正規財務合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司財務合同管理，規范財務合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范財務風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門簽訂的各類涉及財務收支的合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、借款合同、擔保合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：財務合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規和公司內部規章制度。2.風險防范原則：充分評估合同風險，采取有效措施防范財務風險和法律風險。3.統一管理原則：財務合同實行統一歸口管理，明確各部門職責，確保合同管理的規范化、標準化。4.全程監控原則：對財務合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程進行監控，及時發現和解決問題。二、職責分工（一）財務部門1.負責財務合同管理制度的制定、修訂和解釋。2.參與財務合同的起草、審核、會簽等工作，對合同中的財務條款進行審核把關。3.負責財務合同的編號、歸檔、保管等工作，建立財務合同臺賬。4.跟蹤財務合同的履行情況，及時與相關部門溝通協調，確保合同款項的按時收付。5.定期對財務合同進行統計分析，為公司決策提供依據。（二）業務部門1.負責本部門財務合同的起草、談判、簽訂等工作。2.對合同的真實性、合法性、完整性負責，確保合同條款符合公司業務需求和法律法規要求。3.按照合同約定履行義務，及時向財務部門提供合同履行情況的相關資料。4.負責與合同對方的溝通協調，解決合同履行過程中出現的問題。（三）法務部門1.參與財務合同的審核工作，對合同的法律條款進行審查，提出法律意見和建議。2.協助業務部門處理合同糾紛，提供法律咨詢和法律援助。3.負責對重大財務合同進行法律風險評估，制定風險防范措施。（四）審計部門1.對財務合同的簽訂、履行情況進行審計監督，檢查合同的執行情況和財務收支的合規性。2.對合同管理中存在的問題提出審計意見和建議，督促相關部門整改落實。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業務部門根據業務需求起草財務合同，合同內容應包括但不限于合同雙方的基本信息、合同標的、數量、質量、價格、付款方式、交貨時間、違約責任等條款。2.合同條款應明確、具體、清晰，避免模糊不清或歧義性表述，確保合同的可操作性和可執行性。（二）合同審核1.業務部門起草的合同初稿應提交財務部門進行財務條款審核。財務部門重點審核合同中的付款方式、結算周期、發票開具等財務條款是否符合公司財務管理制度和稅務法規要求。2.財務部門審核通過后，合同初稿應提交法務部門進行法律條款審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規性、完整性，以及是否存在法律風險。3.業務部門根據財務部門和法務部門的審核意見對合同進行修改完善，確保合同條款符合要求。修改后的合同再次提交財務部門和法務部門審核，審核通過后方可提交公司領導審批。（三）合同會簽1.經財務部門和法務部門審核通過的合同，由業務部門發起合同會簽流程。會簽部門包括但不限于業務部門、財務部門、法務部門、審計部門等，各部門應在規定時間內完成會簽并簽署意見。2.會簽過程中，各部門應認真審查合同條款，對涉及本部門職責的內容提出明確的意見和建議。如有不同意見，應及時與業務部門溝通協商，達成一致后再進行會簽。（四）合同審批1.合同會簽完成后，由業務部門將合同提交公司領導審批。公司領導根據合同的性質、金額、風險等因素進行審批決策。2.對于重大財務合同，公司領導應組織相關部門進行專題研究，充分聽取各方意見后再做出審批決定。（五）合同簽訂1.經公司領導審批通過的合同，由業務部門負責與合同對方簽訂。簽訂合同前，業務部門應確保合同對方具備合法的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應使用公司統一印制的合同文本，合同文本應加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送財務部門、法務部門等相關部門備案。四、合同履行管理（一）合同執行1.業務部門負責按照合同約定履行義務，確保合同標的按時交付、服務按時提供等。在合同履行過程中，如發現問題或需要變更合同條款，應及時與合同對方溝通協商，并按照公司合同變更管理規定辦理相關手續。2.財務部門負責按照合同約定及時收付合同款項。在收到合同款項后，應及時開具發票，并進行賬務處理。付款時，應嚴格按照合同約定的付款方式、付款時間、付款金額等進行支付，確保付款的準確性和及時性。（二）合同跟蹤1.業務部門和財務部門應建立合同跟蹤機制，定期對合同履行情況進行跟蹤檢查。業務部門應及時向財務部門反饋合同履行進度，財務部門應根據業務部門提供的信息及時掌握合同款項的收付情況。2.對于合同履行過程中出現的逾期交貨、逾期付款、質量問題等異常情況，業務部門和財務部門應及時溝通協調，共同采取措施解決問題，避免給公司造成損失。（三）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，業務部門應及時與合同對方協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協議簽訂后，業務部門應按照公司合同變更管理規定辦理相關審批手續，并及時將變更協議副本送財務部門、法務部門等相關部門備案。財務部門應根據變更協議調整賬務處理。（四）合同終止1.合同履行完畢或提前終止的，業務部門應及時通知財務部門和法務部門。財務部門應核對合同款項的收付情況，確保款項收付完畢。法務部門應審查合同終止的合法性和合規性。2.合同終止后，業務部門應按照公司檔案管理規定將合同相關資料整理歸檔，妥善保管。五、合同風險管理（一）風險評估1.財務部門和法務部門應定期對財務合同進行風險評估，識別合同中存在的風險因素，如信用風險、市場風險、法律風險等。2.風險評估應采用定性與定量相結合的方法，對風險發生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。（二）風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險合同，應采取重點監控、加強審核、增加擔保等措施；對于低風險合同，可適當簡化管理流程。2.業務部門在簽訂合同前，應充分了解合同對方的信用狀況、經營情況等，防范信用風險。對于重大合同，可要求合同對方提供擔保或進行信用評級。（三）風險監控1.建立財務合同風險監控機制，對合同履行過程中的風險進行實時監控。業務部門和財務部門應及時發現風險預警信號，如逾期交貨、逾期付款、質量問題等，并采取相應的措施進行處理。2.定期對財務合同風險監控情況進行總結分析，評估風險應對措施的有效性，不斷完善風險管理制度和流程。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送財務部門、法務部門等相關部門備案。財務部門負責收集整理合同相關資料，包括合同文本、審批文件、會簽意見、變更協議、履行記錄等。2.合同履行過程中產生的與合同相關的其他資料，如發票、收據、對賬單等，也應及時收集整理，一并歸檔。（二）檔案整理1.財務部門按照合同類別、簽訂時間等對合同檔案進行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案資料的完整性和系統性。2.對合同檔案進行編號，建立電子檔案和紙質檔案，實現檔案的信息化管理。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。2.合同檔案的保管期限按照國家法律法規和公司檔案管理制度執行。對于重要合同檔案，應適當延長保管期限。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到財務部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在財務部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。查閱人員應遵守檔案管理制度，愛護檔案資料。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由財務部門提出銷毀申請，經公司領導審批后進行銷毀。2.檔案銷毀應按照規定的程序進行，確保檔案資料的徹底銷毀，防止信息泄露。銷毀過程中應進行記錄，留存相關資料。七、監督與考核（一）監督檢查1.審計部門定期對財務合同管理情況進行審計監督，檢查合同管理制度的執行情況、合同簽訂與履行的合規性、檔案管理的規范性等。2.對于審計檢查中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見和建議，督促相關部門限期整改落實。（二）考核評價1.建立財務合同管理考核評價機制，對各部門和相關人員的合同管理工作