生產原料采購管理制度一、總則1.目的為規范公司生產原料采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、高效性，保障公司生產運營的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司生產所需各類原料的采購活動，包括但不限于原材料、輔助材料、包裝材料等。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產計劃和實際需求，合理安排采購數量和時間，避免盲目采購和庫存積壓。質量優先原則：嚴格把控采購原料的質量，確保所采購的原料符合公司生產要求和相關標準。成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經濟效益。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守法律法規和公司規章制度，廉潔奉公，杜絕不正當交易行為。二、采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責制定和執行公司生產原料采購計劃，確保生產所需原料的及時供應。尋找、篩選、評估供應商，建立和維護供應商檔案，與優質供應商保持良好合作關系。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，協調解決采購過程中的問題。收集市場信息，分析原料價格走勢，為公司采購決策提供參考依據。負責采購訂單的下達、跟進和驗收工作，確保采購原料的數量、質量和交貨期符合要求。協助其他部門處理與采購相關的事宜，如退貨、換貨等。采購人員崗位職責采購主管全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。審核采購訂單，監督采購流程的執行情況，確保采購工作的規范、高效。定期評估供應商，優化供應商結構，提高供應商的整體質量和服務水平。協調采購部門與其他部門之間的工作關系，及時解決采購過程中的跨部門問題。負責采購成本的控制和預算管理，定期分析采購成本變動情況，提出改進措施。采購專員根據采購計劃，負責具體的采購業務操作，包括供應商聯系、詢價、比價、議價等。起草采購合同，提交采購主管審核后簽訂，并跟蹤合同執行情況，確保合同按時履行。負責采購訂單的下達和跟進，及時與供應商溝通協調，解決交貨期、質量等問題。協助采購主管進行供應商評估和管理，收集供應商信息，建立供應商檔案。參與市場調研，了解原料市場動態和價格變化，為采購決策提供支持。2.其他相關部門生產部門根據公司生產計劃，及時準確地向采購部門提供生產原料需求信息，包括原料名稱、規格、數量、交貨時間等。協助采購部門進行供應商評估和選擇，提供對原料質量、性能等方面的專業意見。參與采購原料的驗收工作，對原料的質量和數量進行檢驗，確保符合生產要求。負責反饋采購原料在使用過程中出現的問題，協助采購部門與供應商溝通解決。質量部門制定采購原料的質量標準和檢驗規范，參與供應商的評估和選擇，對供應商的質量保證能力進行審核。在采購原料到貨時，按照質量標準和檢驗規范進行檢驗，出具檢驗報告，判定原料是否合格。對采購原料的質量問題進行跟蹤和處理，協助采購部門與供應商協商解決方案，確保不合格原料得到及時處理。財務部門負責審核采購合同的付款條款，確保付款方式、付款時間等符合公司財務規定。對采購成本進行核算和分析，監督采購資金的使用情況，確保采購費用的合理性和合規性。協助采購部門進行供應商的財務評估，防范財務風險。三、采購流程1.采購申請生產部門根據生產計劃和庫存情況，填寫《生產原料采購申請表》，詳細注明所需原料的名稱、規格、型號、數量、預計交貨日期等信息，并提交給采購部門。采購申請表需經生產部門負責人審核簽字，確保申請信息的準確性和合理性。對于緊急采購申請，應在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。2.采購計劃制定采購部門收到采購申請后，進行匯總和分析。根據公司生產計劃、庫存水平、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購原料的種類、數量、采購時間、預計到貨時間等內容，并報采購主管審核。采購主管根據公司整體運營情況和資源配置，對采購計劃進行審批。如采購計劃需要調整，應及時與生產部門溝通協調，并重新提交審批。3.供應商選擇與評估供應商尋找采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、采購平臺等。收集供應商的基本信息，包括公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品質量等，并建立供應商信息庫。供應商篩選根據采購原料的要求和公司的供應商選擇標準，對潛在供應商進行初步篩選。篩選內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。對于不符合基本要求的供應商，予以排除；對于符合要求的供應商，進入供應商評估環節。供應商評估采購部門組織相關人員（如生產部門、質量部門等）對篩選后的供應商進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產現場管理、質量管理體系、設備狀況、人員素質、環保措施等方面。向供應商發放《供應商評估調查表》，要求供應商填寫公司基本情況、產品信息、生產工藝、質量控制、售后服務等內容，并提供相關證明材料。根據實地考察和評估調查表的結果，對供應商進行綜合評分。評分標準可根據采購原料的重要性和公司的實際需求設定，一般包括質量（40%）、價格（30%）、交貨期（20%）、服務（10%）等方面。根據綜合評分結果，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，并建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商基本信息、評估報告、合作記錄等內容。4.采購談判與合同簽訂采購談判采購人員與選定的供應商進行采購談判，明確采購原料的價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。在談判過程中，采購人員應充分了解市場行情和供應商的成本結構，運用談判技巧爭取有利的采購條件。同時，要保持與公司內部相關部門的溝通協調，確保談判結果符合公司利益。談判達成一致后，形成采購談判紀要，雙方簽字確認。采購談判紀要應包括談判的主要內容、達成的共識、雙方的權利和義務等。