貿易公司服裝訂單管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范貿易公司服裝訂單的管理流程，確保訂單處理的高效、準確、及時，提高客戶滿意度，增強公司市場競爭力，實現公司業務的可持續發展。2.適用范圍本制度適用于公司內部涉及服裝訂單獲取、評審、執行、跟蹤及交付等相關環節的所有部門和人員。3.基本原則以客戶為中心原則：始終將滿足客戶需求作為訂單管理的出發點和落腳點，確保提供優質的產品和服務。流程規范化原則：明確訂單管理各環節的操作流程和標準，確保各項工作有序進行。信息準確性原則：保證訂單信息在傳遞和處理過程中的準確無誤，避免因信息錯誤導致的損失。團隊協作原則：訂單管理涉及多個部門，各部門應密切配合、協同工作，共同完成訂單任務。二、訂單獲取1.市場調研與分析市場部門定期收集服裝行業動態、市場趨勢、競爭對手信息等，為訂單獲取提供數據支持。分析目標市場的需求特點、消費偏好、價格敏感度等，制定針對性的市場拓展策略。2.客戶開發與維護業務人員通過多種渠道積極開發新客戶，如參加行業展會、網絡營銷、客戶推薦等。建立客戶檔案，記錄客戶基本信息、購買歷史、偏好等，定期回訪客戶，維護良好的客戶關系。及時響應客戶咨詢和需求，提供專業的產品建議和解決方案，提高客戶滿意度和忠誠度。3.訂單洽談與簽訂業務人員與客戶就服裝訂單的款式、數量、價格、交貨期、質量要求等條款進行洽談。對于重要訂單，組織相關部門進行訂單評審，確保公司具備滿足訂單要求的能力。訂單條款達成一致后，簽訂正式合同，明確雙方權利和義務。合同簽訂后，及時將訂單信息傳遞給相關部門。三、訂單評審1.評審流程業務部門初審：業務人員收到訂單后，對訂單的基本信息進行初步審核，包括客戶需求、交貨期、價格等，確保訂單信息完整、準確。生產部門評估：生產部門根據訂單的款式、數量、質量要求等，評估生產能力和生產周期，判斷是否能夠按時、按質完成訂單生產任務。采購部門審核：采購部門對訂單所需的原材料、輔料等進行審核，確認是否能夠及時采購到所需物資，以及物資的質量和價格是否符合要求。財務部門核算：財務部門對訂單的成本、利潤進行核算，評估訂單的經濟效益，為訂單決策提供財務依據。其他部門意見：根據訂單的具體情況，可能需要征求設計部門、物流部門等其他部門的意見，確保訂單執行過程中各環節的協同順暢。2.評審結果處理通過評審：訂單各項要求均能滿足，各部門在評審表上簽字確認后，訂單進入執行階段。部分條款需調整：對于訂單中部分條款存在問題的情況，相關部門與客戶溝通協商，提出調整建議，經客戶同意后，重新進行評審，直至通過。無法滿足訂單要求：若訂單存在重大問題，無法滿足客戶要求，業務部門及時與客戶溝通解釋，協商解決方案，如取消訂單或變更訂單內容等。四、訂單執行1.生產計劃制定生產部門根據訂單評審結果和交貨期要求，制定詳細的生產計劃。生產計劃應明確各生產環節的時間節點、任務分配、質量標準等。將生產計劃分解為周計劃和日計劃，確保生產進度可控。同時，根據實際生產情況及時調整生產計劃，保證訂單按時完成。2.原材料采購采購部門根據生產計劃和物料清單，及時采購所需的原材料和輔料。建立供應商評估和管理體系，選擇優質供應商，確保物資的質量和供應穩定性。與供應商簽訂采購合同，明確交貨期、質量標準、付款方式等條款。跟蹤采購進度，及時協調解決采購過程中出現的問題，確保原材料按時到貨。3.生產過程控制生產車間按照生產計劃和工藝要求組織生產，嚴格執行質量控制標準，確保產品質量符合訂單要求。生產過程中，各工序操作人員應做好自檢、互檢工作，及時發現和糾正質量問題。質量檢驗人員加強巡檢，對關鍵工序進行重點檢驗，確保產品質量合格。定期召開生產調度會議，協調解決生產過程中出現的設備故障、人員短缺、物料供應等問題，保證生產順利進行。4.質量檢驗與控制設立專門的質量檢驗崗位，配備專業的檢驗人員，對原材料、半成品和成品進行嚴格檢驗。制定質量檢驗標準和流程，明確檢驗項目、檢驗方法、判定標準等。檢驗人員按照標準對產品進行檢驗，填寫檢驗記錄，對不合格產品進行標識和隔離。對質量問題進行分析和追溯，找出問題產生的原因，采取有效的糾正措施，防止問題再次發生。同時，對質量事故進行責任追究，確保產品質量得到有效控制。五、訂單跟蹤1.跟蹤職責分工業務部門：負責與客戶保持溝通，及時了解客戶對訂單執行情況的反饋和需求變化，協調解決客戶提出的問題。