專職秘書管理制度一、總則（一）目的為加強公司專職秘書隊伍建設，規范專職秘書的管理，提高秘書工作效率和質量，更好地服務公司各項業務開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體專職秘書。（三）基本原則1.高效服務原則：以高效、優質的服務為公司領導及各部門提供支持，確保各項工作順利運轉。2.職責明確原則：明確專職秘書的各項工作職責和權限，做到分工清晰，責任到人。3.嚴格保密原則：專職秘書在工作中涉及的公司機密信息、商業秘密等必須嚴格保密，防止信息泄露。4.能力提升原則：注重對專職秘書的培訓和培養，不斷提升其業務能力和綜合素質。二、崗位職責（一）日常事務管理1.負責公司領導辦公日程安排，提前預約會議、活動等，合理協調時間，確保領導工作有序進行。2.接聽、記錄和轉接公司電話，及時傳達重要信息，確保信息傳遞準確、及時。3.負責公司文件、資料的收發、登記、傳閱、歸檔和保管工作，保證文件流轉順暢，資料完整安全。（二）會議組織1.協助公司領導籌備各類會議，包括確定會議時間、地點、參會人員，準備會議資料、設備等。2.負責會議現場的布置、簽到、記錄等工作，會后及時整理會議紀要，并跟進決議事項的執行情況。3.組織安排視頻會議、電話會議等，確保會議順利進行，做好相關記錄和資料留存。（三）文件起草與處理1.根據公司領導要求，起草各類公文、報告、通知等文件，確保文件內容準確、格式規范。2.對各部門報送的文件進行審核，提出修改意見，保證文件質量符合公司標準。3.負責文件的打印、復印、裝訂等工作，及時將文件分發給相關部門和人員。（四）溝通協調1.作為公司內部溝通的橋梁，協調公司各部門之間的工作關系，及時傳達領導指示和部門間的協作需求。2.協助公司領導接待來訪客人，安排接待事宜，包括場地、餐飲、行程等，維護公司良好形象。3.負責與外部相關單位和人員的聯系與溝通，如政府部門、合作伙伴等，處理相關事務，確保公司業務順利開展。（五）保密工作1.嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件、信息、會議內容等予以保密，不得泄露給無關人員。2.妥善保管公司機密文件和資料，設置專門的保密存儲設備，確保存儲安全。3.在工作中需要使用機密信息時，按照規定的流程和權限進行操作，使用完畢后及時歸還或銷毀。（六）其他工作1.完成公司領導交辦的其他臨時性工作任務，積極配合公司各項活動的開展。2.關注行業動態和公司業務相關信息，及時為公司領導提供有價值的參考資料。3.協助公司進行企業文化建設，參與公司組織的各類文化活動。三、任職要求（一）基本條件1.具有良好的政治素質和職業道德，忠誠于公司，保守公司機密。2.具備較強的責任心和敬業精神，工作認真細致，嚴謹負責。3.具有良好的溝通協調能力和團隊合作精神，能夠與不同部門和人員有效溝通協作。4.具備較強的文字表達能力和語言組織能力，能夠準確、清晰地撰寫各類文件和傳達信息。（二）學歷及專業1.本科及以上學歷，文科類相關專業優先。2.具備一定的文秘、行政管理等相關專業知識。（三）工作經驗1.具有[X]年以上秘書或相關工作經驗。2.熟悉企業辦公流程和公文處理規范。（四）技能要求1.熟練使用辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等，具備一定的辦公自動化設備操作技能。2.具備良好的速記能力，能夠快速準確地記錄會議內容和領導講話要點。四、招聘與錄用（一）招聘渠道1.通過公司官網、招聘網站發布招聘信息。2.與高校就業部門合作，參加校園招聘活動。3.利用員工推薦、行業人才交流等渠道獲取人才信息。（二）招聘流程1.發布招聘信息：明確專職秘書崗位的職責、任職要求、薪資待遇等信息，吸引符合條件的人員應聘。2.簡歷篩選：對收到的應聘簡歷進行初步篩選，挑選出符合基本條件的候選人進入面試環節。3.面試：組織多輪面試，包括人力資源部門面試、用人部門面試、公司領導面試等，全面了解候選人的綜合素質、專業能力、工作經驗等情況。4.背景調查：對擬錄用人員進行背景調查，核實其學歷、工作經歷、工作表現等信息的真實性。5.錄用決策：根據面試和背景調查結果，綜合評估候選人情況，做出錄用決策。6.入職手續辦理：通知錄用人員辦理入職手續，簽訂勞動合同，發放辦公用品、工作證件等，安排入職培訓。五、培訓與發展（一）入職培訓1.新入職專職秘書入職后，由人力資源部門組織為期[X]天的入職培訓。2.培訓內容包括公司基本情況、組織架構、企業文化、規章制度、辦公流程、保密制度等。3.通過培訓，使新員工盡快了解公司，熟悉工作環境和工作要求，融入公司團隊。（二）業務培訓1.