煤炭交易資金管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范煤炭交易資金的管理，確保資金安全、高效運作，保障煤炭交易業務的順利開展，維護公司及相關利益方的合法權益。2.適用范圍本制度適用于公司內部涉及煤炭交易資金管理的各部門、崗位及相關業務流程。3.基本原則安全性原則：確保資金的安全，防止資金被盜用、挪用、侵占等風險。合規性原則：嚴格遵守國家法律法規、行業監管要求以及公司內部的各項規章制度。效益性原則：合理配置資金，提高資金使用效率，降低資金成本。透明性原則：資金管理過程應保持透明，便于監督和審計。二、資金管理職責分工1.財務部門負責制定和完善煤炭交易資金管理制度，并監督執行。負責煤炭交易資金的核算、賬務處理和資金結算工作。定期對煤炭交易資金進行盤點和清查，確保賬實相符。編制資金報表，為管理層提供資金信息和決策支持。配合相關部門進行資金風險防控和監督檢查。2.業務部門負責煤炭交易業務的拓展和合同簽訂，確保交易的真實性、合法性和有效性。及時向財務部門提供煤炭交易相關信息，包括合同條款、交易進度等。協助財務部門進行資金回收和風險控制，配合催款等工作。3.風險管理部門負責對煤炭交易資金風險進行識別、評估和監控。制定風險應對策略，提出風險預警和防控建議。參與重大煤炭交易資金風險事件的處置和調查。4.審計部門負責對煤炭交易資金管理情況進行內部審計和監督。檢查資金管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見。對違規行為進行調查和處理，確保資金管理規范運作。三、資金預算管理1.預算編制業務部門應根據年度煤炭交易計劃，結合市場行情和客戶需求，編制詳細的資金預算草案，包括收入預算、支出預算等。財務部門對業務部門提交的預算草案進行審核和匯總，綜合考慮公司整體資金狀況和發展戰略，編制年度煤炭交易資金預算方案。年度資金預算方案經公司管理層審批后執行。2.預算執行與監控各部門應嚴格按照批準的資金預算執行，確保各項資金收支符合預算安排。財務部門負責對資金預算執行情況進行監控，定期對比實際收支與預算的差異，及時發現問題并向相關部門反饋。如遇特殊情況需要調整資金預算，業務部門應提出書面申請，說明調整原因和調整金額，經財務部門審核、公司管理層審批后進行調整。四、資金收入管理1.煤炭銷售收款業務部門負責與客戶簽訂煤炭銷售合同，明確收款方式、收款期限等條款。銷售部門應及時跟蹤煤炭銷售發貨情況，確保客戶按時足額支付貨款。財務部門在收到客戶貨款后，應及時進行賬務處理，核對收款金額與銷售合同一致，并開具收款憑證。2.其他收入管理對于煤炭交易過程中產生的其他收入，如違約金、賠償金等，業務部門應及時與客戶溝通確認，并將相關信息傳遞給財務部門。財務部門按照規定的會計核算方法進行賬務處理，確保收入及時、準確入賬。五、資金支出管理1.采購付款業務部門根據煤炭采購合同，填寫付款申請單，注明付款金額、付款對象、付款用途等信息。付款申請單經部門負責人審核后，提交財務部門。財務部門對付款申請進行審核，核對合同條款、發票信息、付款金額等，確保付款依據充分、合規。審核通過后，按照公司資金審批流程進行審批。審批通過后，財務部門根據資金狀況安排付款，確保采購款項及時支付，維護公司良好的商業信用。2.費用報銷員工因煤炭交易業務發生的費用，應按照公司費用報銷制度填寫報銷單，附上相關發票、憑證等。報銷單經部門負責人審核、財務部門審核、公司管理層審批后，財務部門予以報銷付款。財務部門應嚴格控制費用報銷標準和范圍，確保費用支出合理、合規。3.其他支出對于煤炭交易過程中發生的其他支出，如運輸費、倉儲費等，業務部門應按照合同約定和公司規定辦理付款手續。付款申請和審批流程參照采購付款和費用報銷的相關規定執行。六、資金結算管理1.