蒙牛乳業公司采購管理制度一、總則1.目的為規范蒙牛乳業公司（以下簡稱“公司”）采購管理工作，確保采購活動的合規、高效、透明，滿足公司生產經營需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的原材料、設備、辦公用品、服務等各類采購活動。3.基本原則合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督。及時性原則：確保采購物資和服務及時供應，滿足公司生產經營進度要求。二、采購組織與職責1.采購部門職責負責制定采購計劃，根據公司需求下達采購訂單。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。定期對采購工作進行總結與分析，提出改進建議。2.需求部門職責準確提出采購需求，包括物資規格、數量、質量要求、交貨時間等。參與供應商評估與選擇，提供相關意見。協助采購部門進行采購合同的簽訂與執行，驗收采購物資。3.財務部門職責審核采購預算，確保采購資金合理安排。參與采購合同審核，對付款條款進行把關。負責采購款項的支付與核算，監督采購資金的使用。4.質量部門職責制定采購物資的質量標準和驗收規范。參與供應商評估，對采購物資進行質量檢驗與驗收。對不合格采購物資提出處理意見。三、采購計劃管理1.年度采購計劃各需求部門應于每年末根據公司下一年度生產經營計劃，結合現有庫存情況，編制本部門的年度采購需求計劃，詳細列出所需采購物資的名稱、規格、數量、預計采購時間等。采購部門匯總各需求部門的年度采購需求計劃，進行綜合平衡和分析，結合市場供應情況、價格走勢等因素，編制公司年度采購計劃，報公司管理層審批。2.月度采購計劃每月末，各需求部門根據次月生產經營任務和庫存狀況，對年度采購需求計劃進行調整和細化，編制月度采購需求計劃，提交采購部門。采購部門根據月度生產計劃、庫存動態以及供應商交貨周期等，對月度采購需求計劃進行審核和匯總，制定月度采購執行計劃，明確采購物資的具體品種、數量、交貨時間等，并下達給相關采購人員執行。3.計劃調整在采購計劃執行過程中，如因市場變化、生產計劃調整、設計變更等原因需要對采購計劃進行調整，需求部門應及時提出書面申請，說明調整原因、調整內容及對生產經營的影響。采購部門對需求部門提出的采購計劃調整申請進行審核，必要時組織相關部門進行評審，根據評審結果報公司管理層審批后實施調整。四、供應商管理1.供應商開發采購部門根據公司采購需求和市場情況，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，建立潛在供應商名錄。采購部門會同質量、技術等相關部門對潛在供應商進行實地考察，評估其生產能力、質量控制水平、管理水平、信譽狀況等，填寫供應商考察評估表。根據考察評估結果，選擇合格的供應商納入公司供應商名錄，并與供應商簽訂合作意向書。2.供應商評估采購部門定期（每年至少一次）對供應商進行綜合評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。質量部門負責對供應商提供的產品進行質量檢驗和評估，提供質量評估報告。采購部門根據各部門的評估意見，對供應商進行打分，按照得分情況將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為優秀的供應商，在采購價格、付款方式等方面給予一定優惠政策；對于評估結果為不合格的供應商，及時發出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，終止合作關系。3.供應商檔案管理采購部門負責建立供應商檔案，詳細記錄供應商的基本信息、資質文件、合作歷史、評估結果等內容。供應商檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。采購部門應定期對供應商檔案進行整理和分析，為供應商管理提供決策依據。五、采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、用途、預計到貨時間等內容，并經部門負責人簽字審批。對于金額較大或重要的采購項目，需求部門還應提供詳細的采購需求分析報告，包括采購的必要性、市場調研情況、預算安排等。2.采購審批采購申請表提交至采購部門后，采購人員對采購申請的合理性、必要性進行審核，審核通過后報采購部門負責人審批。采購金額在一定限額以下（具體限額由公司根據實際情況確定）的采購申請，由采購部門負責人審批；采購金額超過限額的，采購部門負責人審核后報公司管理層審批。3.供應商選擇與采購談判采購部門根據采購申請的要求，從供應商名錄中選擇合適的供應商進行詢價。采購人員向供應商發送詢價單，明確采購物資的規格、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點等內容，要求供應商在規定時間內報價。