主管合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規及相關政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商一致，簽訂合同。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。4.風險防范原則：加強合同風險評估與防范，確保公司利益不受損失。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務部門負責合同的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規進行把關。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。2.業務部門負責合同的前期調研、談判、起草工作，確保合同內容符合業務實際需求。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現的問題。配合法務部門處理合同糾紛，提供相關業務資料和證據。3.財務部門負責審核合同的財務條款，確保合同涉及的財務事項符合公司財務制度和相關規定。參與合同的付款審核，監督合同款項的支付情況。協助處理合同糾紛中的財務問題，提供財務數據和分析。（二）合同管理人員職責1.負責合同的日常管理工作，包括合同的登記、歸檔、保管等。2.協助合同承辦部門進行合同的起草、審核、簽訂等工作。3.跟蹤合同履行情況，及時提醒合同承辦部門處理合同履行中的問題。4.負責合同統計報表的編制和上報工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業務發起：業務部門根據業務需求，發起合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當事人信息、合同主要條款等內容。2.部門審核：業務部門負責人對合同簽訂申請進行審核，重點審核合同內容是否符合業務要求、合同條款是否明確具體、合同風險是否可控等。審核通過后，將申請表提交給法務部門。3.法務審查：法務部門對合同進行合法性審查，重點審查合同條款是否符合法律法規規定、合同主體是否適格、合同權利義務是否對等、合同違約責任是否明確等。審查通過后，出具《合同審查意見書》。4.財務審核：財務部門對合同的財務條款進行審核，重點審核合同價款、付款方式、結算方式、發票開具等內容是否符合公司財務制度和相關規定。審核通過后，在申請表上簽署意見。5.領導審批：根據合同金額大小和重要程度，按照公司授權審批制度，報公司領導審批。領導審批通過后，申請表返回業務部門。6.合同簽訂：業務部門根據領導審批意見，與對方當事人協商一致后，簽訂合同。合同簽訂后，及時將合同副本提交給合同管理部門進行登記、歸檔。（二）合同文本要求1.合同文本應使用規范的語言文字，表述準確、清晰、完整。2.合同條款應明確具體，包括合同標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等內容。3.合同中涉及的技術條款、質量標準、驗收標準等應符合國家相關標準和行業規范。4.合同中應明確約定合同生效條件、變更條件、解除條件等內容。（三）合同印章管理1.公司設立合同專用章，由合同管理部門專人負責保管。2.合同專用章的使用應嚴格按照公司印章管理制度執行，未經授權不得擅自使用。3.合同簽訂時，合同承辦部門應填寫《合同用印申請表》，經部門負責人、法務部門、財務部門審核，公司領導審批后，方可使用合同專用章。4.合同專用章使用后，應及時登記用印情況，包括合同名稱、合同編號、用印日期、用印份數等內容。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同簽訂后，業務部門應指定專人負責合同的履行跟蹤，及時掌握合同履行情況。2.合同履行跟蹤人員應定期與對方當事人溝通，了解合同履行進度，及時解決合同履行過程中出現的問題。3.如發現對方當事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時向業務部門負責人報告，并采取相應的措施，如要求對方當事人承擔違約責任、協商變更合同條款、解除合同等。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化，需要變更合同條款的，合同承辦部門應及時與對方當事人協商一致，并簽訂《合同變更協議》。2.合同變更協議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應經過業務部門、法務部門、財務部門審核，公司領導審批。3.合同變更協議簽訂后，合同承辦部門應及時將變更協議副本提交給合同管理部門進行登記、歸檔，并通知相關部門按照變更后的合同條款履行義務。（三）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，合同承辦部門應及時與對方當事人協商一致，并簽訂《合同解除協議》。2.合同解除協議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，應經過業務部門、法務部門、財務部門審核，公司領導審批。3.合同解除協議簽訂后，合同承辦部門應及時將解除協議副本提交給合同管理部門進行登記、歸檔，并通知相關部門停止履行合同義務。4.合同解除后，雙方應按照合同解除協議的約定，辦理相關手續，如結算款項、返還財產、清理債權債務等。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同簽訂前的風險評估與防范，對合同對方當事人的主體資格、信用狀況、經營能力等進行全面調查。2.嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款明確具體、合法合規，避免因合同條款漏洞或歧義引發糾紛。3.加強合同履行過程中的跟蹤管理，及時解決合同履行過程中出現的問題，避免糾紛升級。（二）糾紛處理流程1.糾紛發生后，合同承辦部門應及時收集相關證據，包括合同文本、往來函件、履行記錄、驗收報告等，并進行整理和分析。2.合同承辦部門應與對方當事人進行溝通協商，了解對方當事人的意見和要求，尋求解決方案。如協商不成，應及時向法務部門報告。3.法務部門根據合同承辦部門提供的證據和情況，進行法律分析和研究，制定糾紛處理方案。4.如糾紛需要通過訴訟、仲裁等法律途徑解決，法務部門應代表公司參與訴訟、仲裁活動，負責起草法律文書、收集證據、出庭應訴等工作。5.在糾紛處理過程中，合同承辦部門、財務部門等相關部門應積極配合法務部門工作，提供必要的支持和協助。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同正本、副本及相關附件、補充協議等資料收集齊全，并移交合同管理部門。2.合同履行過程中形成的往來函件、會議紀要、變更協議、解除協議、驗收報告、結算憑證等資料，合同承辦部門應及時整理歸檔，并移交合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門收到合同及相關資料后，應按照合同類別、合同編號、簽訂時間等進行分類整理。2.對每份合同及相關資料進行編號，建立合同檔案目錄，便于查找和管理。3.合同檔案應包括合同文本、合同審查意見書、合同用印申請表、往來函件、會議紀要、變更協議、解除協議、驗收報告、結算憑證等資料。（三）檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案管理規定進行保管，定期進行檢查和清點，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.合同檔案的保管期限按照國家法律法規及公司相關規定執行，期滿后如需銷毀，應按照檔案銷毀程序進行處理。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在合同管理部門指定的地點進行，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。3.查閱人員不得在合同檔案上涂改、標記、抽取、撤換等，如需復印或摘錄合同檔案內容，應經合同管理部門同意。4.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司領導批準后，方可查閱。查閱程序按照公司對外提供資料的相關規定執行。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對合同管理工作進行監督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環節的合規性，合同檔案管理情況等。2.監督檢查可采取自查、抽查、專項檢查等方式進行，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立合同管理工作考核評價制度，對合同管理部門及相關人員的工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂的及時