中國檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法規，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責檔案管理工作的組織、協調和指導，具體職責如下：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理。4.負責檔案的鑒定、銷毀和移交工作。5.提供檔案查閱、借閱服務，對檔案利用情況進行登記和統計。6.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并指定專人負責檔案管理，配合綜合管理部做好檔案管理相關工作，具體職責如下：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件、資料，并按照檔案管理要求進行分類、編號和裝訂。2.在規定時間內將整理好的檔案移交綜合管理部。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、會議紀要、工作計劃與總結等。2.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等相關文件。3.財務審計類：財務預算、決算、報表、審計報告等相關文件。4.市場營銷類：市場調研、營銷策劃、客戶資料、銷售合同等相關文件。5.生產管理類：生產計劃、工藝流程、質量控制、設備管理等相關文件。6.技術研發類：研發項目立項、研究報告、技術方案、專利申請等相關文件。7.物資采購類：采購計劃、采購合同、供應商資料、物資驗收等相關文件。8.質量管理類：質量體系文件、質量檢驗報告、質量事故處理等相關文件。9.安全環保類：安全管理制度、安全檢查記錄、環保文件等相關文件。10.其他類：不屬于以上九類的其他文件、資料。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式，具體如下：1.年度：用四位阿拉伯數字表示，如“2023”。2.類別代碼：按照檔案分類，用兩位大寫英文字母表示，如“XG”表示行政管理類。3.順序號：用四位阿拉伯數字表示，從“0001”開始依次編號。例如：2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XG0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料均應納入檔案收集范圍，具體包括：1.上級機關下發的與公司有關的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類規章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要等。3.公司對外簽訂的合同、協議、意向書等。4.公司內部的請示、報告、批復、函件等。5.公司員工的人事檔案、培訓記錄、考核材料等。6.公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。7.公司的市場調研、營銷策劃、客戶資料等。8.公司的生產計劃、工藝流程、質量控制、設備管理等文件。9.公司的技術研發項目立項、研究報告、技術方案、專利申請等文件。10.公司的物資采購計劃、采購合同、供應商資料、物資驗收等文件。11.公司的質量體系文件、質量檢驗報告、質量事故處理等文件。12.公司的安全管理制度、安全檢查記錄、環保文件等。13.公司的其他具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部。2.對于重大事件、重要項目等形成的檔案，應在事件結束或項目完成后及時收集整理并移交。（三）整理要求1.檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修復，字跡模糊或易退變的文件應予復制。3.歸檔文件應按照分類方案和編號方法進行編號，在每份文件首頁上端的空白位置加蓋檔號章，并填寫有關內容。檔號章格式如下：|全宗號|年度|保管期限|件號|頁號||||||||[具體編號]|[具體年度]|[永久/長期/短期]|[順序號]|[頁碼]|4.歸檔文件應采用裝訂的方式，使用不銹鋼訂書釘或縫紉機在文件左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔各部門整理好的檔案應在規定時間內移交綜合管理部，綜合管理部對移交的檔案進行檢查、核對，符合要求的予以接收歸檔，并辦理交接手續。（二）保管1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找。4.綜合管理部應建立檔案保管清冊，對檔案的入庫、保管、查閱、借閱、移出等情況進行詳細記錄。5.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。對破損或變質的檔案，應及時進行修復或復制。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續。2.綜合管理部檔案管理人員應根據查閱申請表，提供相應的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.查閱檔案應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需摘抄、復印檔案內容，應經檔案管理人員同意，并在規定范圍內進行。4.查閱結束后，檔案管理人員應及時收回檔案，并檢查檔案是否完整無損。如發現問題，應及時查明原因并處理。（二）借閱1.公司內部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人簽字同意，綜合管理部負責人審批后，到綜合管理部辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱檔案應使用檔案專用袋或檔案盒，并在檔案上加蓋“借閱”章。借閱人應對檔案的安全和保密負責，不得轉借、涂改、偽造、丟失檔案。4.借閱人應在規定期限內歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向綜合管理部說明情況，并辦理續借手續。逾期不還的，綜合管理部將視情節輕重給予相應的處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準如下：永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為[X]年。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關部門人員參加。鑒定小組應按照檔案鑒定標準，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組鑒定并報公司領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數量、年度、保管期限等信息，經公司領導簽字同意后，由綜合管理部負責組織實施。3.檔案銷毀應采用焚燒或粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應指定專人負責監督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.《檔案銷毀申請表》和《檔案銷毀清冊》應作為檔案永久保存。八、檔案的統計與移交（一）統計綜合管理部應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，并編制檔案統計報表，上報公司領導和上級主管部門。（二）移交1.公司因機構變動、