業績檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司業績管理，規范業績檔案的建立、管理和使用，客觀、公正、全面地評價員工工作表現，為員工薪酬調整、晉升、培訓、職業發展規劃等提供依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：業績檔案應如實記錄員工的工作業績、表現等信息，確保數據真實可靠。2.全面性原則：涵蓋員工工作的各個方面，包括工作任務完成情況、工作質量、工作效率、團隊協作等。3.動態性原則：隨著員工工作的進展和變化，及時更新業績檔案內容。4.保密性原則：嚴格保護員工業績檔案信息的安全與隱私，未經授權不得泄露。二、業績檔案的內容（一）基本信息1.員工姓名、性別、年齡、部門、職位、入職時間等。2.員工崗位說明書及崗位職責。（二）業績目標與計劃1.員工年度、季度、月度業績目標設定情況。2.為實現業績目標制定的詳細工作計劃與措施。（三）工作任務完成情況1.各項工作任務的實際完成進度、成果及質量。2.工作任務的重要性、難度及完成過程中遇到的問題與解決方法。（四）工作表現評估1.上級領導定期對員工工作表現進行的評價，包括工作態度、工作能力、工作責任心等方面。2.同事之間互評及員工自評結果，評價維度可涵蓋團隊協作、溝通能力、創新能力等。（五）業績數據統計1.銷售額、銷售量、利潤額、客戶滿意度等業務指標數據。2.項目完成數量、質量、進度等相關數據。（六）獎懲記錄1.公司內部頒發的各類獎勵，如優秀員工獎、創新獎、團隊協作獎等。2.因違反公司規定或工作失誤受到的處罰，如警告、罰款、降職等。（七）培訓與發展記錄1.參加公司內部培訓、外部培訓的課程名稱、時間、培訓效果評估等。2.員工個人職業發展規劃及實施進展情況。（八）特殊貢獻記錄1.員工在工作中提出的合理化建議被采納后為公司帶來顯著效益的情況。2.成功解決重大工作難題、避免重大損失等突出表現。三、業績檔案的建立（一）檔案建立責任人1.員工所在部門負責人為業績檔案建立的第一責任人，負責組織收集、整理本部門員工的業績信息。2.人力資源部門負責對各部門提交的業績檔案進行匯總、審核和統一管理。（二）信息收集渠道1.員工定期提交的工作匯報、工作總結、業績報表等。2.上級領導日常工作中的觀察記錄、評價意見。3.同事之間的互評反饋、協作項目中的評價信息。4.客戶反饋意見、滿意度調查結果等。（三）檔案建立流程1.每月初：員工填寫月度業績報告，詳細描述上月工作任務完成情況、遇到的問題及解決方案、下月工作計劃等，提交給部門負責人。2.每月中旬：部門負責人對員工月度業績報告進行審核，結合日常工作表現，對員工進行評價，填寫月度工作表現評估表，并將相關信息反饋給員工。3.每季度末：員工根據本季度工作情況，總結業績目標完成情況，填寫季度業績總結報告，提交部門負責人。部門負責人匯總本季度部門內員工業績情況，形成季度業績檔案資料，報送人力資源部門。4.每年末：員工撰寫年度工作總結與業績報告，全面回顧一年來的工作表現、業績成果、存在的不足及改進措施等。部門負責人對員工年度業績進行綜合評價，填寫年度工作表現評估表，并將年度業績檔案資料整理齊全后報送人力資源部門。人力資源部門對各部門提交的年度業績檔案進行審核、匯總，建立員工個人年度業績檔案。四、業績檔案的管理（一）檔案存儲1.人力資源部門設立專門的業績檔案管理文件夾，采用電子文檔與紙質文檔相結合的方式進行存儲。電子文檔按照員工姓名、部門等進行分類存放，紙質文檔按照年度、部門順序進行裝訂成冊。2.確保業績檔案存儲環境安全、整潔，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。（二）檔案更新1.業績檔案信息應及時更新，確保數據的時效性和準確性。員工工作任務完成情況、獎懲記錄等發生變化時，相關責任人應在規定時間內將最新信息提交至人力資源部門進行更新。2.人力資源部門定期對業績檔案進行檢查，發現信息缺失或錯誤時，及時通知相關部門和員工進行補充或修正。（三）檔案查閱1.內部查閱員工本人有權查閱自己的業績檔案，了解個人工作表現和業績情況。查閱時需填寫業績檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到人力資源部門查閱。部門負責人因工作需要查閱本部門員工業績檔案時，需填寫業績檔案查閱申請表，經人力資源部門負責人審批后，方可查閱。查閱目的應明確記錄在申請表中，查閱過程中不得擅自更改或泄露檔案內容。人力資源部門工作人員因工作需要查閱業績檔案時，應經人力資源部門負責人批準，并在規定的工作范圍內使用檔案信息。2.外部查閱因工作需要，如政府部門調查、合作單位審計等，確需向外部提供員工業績檔案信息時，需經過公司高層領導審批，并按照相關法律法規和公司規定進行操作。外部查閱業績檔案時，必須由公司指定專人陪同，查閱人員不得擅自復印、拍照或帶走檔案資料。（四）檔案保密1.嚴格遵守公司保密制度，對業績檔案信息予以保密。未經員工本人同意，不得向任何第三方透露員工業績檔案中的敏感信息。2.業績檔案管理人員應妥善保管檔案資料，不得將檔案帶出辦公區域，不得在非工作時間私自查閱檔案。3.如因工作失誤或故意泄露業績檔案信息，給員工或公司造成損失的，將依法追究相關人員的責任。五、業績檔案的使用（一）員工薪酬調整1.人力資源部門根據員工年度業績檔案評估結果，結合公司薪酬政策和市場薪酬水平，提出員工薪酬調整建議。2.員工薪酬調整幅度與業績表現掛鉤，業績優秀的員工可獲得較大幅度的薪酬提升，業績未達標的員工可能面臨薪酬調整或凍結。（二）員工晉升與降職1.在員工晉升選拔過程中，業績檔案作為重要的參考依據之一。綜合考慮員工的工作業績、能力素質、團隊協作等方面表現，優先晉升業績突出、能力優秀的員工。2.對于業績持續不佳、不能勝任現有工作崗位的員工，公司將根據業績檔案記錄，進行降職處理。（三）員工培訓與發展1.根據業績檔案中員工的能力短板和發展需求，為員工制定個性化的培訓計劃。通過培訓提升員工的專業技能和綜合素質，促進員工職業發展。2.業績檔案中的培訓與發展記錄，可作為評估員工培訓效果和職業發展規劃執行情況的依據。（四）績效改進計劃制定1.當員工業績未達到公司要求或出現明顯下滑趨勢時，上級領導與員工共同根據業績檔案分析原因，制定績效改進計劃。2.績效改進計劃明確改進目標、措施、時間節點等內容，人力資源部門跟蹤監督計劃執行情況，并將執行結果記錄在業績檔案中。六、業績檔案的考核與監督（一）考核機制1.人力資源部門定期對業績檔案的建立、管理和使用情況進行考核評估，確保檔案信息的完整性、準確性和規范性。2.考核指標包括檔案內容的真實性、更新及時性、查閱記錄完整性、保密措施執行情況等。（二）監督措施1.公司設立業績檔案管理監督小組，由人力資源部門負責人、內部審計人員等組成，負責對業績檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組有權對業績檔案管理過程中存在的問題提出整改意見，并