集團商務化管理制度一、總則（一）目的為規范集團商務活動，提高商務運作效率，加強商務風險管理，確保集團各項商務工作有序開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬子公司、分公司的商務活動，包括但不限于商務洽談、商務合同簽訂與執行、商務接待、商務會議組織等。（三）基本原則1.合法合規原則商務活動必須遵守國家法律法規、政策以及行業規范，確保所有行為合法有效。2.誠信守約原則秉持誠實守信的態度，嚴格履行商務合同約定，維護集團良好的商業信譽。3.效益優先原則在確保商務活動質量的前提下，追求經濟效益最大化，合理控制商務成本。4.統一管理原則集團對商務活動實行統一領導、分級管理，確保商務政策的一致性和協調性。二、商務洽談管理（一）洽談前準備1.項目信息收集市場部門負責收集與商務項目相關的市場動態、行業信息、競爭對手情況等。業務部門根據具體項目需求，收集合作方的基本情況、業務范圍、信譽狀況等資料。2.團隊組建根據項目規模和復雜程度，組建由業務骨干、法務人員、財務人員等組成的洽談團隊。明確團隊成員的職責分工，確保洽談工作有序進行。3.洽談方案制定業務部門牽頭制定洽談方案，明確洽談目標、策略、重點議題等。法務人員對洽談方案進行法律風險評估，提出法律意見和建議。財務人員對項目的財務可行性進行分析，提供財務預算和成本控制建議。（二）洽談過程管理1.洽談禮儀洽談人員應注重儀表儀態，穿著得體、舉止大方。遵守洽談時間，提前到達洽談地點，如有特殊情況需提前告知對方。洽談過程中保持禮貌、尊重，避免使用不當言辭和行為。2.溝通技巧洽談人員應具備良好的溝通能力，清晰表達觀點，認真傾聽對方意見。善于運用提問、引導、反饋等技巧，深入了解對方需求和意圖，尋求合作共識。對于分歧和爭議，應保持冷靜，通過協商、妥協等方式解決，避免情緒化沖突。3.記錄與紀要安排專人負責洽談記錄，詳細記錄洽談內容、雙方觀點、達成的共識以及未決事項等。洽談結束后，及時整理洽談紀要，經雙方確認后作為后續合作的重要依據。（三）洽談結果跟蹤1.合作意向確認根據洽談結果，及時與合作方確認合作意向，明確合作方式、合作內容、合作期限等關鍵條款。如達成合作意向，雙方應簽訂合作意向書或備忘錄，作為進一步推進合作的基礎。2.合同起草與審核業務部門負責根據合作意向起草商務合同，明確雙方權利義務、交易條款、違約責任等內容。法務人員對合同進行嚴格審核，重點審查合同的合法性、合規性、完整性以及風險防范條款。財務人員對合同的財務條款進行審核，確保合同的財務安排合理、可行。3.合同簽訂與執行經審核通過的合同，按照集團合同管理規定履行簽訂手續。業務部門負責合同的執行，及時跟蹤合同履行情況，協調解決合同執行過程中出現的問題。法務人員對合同執行過程進行法律監督，確保合同履行符合法律法規和合同約定。三、商務合同管理（一）合同簽訂管理1.合同審批流程商務合同初稿完成后，由業務部門提交至法務部門進行法律審核。法務部門審核通過后，將合同提交至財務部門進行財務審核。財務部門審核通過后，根據合同金額大小和性質，按照集團授權審批制度提交相應層級領導審批。經各級領導審批同意后，合同方可簽訂。2.合同簽訂權限明確各級管理人員的合同簽訂權限，嚴禁超越權限簽訂合同。重大合同或涉及金額較大的合同，應經集團總裁辦公會審議通過后簽訂。3.合同印章管理設立專門的合同印章管理崗位，負責合同印章的保管和使用。嚴格執行合同印章使用審批制度，未經授權不得擅自使用合同印章。合同簽訂后，及時將合同印章歸檔保存，確保印章使用記錄可追溯。（二）合同執行管理1.履行跟蹤業務部門負責合同的日常履行跟蹤，及時掌握合同執行進度，確保雙方按照合同約定履行義務。定期向合同相關方通報合同執行情況，對于出現的問題及時溝通協調解決。2.變更管理如因客觀原因需要變更合同條款，業務部門應及時與對方協商，并簽訂合同變更協議。合同變更協議的簽訂流程與原合同簽訂流程一致，確保變更后的合同合法有效。3.糾紛處理如發生合同糾紛，業務部門應及時收集相關證據，與法務部門共同研究制定糾紛解決方案。通過協商、調解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛，維護集團合法權益。（三）合同歸檔管理1.合同檔案建立合同簽訂后，業務部門負責將合同原件及相關附件整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄等資料，確保檔案資料完整、準確。