嚴格歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協議、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案管理的規范化和標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司的各項活動和歷史面貌。3.完整性原則：檔案應全面、系統地收集，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業務素質。5.按照規定向國家有關部門和單位移交檔案，并做好檔案的統計工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整性和準確性。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理工作，并接受綜合管理部的業務指導和監督。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部集中保管。4.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、印章等。2.公司股東會、董事會、監事會等會議記錄、決議、紀要等。3.公司各項規章制度、工作計劃、總結、報告等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等。5.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。6.公司的人事檔案、培訓記錄、績效考核資料等。7.公司的技術文件、圖紙、專利、商標等。8.公司的市場調研、營銷策劃、客戶資料等。9.公司的行政文件、信函、通知、公告等。10.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.對于重要文件和資料，應及時進行收集和整理，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。4.對于電子文件，應按照規定進行備份，并確保備份數據的完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為行政管理類、黨群工作類、經營管理類、生產技術類、財務審計類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和檢索。編號應遵循唯一性、系統性、穩定性的原則。3.編目：對每份檔案進行編目，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。編目應準確、清晰、完整。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應使用統一的裝訂材料，不得使用金屬物裝訂。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部歸檔。2.對于重要文件和資料，應隨時形成隨時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照整理要求對檔案進行整理、編目后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份隨檔案移交綜合管理部，一份留存本部門備查。2.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案存入檔案庫房。3.對于不符合歸檔要求的檔案，綜合管理部應及時通知移交部門進行補充或修正，直至符合要求為止。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動和歷史面貌的，在較長時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部職能活動和歷史面貌的，在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為[具體年限]年。（二）保管要求1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。3.對檔案應進行分類存放，標識清晰，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。5.對電子檔案應進行備份，并分別存儲在不同的介質上，異地存放。同時，應定期對電子檔案進行檢查和維護，確保數據的安全和完整。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經公司綜合管理部負責人審核，公司分管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、目的等信息。2.所在部門負責人或公司分管領導簽字批準。3.綜合管理部檔案管理人員根據批準的《檔案查閱申請表》，提供相應的檔案，并在《檔案查閱登記表》上登記查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱等信息。4.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，需經綜合管理部檔案管理人員同意，并進行登記。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合管理部檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用限制1.查閱檔案人員應遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內容。2.未經綜合管理部同意，查閱人員不得擅自復制、拍攝、傳播檔案內容。3.檔案僅供查閱和利用，不得用于其他目的。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規和公司檔案管理制度為依據，對檔案進行鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發展的觀點，準確判定檔案的價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關部門負責人組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，并提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，判斷其保存價值。2.分析檔案內容：根據檔案的主題、來源、時間、形式等因素，分析其在公司各項活動中的作用和價值。3.參考檔案保管期限表：結合檔案保管期限表的規定，對檔案的保管期限進行確定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經公司分管領導批準后，由綜合管理部組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。4.銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔備查。八、檔案的統計與移交（一）統計工作1.綜合管理部應建立檔案統計制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等情況進行統計。2.檔案統計報表應及時、準確、完整，定期向上級主管部門和公司領導報送