深圳自行采購管理制度一、總則1.目的為規范公司自行采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于深圳地區公司各部門自行采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、低值易耗品、服務采購等。3.基本原則合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護公司利益。保密性原則：涉及采購的商業機密和敏感信息應嚴格保密。二、采購組織與職責1.采購決策機構公司設立采購決策小組，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。負責審議采購預算、重大采購項目、采購政策等事項，對采購工作進行決策和指導。2.采購執行部門行政部門：負責辦公用品、辦公設備、低值易耗品等日常采購工作。其他需求部門：根據業務需要，負責提出專項采購需求，并配合采購執行部門完成采購工作。3.各部門職責采購執行部門負責制定采購計劃，組織實施采購活動，簽訂采購合同。負責供應商的開發、評估、管理和維護。負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作。負責采購信息的收集、整理和分析，為采購決策提供支持。需求部門負責提出采購需求，明確采購物資的規格、型號、數量、質量要求等。參與采購供應商的評估和選擇。協助采購執行部門進行采購物資的驗收工作。財務部門負責審核采購預算，監督采購資金的使用。負責采購款項的支付審核和賬務處理。審計部門負責對采購活動進行審計監督，檢查采購行為的合規性和效益性。三、采購流程1.采購申請需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等信息。《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購執行部門。2.采購審批采購執行部門收到《采購申請表》后，進行初步審核。對于金額較小的采購項目，由采購執行部門負責人審批；對于金額較大的采購項目，提交采購決策小組審批。采購審批通過后，采購執行部門根據審批意見開展采購工作。3.供應商選擇與采購采購執行部門根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、供應商推薦、行業展會等。對潛在供應商進行資格審查和評估，包括供應商的營業執照、生產經營許可證、產品質量認證、業績情況、信譽等方面。選擇至少三家符合要求的供應商進行詢價或招標，獲取報價單或投標文件。根據供應商的報價、產品質量、交貨期、售后服務等因素進行綜合比較，選擇最優供應商，并與其簽訂采購合同。4.采購驗收采購物資到貨前，采購執行部門通知需求部門和相關人員做好驗收準備。采購物資到貨時，采購執行部門、需求部門和相關人員共同對物資的數量、規格、型號、質量等進行驗收。驗收合格的物資，填寫《驗收單》，辦理入庫手續；驗收不合格的物資，及時與供應商溝通協商，要求其更換或處理。5.采購付款采購執行部門根據采購合同和驗收單，填寫《付款申請單》，附上發票、采購合同、驗收單等相關憑證?！陡犊钌暾垎巍方洸块T負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續。四、采購預算管理1.預算編制采購執行部門每年年底根據公司下一年度的業務計劃和采購需求，編制采購預算草案。采購預算草案應包括采購項目、采購金額、采購時間等詳細信息，并提交至財務部門進行審核。財務部門根據公司年度預算安排和資金狀況，對采購預算草案進行審核和調整，形成年度采購預算方案，報采購決策小組審議通過。2.預算執行采購執行部門應嚴格按照年度采購預算方案執行采購工作，不得超預算采購。如因業務發展需要，確需調整采購預算的，應按照預算編制程序進行申請和審批。3.預算監控財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。采購執行部門應每月向財務部門報送采購預算執行情況報表，匯報采購項目的執行進度、資金使用情況等。五、供應商管理1.供應商開發采購執行部門根據采購需求，制定供應商開發計劃，明確供應商開發的目標、范圍、方式等。通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行實地考察和評估，了解其生產經營狀況、產品質量、管理水平、售后服務等方面情況。經評估合格的供應商，納入公司供應商名錄，并簽訂合作協議。2.供應商評估采購執行部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態度等方面。采用定性和定量相結合的評估方法，對供應商進行打分和排名。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.供應商激勵與淘汰對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優惠政策，如優先采購、延長付款期限等。對于不合格供應商，及時發出整改通知，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，予以淘汰。定期對供應商名錄進行更新，淘汰不合格供應商，補充新的優質供應商。六、采購風險管理1.風險識別采購執行部門和相關人員應識別采購過程中可能存在的風險，如市場風險、質量風險、供應商違約風險、法律風險等。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。3.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，加強市場調研和分析，合理安排采購時間和數量，降低市場波動對采購成本的影響。對于質量風險，加強供應商管理和質量控制，嚴格驗收標準，確保采購物資的質量。對于供應商違約風險，在采購合同中明確違約責任和賠償條款，加強對供應商的監督和管理。對于法律風險，加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動的合規性。七、采購信息管理1.采購信息收集采購執行部門應收集與采購活動相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購政策法規信息等。通過多種渠道收集采購信息，如網絡平臺、行業協會、供應商提供等。2.采購信息整理與分析采購執行部門對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。定期對采購信息進行分析，為采購決策提供參考依據。3.采購信息共享采購執行部門應及時將采購信息共享給需求部門、財務部門等相關人員，確保信息的及時性和準確性。建立采購信息溝通機制，加強部門之間的信息交流和協作。八、監督與考核1.監督檢查審計部門定期對采購活動進行監督檢查，檢查采購行為的合規性、采購程序的執行情況、采購合同的履行情況等。采購執行部門應配合審計部門的監督檢查工作，提供相關資料和信息。2.考核評價建立采購工作考核評價機制，對采購執行部門和相關人員的采購工作進行考核評價?？己?/p>