中鐵檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中鐵檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產經營、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中鐵總部及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則中鐵檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則檔案應如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，保證檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理企業(yè)在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門中鐵設立專門的檔案管理部門，負責全公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立科學的檔案檢索體系。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.為企業(yè)各部門提供檔案查詢、借閱等服務，積極開發(fā)利用檔案信息資源。6.參與企業(yè)重大活動的文件材料收集、整理和歸檔工作。（三）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、保密等制度，確保本部門檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)在籌備、設立、經營、變更、終止等過程中形成的各類文件材料。2.企業(yè)生產經營活動中產生的合同、協(xié)議、計劃、報表、技術文件、財務資料等。3.企業(yè)召開的各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議等。4.企業(yè)領導公務活動中形成的文件材料，如批示、講話、調研報告等。5.企業(yè)員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。6.企業(yè)獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等文件材料。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對重要會議、重大活動等形成的文件材料，應在活動結束后及時收集整理。3.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等十大類。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用數字編號、字母編號或數字與字母相結合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。檔案目錄應一式多份，分別存放于檔案庫房、檔案查閱室等。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊和裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年歸檔。2.會計檔案應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管。3.工程檔案應在項目竣工驗收后三個月內歸檔。4.科研項目檔案應在項目鑒定、驗收后歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。檔案移交清單應一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.檔案管理部門應對移交的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案，應退回原部門重新整理。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內對企業(yè)有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較短時間內對企業(yè)有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。檔案裝具應堅固耐用，符合檔案保管要求。3.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）檔案保管措施1.建立檔案庫房管理制度，明確檔案管理人員的職責和工作流程。2.對檔案進行定期清查、核對，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現檔案丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應措施。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，分別存放于不同的地點。同時，應定期對電子檔案進行檢測和維護，確保電子檔案的可讀性和可用性。六、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內部各部門因工作需要查閱檔案。2.企業(yè)員工因個人需要查閱本人的人事檔案等相關檔案。3.外單位因工作需要查閱中鐵檔案，須經中鐵相關部門批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據查閱者的需求，提供相應的檔案供其查閱。查閱者應在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括查閱者姓名、單位、查閱時間、查閱內容、借閱期限等。檔案利用登記應長期保存，以備查考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.對已過保管期限的檔案，應根據其歷史價值、現實利用價值等情況進行鑒定。2.對失去保存價值的檔案，應予以銷毀。失去保存價值的檔案包括：重復文件、無查考利用價值的文件、已被新文件替代的舊文件等。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可根據實際情況延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、銷毀原因等內容。2.檔案銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核，報企業(yè)主管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立中鐵檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.制定檔案信息化管理制度，明確檔案數字化處理、數據錄入、系統(tǒng)維護等工作流程和要求。2.配備必要的計算機設備、掃描設備、存儲設備等信息化硬件設施，滿足檔案信息化管理的需要。3.對檔案進行數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，并進行分類存儲。電子檔案應與紙質檔案具有同等效力。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的在線