結算方式選擇根據煤炭交易的特點、客戶信用狀況和市場情況，選擇合適的資金結算方式，如銀行轉賬、支票、匯票、信用證等。對于金額較大、風險較高的交易，應優先選擇風險較低的結算方式。2.結算流程業務部門負責與客戶協商確定結算方式，并在合同中明確約定。財務部門根據結算方式和合同約定，辦理相關結算手續。如采用銀行轉賬方式，應準確填寫收款方賬戶信息，確保資金及時到賬；如采用票據結算，應妥善保管票據，及時辦理背書轉讓、承兌等手續。在結算過程中，財務部門應及時與銀行等金融機構溝通協調，確保結算順利進行。3.結算憑證管理財務部門應妥善保管各類資金結算憑證，包括發票、收據、銀行對賬單、支票存根等。結算憑證應按照會計檔案管理規定進行整理、歸檔和保管，以備查閱和審計。七、資金賬戶管理1.賬戶開設與注銷財務部門根據煤炭交易業務需要，按照公司規定的程序開設資金賬戶。開設賬戶前，應對開戶銀行進行評估，選擇信譽良好、服務優質的銀行。賬戶開設后，應及時向公司管理層報備賬戶信息。如因業務變更或其他原因需要注銷資金賬戶，財務部門應按照銀行規定辦理相關手續，并確保賬戶余額清零后再行注銷。2.賬戶使用與管理資金賬戶應嚴格按照規定用途使用，不得出租、出借或轉讓給其他單位或個人使用。財務部門應定期核對資金賬戶余額，確保賬實相符。如發現異常情況，應及時查明原因并采取相應措施。加強對資金賬戶密碼、密鑰等安全信息的管理，定期更換密碼，防止密碼泄露。八、資金風險管理1.風險識別與評估風險管理部門定期對煤炭交易資金風險進行識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、信用風險、操作風險等。采用定性與定量相結合的方法，對風險發生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。2.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過套期保值等方式進行風險對沖；對于信用風險，應加強客戶信用管理，建立客戶信用檔案，對信用狀況不佳的客戶采取風險防控措施；對于操作風險，應完善內部控制制度，加強員工培訓，提高風險防范意識和操作技能。定期對風險應對措施的執行效果進行評估和調整，確保風險得到有效控制。3.風險監控與預警風險管理部門和財務部門應建立資金風險監控機制，實時監控資金運行情況。設定風險預警指標，如資金周轉率、資產負債率、逾期應收賬款比例等。當指標出現異常時，及時發出風險預警信號，提醒相關部門采取措施防范風險。九、資金內部控制1.不相容崗位分離明確煤炭交易資金管理過程中不相容崗位，如資金審批與執行、資金核算與監督、資金保管與賬務處理等，確保各崗位之間相互制約、相互監督。不相容崗位不得由同一人兼任，避免出現舞弊行為。2.授權審批制度建立健全資金授權審批制度，明確各級管理人員的資金審批權限。所有資金收支業務必須經過授權審批，未經授權不得辦理資金業務。審批人應在授權范圍內進行審批，不得超越權限。3.內部審計監督審計部門定期對煤炭交易資金管理情況進行內部審計，檢查資金管理制度的執行情況、資金收支的合規性、內部控制的有效性等。對審計發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。確保資金管理規范運作，防范資金風險。十、信息披露與溝通1.信息披露按照國家法律法規和公司信息披露制度的要求，定期向公司內部和外部相關利益者披露煤炭交易資金管理信息，包括資金收支情況、資金風險狀況等。確保信息披露的真實、準確、完整和及時，提高信息透明度。2.內部溝通建立健全煤炭交易資金管理內部溝通機制，加強財務部門與業務部門、風險管理部門、審計部門等之間的信息交流與協作。定期召開資金管理協調會議，通報資金管理情況，協調解決資金管理過程中存在的問題。3.外部溝通與銀行等金融機構保持良好的溝通與合