同方可簽訂。設備采購與驗收1.中標人按照采購合同約定的時間和地點組織設備采購與運輸，確保設備按時、安全送達公司指定地點。2.需求部門負責組織設備的驗收工作，驗收內容包括設備的規格型號、數量、外觀質量、技術性能等。驗收合格后，需求部門填寫《設備驗收報告》，并經相關人員簽字確認。3.如設備驗收不合格，需求部門應及時通知中標人進行整改或更換設備。如中標人未能在規定時間內完成整改或更換，公司有權扣除相應的貨款，并追究中標人的違約責任。付款1.財務部門根據采購合同和設備驗收報告，按照合同約定的付款方式和時間進行付款審批。付款審批通過后，財務部門辦理付款手續。2.付款方式一般包括預付款、貨到驗收款、質保金等。具體付款比例和時間應在采購合同中明確約定。供應商管理供應商準入1.建立供應商準入標準，明確供應商應具備的資質條件、生產能力、質量保證能力、售后服務能力等要求。2.潛在供應商向招標采購管理部門提交《供應商準入申請表》及相關證明材料，招標采購管理部門對其進行資格審查。審查合格的供應商納入供應商庫管理。供應商評估與考核1.定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合同履行情況等。2.根據評估和考核結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對優秀供應商給予一定的獎勵和優先合作機會；對不合格供應商進行警告、限期整改，如整改后仍不符合要求，取消其供應商資格。供應商淘汰1.如供應商出現以下情況之一，招標采購管理部門應及時將其淘汰出供應商庫：提供虛假資質證明材料或產品質量嚴重不合格；多次不能按時交貨或交貨期延誤嚴重影響公司生產經營；售后服務不到位，客戶投訴較多且拒不整改；違反法律法規或公司相關規定，存在商業賄賂等不良行為。2.被淘汰的供應商在[X]年內不得再次申請加入公司供應商庫。監督與檢查內部監督1.審計部門定期對招標采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合法性、合規性和有效性，重點審查招標文件編制、開標評標過程、合同簽訂、資金支付等環節。2.審計部門對審計中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反制度規定的行為，按照公司相關規定進行責任追究。外部監督1.接受政府相關部門、行業協會等外部機構的監督檢查，積極配合提供有關資料和信息。2.對外部監督檢查中提出的問題，及時進行整改，不斷完善招標采購管理制度和流程。檔案管理歸檔范圍招標采購活動中形成的各類文件和資料，包括采購申請、采購預算、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、采購合同、設備驗收報告、付款憑證等，均應進行歸檔管理。歸檔要求1.歸檔文件應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.按照文件形成的時間順序和類別進行整理，編制目錄，便于查閱和檢索。3.采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行歸檔保存，電子檔案應與紙質檔案內容一致，并進行備份存儲。檔案保管期限檔案保管期限根據文件性質和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。短期檔案保管期限為[X]年，中期檔案保管期限為[X]年，長期檔案保管期限為[X]年以上。具體保管期限按照國家有關規定和公司實際情況執行。檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時應在指定地點進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。2.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和分管領導批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不