嚴格證章管理制度一、總則（一）目的為加強公司證章管理，維護公司形象和合法權益，確保證章的規范使用與安全保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的各類證章管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章、業務專用章以及各類資質證書、榮譽證書等。（三）基本原則1.合法性原則：證章的刻制、使用和保管必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.嚴肅性原則：證章是公司權力和身份的象征，應嚴肅對待，嚴格管理。3.安全性原則：確保證章的安全存放，防止遺失、被盜用或濫用。4.規范性原則：明確證章的使用流程和審批權限，保證使用規范、有序。二、證章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制證章的部門或單位，應填寫《證章刻制申請表》，詳細說明證章名稱、用途、規格、數量等信息。2.申請表需經部門負責人簽字確認，并報分管領導審批。（二）刻制流程1.經審批通過的《證章刻制申請表》交至行政部門，由行政部門統一聯系具有資質的刻章單位進行刻制。2.刻章單位應嚴格按照公安部門規定的樣式、規格和材質進行刻制，確保證章質量。3.刻制完成后，行政部門負責對證章進行驗收，檢查證章的外觀、尺寸、文字等是否符合要求。驗收合格后，填寫《證章驗收單》。（三）啟用登記1.證章驗收合格后，行政部門負責在《證章使用登記簿》上進行啟用登記，記錄證章名稱、啟用日期、保管人等信息。2.同時，將證章移交至指定的保管人，并辦理交接手續。交接雙方需在《證章交接清單》上簽字確認。三、證章的保管（一）保管人員職責1.證章保管人應妥善保管證章，確保證章安全。未經批準，不得擅自將證章轉借他人或帶出辦公區域。2.建立證章保管臺賬，詳細記錄證章的領取、使用、歸還等情況。3.定期對證章進行檢查，如發現證章有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。（二）保管方式1.公章、合同專用章、財務專用章、法人章等重要證章應存放在保險柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.部門章、業務專用章等可根據實際情況，存放在專門的文件柜或抽屜中，并加鎖保管。3.各類資質證書、榮譽證書等應分類存放，妥善保管，防止損壞或丟失。（三）保管地點變更證章保管地點如需變更，應提前報行政部門備案，并辦理交接手續。交接雙方需在《證章交接清單》上簽字確認。四、證章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對外的重要文件、合同、協議等的簽署，以及其他需要代表公司行使權力的事項。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經濟合同。3.財務專用章：用于公司財務收支、結算等相關業務。4.法人章：用于公司法定代表人授權的特定事項。5.部門章：用于本部門內部的文件、通知、報表等的蓋章。6.業務專用章：用于公司特定業務領域的相關文件、憑證等的蓋章。7.資質證書、榮譽證書：用于公司對外展示、投標、合作等活動。（二）使用流程1.填寫《證章使用申請表》：使用證章時，需填寫《證章使用申請表》，詳細說明使用事項、使用部門、使用人、使用時間、證章名稱等信息。2.審批：申請表需經部門負責人簽字確認，并根據使用事項的性質和金額大小，報分管領導或總經理審批。3.蓋章：經審批通過后，由證章保管人根據申請表上的內容進行蓋章，并在《證章使用登記簿》上記錄使用情況。4.登記備案：行政部門定期對證章使用情況進行匯總登記備案，以便查閱和監督。（三）特殊情況使用1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按正常流程審批時，使用人應電話請示相關領導同意后先行蓋章，并在事后及時補辦審批手續。2.涉及重大事項或金額較大的合同、協議等，需使用證章時，應經公司法律顧問審核后再按流程審批蓋章。（四）禁止使用情況1.未經審批的任何文件、合同、協議等不得使用證章蓋章。2.空白紙張、介紹信等不得加蓋證章。3.與公司業務無關的事項不得使用證章。五、證章的停用與銷毀（一）停用情形1.證章因磨損、損壞等原因無法正常使用。2.公司機構調整、業務變更，證章不再使用。3.其他原因需要停用證章。（二）停用登記證章停用后，保管人應及時在《證章使用登記簿》上進行停用登記，并將證章交回行政部門。行政部門負責對停用證章進行封存保管。（三）銷毀流程1.對于需要銷毀的證章，行政部門應填寫《證章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、證章名稱、數量等信息。2.申請表需經分管領導審批通過后，由行政部門會同相關部門共同進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，參與銷毀人員需在《證章銷毀記錄單》上簽字確認。六、監督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對證章的保管和使用情況進行檢查，檢查內容包括證章保管是否安全、使用流程是否規范、審批手續是否齊全等。2.每次檢查后，應填寫《證章管理檢查報告》，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）不定期抽查公司領導或相關部門可根據工作需要，對證章管理情況進行不定期抽查，確保證章管理工作嚴格執行制度規定。（三）違規處理1.對于違反本制度規定使用證章的行為，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節嚴重的，依法追究相關人員的法律責任。2.因保管不善導致證章遺失、被盜用或濫用的，保管人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，依法移送司法機關處理。七、附則