2.檔案保管與查閱設立專門的合同檔案室，配備必要的保管設施，確保合同檔案安全存放。嚴格執行合同檔案查閱制度，未經授權不得擅自查閱、復印合同檔案。因工作需要查閱合同檔案的，應履行相應的審批手續。四、商務接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則以熱情、禮貌的態度接待來訪客人，提供周到的服務，展現集團良好形象。2.對口接待原則根據來訪客人的身份和業務需求，安排相應的部門和人員進行對口接待。3.節儉適度原則在確保接待質量的前提下，合理控制接待費用，避免鋪張浪費。（二）接待流程1.接待申請接待部門提前填寫接待申請表，詳細說明來訪客人的基本情況、來訪目的、接待時間、接待規格等信息。接待申請表經部門負責人審核后，提交至分管領導審批。2.接待安排根據審批通過的接待申請表，接待部門制定具體的接待方案，包括接待行程安排、餐飲住宿安排、陪同人員安排等。接待方案應提前與來訪客人溝通確認，確保雙方對接順暢。3.接待實施按照接待方案組織實施接待工作，確保接待過程有序、高效。安排專人負責接待期間的聯絡、協調工作，及時解決出現的問題。4.接待總結接待工作結束后，接待部門及時撰寫接待總結報告，總結接待工作經驗教訓，提出改進建議。接待總結報告經部門負責人審核后，提交至集團辦公室存檔。（三）接待費用管理1.預算編制接待部門根據接待方案編制接待費用預算，明確各項費用支出標準和金額。接待費用預算經部門負責人審核后，提交至財務部門審核。2.費用報銷接待工作結束后，接待部門按照集團財務報銷制度辦理費用報銷手續。報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、接待清單、審批文件等。財務部門對報銷憑證進行嚴格審核，確保費用支出符合預算和規定標準。五、商務會議管理（一）會議分類1.定期會議包括集團月度例會、季度經營分析會、年度工作總結會等，定期召開，總結工作進展，部署下一階段工作任務。2.專題會議根據業務需要召開的專項工作會議，如項目研討會、市場分析會、財務工作會議等，針對特定問題進行研究討論，提出解決方案。3.臨時會議因突發事件、緊急工作等原因臨時召開的會議，及時溝通情況，協調解決問題。（二）會議組織1.會議籌備會議主辦部門提前制定會議方案，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等。準備會議資料，如會議通知、匯報材料、討論議題等，并提前發送給參會人員。安排會議場地、設備調試、餐飲住宿等后勤保障工作。2.會議通知提前向參會人員發送會議通知，確保參會人員了解會議相關信息，按時參會。會議通知應明確會議的重要性、議程安排、參會要求等內容。3.會議主持與記錄確定會議主持人，負責會議的組織引導和議程推進。安排專人負責會議記錄，詳細記錄會議內容、討論情況、決議事項等。（三）會議決議執行1.決議傳達會議結束后，及時將會議決議傳達給相關部門和人員，確保決議內容知曉。2.執行跟蹤明確會議決議的責任部門和責任人，定期跟蹤決議執行情況。對于執行過程中出現的問題，及時協調解決，確保決議有效執行。3.結果反饋責任部門定期向會議主辦部門反饋決議執行結果，形成閉環管理。六、商務風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別各業務部門定期對本部門商務活動進行風險識別，梳理可能存在的風險因素，如市場風險、信用風險、法律風險、操作風險等。集團風險管理部門負責匯總各部門識別出的風險信息，建立集團商務風險數據庫。2.風險評估采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略。（二）風險應對措施1.風險規避對于高風險且無法有效控制的商務活動，采取風險規避措施，避免開展相關業務。2.風險降低通過加強內部管理、完善制度流程、優化業務操作等方式，降低風險發生的可能性和影響程度。3.風險轉移對于部分風險，可通過購買保險、簽訂免責條款等方式將風險轉移給第三方。4.風險接受對于風險發生可能性較小且影響程度較低的情況，可選擇風險接受，但需密切關注風險變化情況，及時采取應對措施。（三）風險監控與預警1.風險監控建立風險監控機制，定期對商務風險進行監測和分析，及時掌握風險動態。各業務部門負責本部門風險監控工作，定期向集團風險管理部門報告風險監控情況。2.預警發布當風