生產部門：定期向業務部門匯報訂單生產進度，及時反饋生產過程中出現的問題和困難，積極采取措施解決，確保生產任務按時完成。采購部門：跟蹤原材料采購進度，及時向生產部門通報物資到貨情況，確保原材料供應不影響生產進度。物流部門：負責訂單產品的運輸安排，跟蹤物流信息，確保產品按時、安全送達客戶手中。2.跟蹤方式與頻率建立訂單跟蹤臺賬，記錄訂單執行的關鍵節點和相關信息。業務人員、生產人員、采購人員、物流人員等按照職責分工，定期更新跟蹤臺賬。業務人員每周至少與客戶溝通一次，了解客戶滿意度和需求變化情況；生產部門每天召開生產調度會，匯報生產進度；采購部門每周向生產部門反饋原材料采購進度；物流部門及時跟蹤物流信息，確保貨物按時交付。對于重要訂單或出現異常情況的訂單，增加跟蹤頻率，及時協調解決問題，確保訂單順利執行。3.異常情況處理在訂單跟蹤過程中，如發現生產進度延遲、質量問題、原材料短缺、物流延誤等異常情況，相關責任人應及時報告上級領導，并采取有效的應對措施。針對異常情況，組織相關部門進行分析和討論，制定解決方案，明確責任人和時間節點，確保問題得到妥善解決。同時，及時向客戶通報異常情況及處理進展，爭取客戶的理解和支持。六、訂單交付1.產品包裝與標識按照客戶要求和產品特點，對服裝進行合適的包裝，確保產品在運輸過程中不受損壞。包裝材料應符合環保要求，且具有足夠的強度和緩沖性能。在產品包裝上標注產品名稱、規格、數量、尺碼、洗滌說明、注意事項等必要信息，確保標識清晰、準確、完整。2.運輸安排物流部門根據訂單交貨期和客戶要求，選擇合適的運輸方式，如公路運輸、鐵路運輸、航空運輸等。確保運輸工具具備良好的運輸條件，能夠保證產品安全、按時送達。辦理貨物運輸保險，降低運輸過程中的風險。與物流公司簽訂運輸合同，明確雙方權利和義務，確保運輸服務質量。在貨物發運前，對產品進行再次核對和檢查，確保產品數量、質量、包裝等符合要求。辦理貨物交接手續，取得運輸憑證，及時將運輸信息告知客戶。3.交付確認產品送達客戶后，物流部門及時與客戶聯系，確認貨物是否按時、完好交付。如客戶對產品有任何疑問或異議，及時反饋給業務部門。業務部門與客戶溝通，獲取客戶的交付確認文件，如收貨單、驗收報告等。將交付確認信息及時反饋給相關部門，作為訂單完成的依據。七、訂單結算與收款1.結算流程財務部門根據訂單合同約定的結算方式和時間節點，及時與客戶進行結算。結算方式包括現金結算、銀行轉賬、支票等。對于貨到付款的訂單，在貨物交付后，財務部門及時向客戶開具發票，辦理收款手續。對于賒銷訂單，按照合同約定的賬期，及時與客戶核對賬目，發送催款通知，確保款項按時收回。定期對訂單結算情況進行統計和分析，及時發現和解決結算過程中出現的問題，確保公司資金流轉順暢。2.收款管理建立應收賬款管理制度，明確應收賬款的管理責任人和催收流程。業務人員負責客戶應收賬款的跟蹤和催收工作，定期與客戶溝通，了解客戶付款計劃和資金狀況。對于逾期未付款的客戶，加大催收力度，采取電話催收、郵件催收、上門催收等多種方式，必要時通過法律途徑解決。同時，對逾期應收賬款進行風險評估，計提壞賬準備，降低公司財務風險。八、訂單檔案管理1.檔案收集與整理訂單執行過程中產生的各類文件和資料，包括訂單合同、評審表、生產計劃、采購訂單、檢驗報告、運輸憑證、發票等，由相關部門負責收集整理。各部門應指定專人負責訂單檔案的收集和保管工作，確保檔案資料的完整性和準確性。在訂單完成后，及時將檔案資料移交公司檔案管理部門。2.檔案歸檔與保管檔案管理部門按照檔案管理規定，對訂單檔案進行分類、編號、裝訂，建立電子和紙質檔案。確保檔案存放有序，便于查詢和使用。定期對訂單檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄密。同時，做好檔案的防火、防潮、防蟲等工作，確保檔案安全。3.檔案查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱訂單檔案，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應遵守檔案管理規定，不得擅自涂改、復印、轉借檔案資料。因特殊原因需要借閱訂單檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經公司主管領導批準后，辦理借閱手續。借閱期限不得超過規定時間，借閱人應妥善保管檔案，按時歸還。九