根據專職秘書的工作需求和職業發展規劃，定期組織業務培訓。2.培訓內容涵蓋公文寫作、會議組織、溝通技巧、辦公軟件應用、保密管理等方面。3.邀請公司內部資深人員或外部專家進行授課，采用集中培訓、在線學習、案例分析、模擬演練等多種培訓方式，提高培訓效果。（三）職業發展規劃1.建立專職秘書職業發展通道，設置不同的職級，如初級秘書、中級秘書、高級秘書等。2.根據專職秘書的工作表現、能力提升情況等，定期進行職級評定，為其職業發展提供晉升機會。3.為專職秘書提供橫向發展機會，如輪崗到其他相關部門，拓寬其工作視野和業務領域。六、考核與激勵（一）考核原則1.客觀公正原則：以工作業績和表現為依據，全面、客觀、公正地評價專職秘書的工作。2.注重實效原則：考核指標明確，重點突出工作成果和實際貢獻，確保考核結果真實反映工作情況。3.激勵發展原則：通過考核，激勵專職秘書不斷提高工作能力和績效，促進其職業發展。（二）考核內容1.工作業績：包括日常事務處理的準確性和及時性、會議組織的質量、文件起草的水平、溝通協調的效果等工作成果。2.工作能力：涵蓋業務知識掌握程度、辦公軟件應用能力、語言表達能力、文字寫作能力、應變能力等專業技能。3.工作態度：主要考核工作責任心、敬業精神、團隊合作意識、服從安排等方面的表現。4.職業素養：包括保密意識、職業道德、學習能力、創新意識等綜合素質。（三）考核周期1.采用季度考核與年度考核相結合的方式。2.季度考核于每季度末進行，主要對本季度的工作表現進行評價和總結。3.年度考核在每年年底進行，是對全年工作的綜合考核，考核結果作為薪酬調整、晉升、獎勵等的重要依據。（四）考核方式1.自評：專職秘書根據本季度或本年度工作完成情況進行自我總結和評價，填寫自評表。2.上級評價：由直接上級領導對專職秘書的工作表現進行評價，填寫評價表，評價結果占考核總成績的[X]%。3.同事評價：組織相關部門同事對專職秘書的溝通協作等方面進行評價，評價結果占考核總成績的[X]%。4.綜合評價：人力資源部門匯總自評、上級評價和同事評價結果，結合日常工作表現記錄，進行綜合評價，確定最終考核成績。（五）激勵措施1.薪酬調整：根據年度考核結果，對考核優秀的專職秘書給予薪酬晉升或加薪獎勵；對考核不稱職的人員，視情況進行降薪或調整崗位。2.晉升機會：考核成績優秀的專職秘書在職位晉升、職級晉升等方面優先考慮。3.榮譽表彰：對工作表現突出的專職秘書授予“優秀秘書”等榮譽稱號，并在公司內部進行表彰和宣傳。4.培訓與發展機會：為考核優秀的專職秘書提供更多的培訓和學習機會，支持其職業發展。七、薪酬福利（一）薪酬結構專職秘書的薪酬結構包括基本工資、績效工資、津貼補貼等部分。1.基本工資：根據崗位職級和市場行情確定，保障員工基本生活需求。2.績效工資：與季度考核和年度考核結果掛鉤，根據工作業績和表現發放，激勵員工提高工作績效。3.津貼補貼：包括交通補貼、通訊補貼、午餐補貼等，根據公司相關規定發放。（二）薪酬發放1.基本工資按月發放，績效工資根據考核周期發放，一般在季度末或年末發放。2.津貼補貼隨工資一同發放。3.員工應繳納的個人所得稅等由公司按照國家法律法規代扣代繳。（三）福利待遇1.法定福利：按照國家法律法規規定，為員工繳納養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險和生育保險，以及住房公積金。2.帶薪年假：員工根據工作年限享受相應天數的帶薪年假。3.病假：員工因病需要請假時，按照公司病假制度執行，給予一定天數的病假。4.婚假、產假、陪產假、喪假等：員工在符合國家法律法規和公司規定的情況下，享受相應的假期。5.節日福利：在重要節日為員工發放節日禮品或補貼。6.培訓與學習：提供豐富的內部培訓和外部學習機會，支持員工提升自身能力。7.其他福利：如員工體檢、團隊活動經費等。八、工作紀律與行為規范（一）考勤紀律1.專職秘書應嚴格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.請假需提前按照規定流程辦理請假手續，經批準后方可休假。未經批準擅自離崗的，按曠工處理。（二）工作紀律1.嚴格遵守公司的各項規章制度，服從公司領導的工作安排，認真履行工作職責。2.工作時間內不得從事與工作無關的事情，如玩游戲、瀏覽無關網頁、聊天等。3.妥善保管公司辦公用品和設備，不得隨意損壞或丟失，如有損壞應及時報告并賠償。（三）保密紀律1.嚴格遵守公司保密制度，對工作中涉及的公司機密信息、商業秘密等予以嚴格保密，不得泄露給任何無關人員。2.在使用公司機密文件和資料時，按照規定的流程和權限進行操作，使用完畢后及時歸還或銷毀。3.不得私自復制、傳播公司機密文件和資料。