采購人員對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商進行采購談判。在采購談判過程中，采購人員應明確采購物資的價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，爭取有利的采購條件。談判結果應形成談判記錄，經雙方簽字確認。4.采購合同簽訂根據采購談判結果，采購人員起草采購合同，明確雙方的權利和義務、采購物資的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同初稿提交至采購部門負責人審核，審核通過后報公司法律部門進行合法性審查。法律部門對采購合同進行審查，提出修改意見，采購人員根據審查意見對合同進行修改完善。采購合同經采購部門負責人、公司管理層審批后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。5.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購人員根據合同條款下達采購訂單，明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等內容，并發送給供應商。采購訂單應編號管理，確保訂單的可追溯性。采購人員應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保訂單按時、按質、按量執行。6.物資驗收采購物資到貨前，采購人員應通知質量部門、需求部門等相關人員做好驗收準備工作。物資到貨后，質量部門按照質量標準和驗收規范對采購物資進行質量檢驗，需求部門對采購物資的數量、規格、型號等進行核對驗收。驗收合格的物資，由質量部門、需求部門在驗收報告上簽字確認；驗收不合格的物資，質量部門應出具不合格報告，說明不合格原因，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。7.采購付款采購物資驗收合格后，采購人員應及時整理相關發票、驗收報告、采購合同等資料，提交至財務部門辦理付款申請。財務部門對采購付款申請進行審核，核對發票金額、采購合同條款、驗收報告等內容，確保付款信息的準確性和合規性。審核通過后，財務部門按照公司財務管理制度和采購合同約定的付款方式進行付款。六、采購風險管理1.市場風險采購部門應密切關注市場動態，及時掌握原材料、設備等物資的價格走勢、供應情況等信息，建立市場風險預警機制。根據市場變化情況，合理調整采購計劃和采購策略，如提前采購、分批采購、尋找替代供應商等，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。2.供應商風險加強對供應商的管理和評估，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作，降低供應商違約風險。在采購合同中明確雙方的權利和義務、違約責任等條款，對供應商的違約行為進行約束。定期對供應商進行評估和監控，如發現供應商出現經營困難、質量下降、交貨延遲等問題，及時采取措施，如暫停合作、要求整改、尋找替代供應商等，降低供應商風險對公司生產經營的影響。3.質量風險嚴格執行采購物資質量標準和驗收規范，加強對采購物資的質量檢驗和驗收工作，確保采購物資符合公司生產經營要求。與供應商簽訂質量保證協議，明確供應商對產品質量應承擔的責任。對于因質量問題給公司造成損失的供應商，依法追究其責任，并要求其賠償損失。4.法律風險采購部門應加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動的合法性。在采購合同簽訂過程中，嚴格按照法律法規要求明確雙方的權利和義務，避免合同糾紛。對于重大采購項目，應咨詢公司法律部門或聘請法律顧問，確保采購活動的法律合規性。七、采購績效評估1.評估指標采購成本：考核采購物資的實際采購價格與預算價格的差異率，評估采購成本控制效果。采購質量：通過采購物資的驗收合格率、退貨率等指標，評估采購物資的質量狀況。交貨期：考核采購物資的實際交貨時間與合同約定交貨時間的符合率，評估供應商的交貨及時性。供應商管理：通過供應商評估得分、供應商投訴率等指標，評估采購部門對供應商的管理水平。采購效率：考核采購訂單處理周期、采購合同簽訂周期等指標，評估采購工作的效率。2.評估方法采購部門定期（每季度或每年）對采購績效進行自我評估，收集相關數據，按照評估指標進行計算和分析，填寫采購績效評估表。財務部門、質量部門、需求部門等相關部門根據各自掌握的情況，對采購績效進行評價，提供評價意見。采購部門綜合各部門的評價意見，形成采購績效評估報告，報公司管理層審閱。3.結果應用根據采購績效評估結果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對于采購績效優秀的部門和個人