合同簽訂根據采購談判紀要，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括原料名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購主管審核后，提交公司法務部門進行合法性審查。法務部門對合同條款進行審核，確保合同符合法律法規和公司規定，避免法律風險。經法務部門審核通過的采購合同，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應加蓋公司公章，并妥善保管。5.采購訂單下達采購人員根據簽訂的采購合同，及時下達采購訂單。采購訂單應明確采購原料的詳細信息，包括名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點、質量要求等，并發送給供應商。在下達采購訂單前，采購人員應再次核對采購合同的條款和訂單信息，確保訂單內容準確無誤。同時，要與供應商確認訂單的接收情況，確保供應商已收到訂單并能夠按照要求執行。6.采購跟蹤與催貨采購人員應定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等。對于生產周期較長的原料采購，應建立定期溝通機制，要求供應商反饋生產進度和預計交貨時間。在交貨期臨近時，采購人員應提前與供應商溝通，提醒其按時交貨。如發現供應商可能無法按時交貨，應及時了解原因，并采取相應的措施，如協商調整交貨期、尋找替代供應商等，確保公司生產不受影響。對于緊急采購訂單，采購人員應加強跟蹤和催貨力度，確保供應商優先安排生產和發貨，保證訂單按時交付。7.到貨驗收采購原料到貨前，采購人員應通知質量部門和倉庫做好驗收準備工作。質量部門根據采購原料的質量標準和檢驗規范，制定驗收方案；倉庫安排好驗收場地和人員，準備好驗收工具和設備。原料到貨時，倉庫管理人員應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括原料名稱、規格、數量、供應商等信息。如發現不一致，應及時與采購人員和供應商溝通協調。質量部門按照驗收方案對采購原料進行質量檢驗，檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面。對于需要進行理化檢驗的原料，應送專業檢測機構進行檢測。驗收合格的原料，倉庫管理人員辦理入庫手續，并填寫《入庫單》。入庫單應注明原料名稱、規格、數量、供應商、入庫日期等信息。質量部門在入庫單上簽字確認原料質量合格。驗收不合格的原料，質量部門出具《不合格報告》，說明不合格原因。采購人員應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，確保不合格原料得到妥善處理。8.付款結算采購原料驗收合格且入庫后，采購人員應及時整理相關發票、送貨單、入庫單等憑證，并提交給財務部門。財務部門根據采購合同的付款條款和相關憑證，對采購款項進行審核。審核無誤后，按照公司財務規定辦理付款手續。對于采用預付款方式的采購業務，財務部門在支付預付款前，應審核采購合同和采購訂單，確保預付款的支付符合公司規定和業務需求。在收到供應商的發票和貨物后，及時進行核銷和結算。財務部門應定期與供應商核對往來賬目，確保賬目清晰準確。如發現賬目差異，應及時與采購人員和供應商溝通協調，查明原因并進行調整。四、采購風險管理1.市場風險關注市場動態，及時了解原料價格波動、供應短缺等市場信息。通過與供應商建立長期合作關系、簽訂價格調整條款、套期保值等方式，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。建立市場預警機制，對可能影響公司采購的重大市場變化進行預測和分析。根據預警信息，及時調整采購策略和計劃，確保公司生產原料的穩定供應。2.供應商風險加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核。建立供應商淘汰機制，對于出現質量問題、交貨延遲、服務不佳等情況的供應商，及時進行警告、整改或淘汰。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，特別是關于質量、交貨期、違約責任等條款。在合同執行過程中，嚴格按照合同約定進行監督和管理，確保供應商履行合同義務。建立供應商備份機制，對于重要原料的供應商，選擇至少兩家以上的合格供應商作為備份。在主供應商出現問題時，能夠及時切換到備份供應商，保證公司生產不受影響。3.質量風險嚴格把控采購原料的質量，在采購合同中明確質量標準和驗收方法。加強與質量部門的溝通協作，在采購過程中對原料質量進行全程監控。要求供應商提供質量保證文件，如質量檢驗報告、產品合格證等。對于關鍵原料，可要求供應商提供樣品進行檢測，合格后再進行批量采購。在到貨驗收環節，質量部門按照嚴格的質量標準進行檢驗。對于驗收不合格的原料，堅決予以退貨或換貨處理，并追究供應商的責任。同時，對質量問題進行分析總結，采取措施防止類似問題再次發生。4.合同風險加強采購合同管理，合同簽訂前由法務部門進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規和公司規定。合同執行過程中，嚴格按照合同約定進行跟蹤和監督。如發現合同變更或違約情況，及時與對方協商解決，并簽訂補充協議或追究對方違約責任。建立合同檔案管理制度，對采購合同及相關文件進行妥善保管。合同檔案應包括合同文本、談判紀要、往來函件、驗收報告、付款憑證等，以便查閱和追溯。五、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門定期對采購業務進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。審計部門根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改意見和建議。采購部門應針對審計提出的問題及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。公司設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購過程中違規行為的舉報。對于舉報信息，公司將進行調查核實，如情況屬實，將嚴肅處理相關責任人。2.考核機制建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業績、工作能力、工作態度等方面進行全面考核。績效考核指標可包括采購任務完成率、采購成本控制率、采購質量合格率、供應商滿意度、內部客戶滿意度等。采購人員的績效考核結果與薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。對于績效考核優秀的采購人員，給予相應的獎勵和晉升機