項目部資料管理制度一、總則（一）目的為加強項目部資料管理，確保項目資料的完整性、準確性、規范性和系統性，為項目的順利實施、竣工驗收以及后期維護提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各項目部在項目建設過程中所涉及的各類資料的管理，包括但不限于項目前期文件、施工過程資料、竣工驗收資料、項目總結資料等。（三）基本原則1.真實性原則：資料應如實反映項目建設的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項目建設全過程的各類資料，確保無遺漏。3.規范性原則：資料的格式、內容、填寫要求等應符合國家、行業及公司相關標準和規范。4.及時性原則：資料應隨項目進度同步收集、整理和歸檔，不得積壓。二、資料管理職責（一）項目經理職責1.全面負責項目部資料管理工作，確保資料管理工作與項目整體工作協調一致。2.審批資料管理工作計劃和方案，提供必要的資源支持。3.定期檢查資料管理工作進展情況，協調解決資料管理過程中出現的問題。（二）項目技術負責人職責1.指導和監督項目資料的收集、整理、歸檔工作，確保資料符合技術要求。2.審核重要資料的內容，對資料的準確性和完整性負責。3.組織對項目資料管理人員進行技術培訓。（三）資料管理人員職責1.負責制定資料管理工作計劃和方案，并組織實施。2.按照相關標準和規范，及時收集、整理、分類、歸檔項目資料，確保資料的完整性和規范性。3.建立資料臺賬，對資料的收發、借閱、歸還等進行登記和管理。4.負責資料的保管和安全保密工作，防止資料丟失、損壞或泄露。5.協助項目各部門做好資料的整理和報送工作，為項目竣工驗收和后期維護提供資料支持。（四）項目各部門職責1.負責本部門在項目實施過程中產生資料的收集、整理和初步審核，并及時移交資料管理人員。2.配合資料管理人員做好資料的歸檔和管理工作，按照要求提供相關資料。三、資料分類與歸檔（一）項目前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告及批復、環境影響評價報告及批復等。2.項目規劃設計文件，包括規劃許可證、設計圖紙、設計變更通知等。3.項目招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。4.項目合同文件，包括工程承包合同、監理合同、材料設備采購合同等。（二）施工過程資料1.施工管理資料施工組織設計、施工方案、技術交底記錄等。工程開工報告、工程復工報告、工程暫停令等。施工日志、大事記等。2.工程技術資料原材料、構配件、設備質量證明文件及檢驗報告，包括鋼材、水泥、砂石、構配件、設備等的質量證明文件、復試報告等。施工試驗記錄及檢測報告，如混凝土試塊抗壓強度試驗報告、砂漿試塊抗壓強度試驗報告、鋼筋焊接試驗報告等。隱蔽工程驗收記錄，包括地基與基礎、主體結構等隱蔽工程的驗收記錄。分項、分部工程質量驗收記錄，如地基與基礎分部、主體結構分部等的質量驗收記錄。3.安全與文明施工資料安全生產許可證、安全生產責任制、安全管理制度等。安全檢查記錄、隱患整改記錄、安全事故報告及處理記錄等。文明施工方案、文明施工檢查記錄等。4.工程進度資料工程進度計劃、進度月報、進度季報等。工程進度調整記錄及相關說明。（三）竣工驗收資料1.工程竣工驗收報告，包括工程概況、施工單位自評報告、監理單位評估報告、勘察設計單位質量檢查報告等。2.工程竣工圖紙，包括建筑、結構、給排水、電氣等專業竣工圖紙。3.工程質量保修書，明確保修范圍、保修期限和保修責任等。4.工程竣工驗收備案表及相關備案文件。（四）項目總結資料1.項目總結報告，包括項目實施情況、項目成果、經驗教訓、存在問題及改進建議等。2.項目技術總結，對項目采用的新技術、新工藝、新材料等進行總結。3.項目經濟總結，對項目的投資情況、成本控制情況等進行分析總結。四、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門資料的收集工作，確保資料的及時、準確、完整。2.資料收集應按照項目建設進度同步進行，不得滯后。對于重要資料，應及時收集并移交資料管理人員。3.收集的資料應真實可靠，不得弄虛作假。資料的簽字、蓋章等手續應齊全。（二）整理要求1.資料管理人員應按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類整理。2.資料應采用紙質和電子兩種形式保存，電子資料應按照規范的文件夾結構進行存儲，確保便于查找和使用。3.對每份資料應進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于識別和管理。4.資料應進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，封面應注明項目名稱、資料類別、日期等信息。五、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料管理人員應定期對整理好的資料進行歸檔，歸檔應按照資料類別和時間順序進行。2.歸檔資料應編制歸檔目錄，目錄應詳細列出資料的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和核對。3.歸檔資料應一式多份，分別存放于項目部檔案室、公司檔案室等指定地點。（二）保管要求1.項目部應設立專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保資料的安全保管。2.資料應分類存放于檔案柜中，檔案柜應標明資料類別和編號，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清理，對損壞、變質的資料應及時進行修復或更換。4.嚴格限制檔案的借閱范圍，借閱檔案應辦理借閱手續，注明借閱時間、借閱人、借閱用途等信息，并按時歸還。六、資料借閱與使用（一）借閱范圍1.公司內部因工作需要查閱項目資料的人員，包括項目管理人員、技術人員、審計人員等。2.外部相關單位因工作需要查閱項目資料的人員，如政府部門、建設單位、監理單位等，但需經項目經理批準。（二）借閱手續1.借閱人應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息。2.《資料借閱申請表》經項目經理批準后，資料管理人員方可辦理借閱手續。3.借閱人應在規定的時間內歸還資料，如需延期借閱，應重新辦理延期手續。（三）使用要求1.借閱人應對借閱的資料妥善保管，不得損壞、丟失、涂改或轉借他人。2.如需復印或摘錄資料，應經資料管理人員同意，并在規定的范圍內進行。3.借閱人歸還資料時，資料管理人員應認真核對資料的完整性和準確性，如發現問題，應及時查明原因并追究借閱人的責任。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及項目商業秘密、技術秘密、財務信息等的資料。2.未經公開的項目規劃、設計方案、施工圖紙等資料。3.其他需要保密的項目資料。（二）保密措施1.資料管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露所保管資料的秘密信息。2.對涉及保密的資料，應單獨存放，并采取加密存儲等措施。3.限制接觸保密資料的人員范圍，對因工作需要接觸保密資料的人員，應進行保密教育，并簽訂保密協議。4.在對外提供項目資料時，應嚴格審查，確保不泄露保密信息。如確需提供涉及保密的資料，應經公司領導批準，并采取相應的保密措施。八、資料信息化管理（一）建立資料管理信息系統1.公司應建立統一的資料管理信息系統，實現項目資料的電子化管理。2.資料管理信息系統應具備資料錄入、查詢、統計、分析、存儲等功能，提高資料管理的效率和準確性。（二）資料信息化錄入與維護1.資料管理人員應及時將紙質資料錄入資料管理信息系統，確保電子資料與紙質資料的一致性。2.定期對資料管理信息系統進行維護和更新，保證系統的正常運行。3.利用資料管理信息系統對項目資料進行統計分析，為項目管理決策提供數據支持。九、資料審核與監督（一）審核機制1.資料管理人員應對收集到的資料進行初步審核，確保資料的完整性和規范性。2.項目技術負責人應對重要資料進行審核，對資料的準確性和技術合理性負責。3.項目經理應對項目資料進行全面審核，確保資料符合項目管理要求。（二）監督檢查1.公司應定期對項目部資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括資料的收