中心印鑒管理制度一、總則（一）目的為加強公司中心印鑒的管理，規范印鑒的使用流程，確保印鑒使用的安全、準確、規范，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及使用中心印鑒的相關活動。（三）定義本制度所稱中心印鑒，是指公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。二、印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.公司因業務需要刻制印鑒時，由使用部門填寫《印鑒刻制申請表》，詳細說明印鑒名稱、用途、規格等信息，并經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門審核《印鑒刻制申請表》，確保申請信息準確無誤后，報公司領導審批。3.經公司領導批準后，行政部門統一安排到公安機關指定的具有合法資質的印章刻制單位進行刻制。4.新刻制的印鑒必須符合國家法律法規和公司規定的樣式、規格要求，同時要在印鑒上預留印模，以備存檔。（二）啟用1.新印鑒刻制完成后，行政部門應填寫《印鑒啟用申請表》，注明印鑒名稱、啟用日期、啟用范圍等內容，并附上印模，報公司領導審批。2.經公司領導批準后，行政部門負責將印鑒啟用的相關信息通知到各部門，并在公司內部發布正式公告，告知全體員工新印鑒已啟用及使用注意事項。3.印鑒啟用后，原相關印鑒同時廢止。廢止的印鑒由行政部門妥善保管，并按照公司檔案管理規定進行封存，以備查閱。三、印鑒的保管（一）保管原則1.中心印鑒必須指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保印鑒安全。2.印鑒保管人員不得擅自將印鑒轉借他人使用，不得在未辦理審批手續的情況下將印鑒帶出公司。3.印鑒保管人員應妥善保管印鑒，防止印鑒丟失、被盜或損壞。如發現印鑒有異常情況，應及時報告公司領導，并采取相應的措施。（二）保管職責1.公章保管職責負責公章的日常保管，確保公章存放安全。嚴格按照公司規定的流程和審批權限使用公章，對蓋章的文件、合同等進行認真審核，確保內容合法、合規、準確。登記公章使用情況，詳細記錄用印日期、用印事項、批準人等信息，并妥善保管相關資料。定期檢查公章的使用情況，發現問題及時向公司領導匯報，并協助進行調查處理。2.合同專用章保管職責負責合同專用章的保管，確保印章存放安全。根據合同審批流程，在合同原件上加蓋合同專用章，并對蓋章的合同進行編號登記。對已蓋章的合同進行妥善保管，按照公司合同檔案管理規定進行歸檔，以便查閱和追溯。監督合同執行情況，發現合同執行過程中出現問題及時向公司領導匯報，并協助相關部門進行處理。3.財務專用章保管職責負責財務專用章的保管，確保印章存放安全。嚴格按照財務制度和審批流程使用財務專用章，對涉及財務收支、結算等業務的票據、文件等進行蓋章確認。登記財務專用章使用情況，詳細記錄用印日期、用印事項、金額、批準人等信息，并妥善保管相關資料。定期與財務部門核對印章使用情況，確保財務印鑒使用規范、準確。4.法定代表人章保管職責負責法定代表人章的保管，確保印章存放安全。根據公司規定和法定代表人授權，在相關文件、合同等上加蓋法定代表人章。對法定代表人章的使用情況進行詳細登記，記錄用印日期、用印事項、批準人等信息，并妥善保管相關資料。協助法定代表人辦理涉及印章使用的其他事項，確保公司業務順利進行。（三）保管地點1.公章、合同專用章、財務專用章應存放于公司專門設立的印鑒保管柜中，保管柜應具備防盜、防火、防潮等功能。2.法定代表人章應由法定代表人或其授權的專人負責保管，存放于安全可靠的地方。（四）保管交接1.印鑒保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印鑒時，必須辦理嚴格的交接手續。交接雙方應填寫《印鑒交接清單》，詳細列出交接的印鑒名稱、數量、交接日期等信息，并簽字確認。2.《印鑒交接清單》一式三份，交接雙方各執一份，一份交行政部門備案。交接過程中，應由行政部門派人進行監交，確保交接工作準確無誤。3.交接完成后，原保管人員應將印鑒的使用情況、保管注意事項等向新保管人員進行詳細說明，確保新保管人員能夠熟練掌握印鑒的使用和保管要求。四、印鑒的使用（一）使用流程1.申請各部門或員工因工作需要使用中心印鑒時，應填寫《印鑒使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用途等信息，并經部門負責人簽字確認。涉及合同簽訂、重要文件發布等重大事項的用印申請，還需經公司領導審批。2.審核行政部門對《印鑒使用申請表》進行審核，重點審核用印事項是否符合公司規定、文件內容是否合法合規、審批手續是否齊全等。對于不符合規定或存在疑問的申請，行政部門應及時與申請部門溝通，要求其補充完善相關資料或作出合理解釋。3.用印經審核通過的《印鑒使用申請表》，由印鑒保管人員按照規定在相應文件、合同等上加蓋印鑒，并確保印鑒清晰、端正、完整。用印過程中，印鑒保管人員應嚴格遵守用印規定，不得擅自更改用印內容或超越權限用印。4.登記印鑒使用完成后，印鑒保管人員應及時在《印鑒使用登記簿》上進行登記，詳細記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、批準人、用印人等信息。《印鑒使用登記簿》應妥善保管，以備查閱和追溯。（二）使用審批權限1.一般性文件、資料的蓋章，由部門負責人審批。2.涉及合同簽訂、重要文件發布、對外擔保、貸款申請等重大事項的蓋章，需經公司領導審批。3.法定代表人章的使用，必須經法定代表人本人或其授權的專人批準。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用印鑒，且無法及時辦理審批手續時，使用部門應電話請示公司領導同意后先予用印，但事后必須及時補辦審批手續。2.對于異地用印的情況，應通過傳真、郵件等方式將《印鑒使用申請表》及相關文件發送至公司總部，經審批同意后，由印鑒保管人員通過郵寄或專人送達等方式將印鑒送至指定地點，并做好交接記錄。（四）使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋中心印鑒。2.未經公司領導批準，不得將中心印鑒用于與公司業務無關的事項。五、印鑒的廢止與銷毀（一）廢止1.因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因需要廢止印鑒時，由行政部門填寫《印鑒廢止申請表》，詳細說明廢止原因、廢止印鑒名稱等信息，并附上印模，報公司領導審批。2.經公司領導批準后，行政部門負責將廢止印鑒的相關信息通知到各部門，并在公司內部發布正式公告，告知全體員工廢止印鑒已停止使用。3.廢止的印鑒應及時交回行政部門，行政部門負責對廢止印鑒進行封存保管。（二）銷毀1.對于廢止的印鑒，行政部門應定期進行清理，按照公司檔案管理規定進行封存保管。2.封存保管一定期限后（一般為一年），經公司領導批準，行政部門會同相關部門共同對廢止印鑒進行銷毀。3.印鑒銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、監銷人等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。記錄應妥善保管，以備查閱。六、監督與檢查（一）監督職責1.公司行政部門負責對中心印鑒的管理和使用情況進行定期監督檢查，確保印鑒管理規范、使用安全。2.公司審計部門有權對中心印鑒的使用情況進行不定期審計，檢查印鑒使用是否符合公司規定和審批流程，發現問題及時督促整改。（二）檢查內容1.印鑒保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管地點是否安全、保管交接手續是否齊全等。2.印鑒使用情況，包括用印申請是否規范、審批手續是否齊全、用印登記是否準確等。3.印鑒廢止與銷毀情況，包括廢止印鑒是否及時封存、銷毀過程是否合規等。（三）問題處理1.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達《整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照《整改通知書》的要求，認真分析問題原因，制定切實可行的整改措施，并在規定期限內完成整改。3.整改完成后，責任部門應向行政部門提交整改報告，行政部門對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。七、違規處理（一）違規情形1.未按本制度規定的流程和審批權限使用印鑒。2.將印鑒轉借他人使用或在未辦理審批手續的情況下將印鑒帶出公司。3.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋中心印鑒。4.擅自更改用印內容或超越權限用印。5.因保管不善導致印鑒丟失、被盜或損壞。6.未按規定進行印鑒保管交接。7.對印鑒使用情況隱瞞不報或提供虛假信息。（二）處理措施1.對于違反本制度規定的部門或個人，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