產品條碼管理制度一、總則（一）目的為加強公司產品條碼的管理，規范條碼的申請、使用、維護及作廢等流程，確保產品條碼的準確性、唯一性和合法性，保障公司產品在市場流通中的正常秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及產品條碼管理的部門和人員，包括但不限于研發部門、生產部門、銷售部門、物流部門等。（三）職責分工1.市場部負責產品條碼的申請工作，確保申請信息的準確無誤，并及時跟進申請進度。收集、整理和更新產品條碼相關的法律法規及行業標準，為公司條碼管理提供政策支持。建立產品條碼臺賬，記錄條碼的申請、使用、變更及作廢等情況，定期進行核對和清理。2.研發部門在新產品研發階段，負責確定產品所需的條碼類型、規格及編碼規則，并提交給市場部進行申請。配合市場部進行條碼的技術對接和測試工作，確保條碼在產品上的正確應用和識別。3.生產部門根據市場部提供的產品條碼信息，負責在產品生產過程中正確粘貼或印刷條碼，確保條碼的清晰度、完整性和可讀性。對生產過程中出現的條碼質量問題及時反饋給相關部門，并協助進行處理。配合市場部做好產品條碼的盤點和清查工作。4.物流部門在產品出入庫環節，負責對產品條碼進行掃描和驗證，確保產品條碼與實物信息一致。對物流過程中發現的條碼損壞或丟失情況及時通知市場部，并協助采取相應的措施。5.質量管理部門負責對產品條碼的質量進行監督和檢查，確保條碼符合相關標準和要求。參與條碼相關問題的調查和處理，提出改進意見和建議。二、條碼申請與審批（一）申請流程1.新產品立項后，研發部門根據產品特點和市場需求，確定產品所需的條碼類型（如EAN13、UPC等）、規格及編碼規則，并填寫《產品條碼申請表》。2.《產品條碼申請表》應包括產品名稱、型號、規格、條碼類型、編碼規則、預計使用數量、申請日期等信息。3.研發部門負責人對《產品條碼申請表》進行審核，確保信息準確無誤后簽字確認，并提交給市場部。4.市場部收到《產品條碼申請表》后，對申請信息進行再次核對，并根據公司產品條碼的使用情況及相關規定，判斷是否需要申請新的條碼。如需申請，市場部應在申請表上注明申請意見，并提交給市場部經理審批。5.市場部經理對條碼申請進行審批，審批通過后，市場部安排專人負責向相關條碼管理機構（如中國物品編碼中心）提交申請資料。申請資料應包括《產品條碼申請表》、營業執照副本復印件、組織機構代碼證副本復印件、產品相關證明文件等。（二）審批要點1.市場部在審核條碼申請時，應重點關注申請條碼的必要性、合規性及與公司產品規劃的一致性。對于不符合規定或不必要的條碼申請，應及時與研發部門溝通并說明原因，要求其調整或取消申請。2.市場部經理在審批條碼申請時，應綜合考慮公司產品發展戰略、市場需求、條碼資源利用效率等因素。對于涉及重大產品項目或大量條碼申請的情況，應組織相關部門進行專題討論，確保決策的科學性和合理性。3.條碼申請獲得批準后，市場部應及時跟蹤申請進度，與條碼管理機構保持密切溝通，確保條碼能夠按時、準確地分配到公司名下。如因特殊原因導致申請延誤或未獲批準，市場部應及時向相關部門反饋，并協調解決問題。三、條碼使用規范（一）條碼粘貼與印刷要求1.生產部門應按照研發部門確定的條碼粘貼或印刷位置、方式及工藝要求，在產品上正確粘貼或印刷條碼。條碼應粘貼牢固、平整，不得有褶皺、破損、污損等現象；印刷條碼應清晰、完整、可識讀，符合相關標準和規范。2.條碼的粘貼或印刷應避免覆蓋產品的重要標識、信息或影響產品的正常使用功能。如因產品設計或其他原因需要對條碼粘貼或印刷位置進行調整，生產部門應提前與研發部門和市場部溝通，確保調整后的條碼仍能滿足識別要求，并符合相關規定。3.在產品包裝過程中，應注意保護條碼不受損壞。對于采用多層包裝的產品，外層包裝不得遮擋或損壞內層包裝上的條碼。（二）條碼使用記錄1.各部門在使用產品條碼過程中，應建立相應的使用記錄臺賬。臺賬應詳細記錄條碼的使用日期、產品名稱、型號、規格、數量、條碼編號等信息，確保每一筆條碼使用都有跡可循。2.生產部門應在產品生產完成后，及時將產品條碼使用情況反饋給市場部。市場部負責匯總各部門的條碼使用記錄，定期進行核對和統計分析，以便及時掌握條碼的使用動態和庫存情況。3.條碼使用記錄應妥善保存，保存期限不得少于產品保質期屆滿后一年。保存期滿后，經公司相關部門負責人批準，方可進行銷毀。（三）條碼使用監督1.質量管理部門應定期對產品條碼的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括條碼的粘貼或印刷質量、使用記錄的完整性和準確性等。對于發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。2.市場部、物流部門等相關部門在日常工作中，如發現條碼使用存在異常情況（如條碼無法識別、與產品信息不符等），應及時通知質量管理部門進行調查處理。質量管理部門應根據調查結果，采取相應的措施，如追溯產品流向、召回問題產品等，確保產品質量和市場秩序。3.公司鼓勵全體員工對條碼使用過程中的違規行為進行監督舉報。對于經查實的違規行為，公司將按照相關規定嚴肅處理，并對舉報人給予適當獎勵。四、條碼變更管理（一）變更情形1.產品名稱、型號、規格等發生變更，導致原條碼不再適用。2.條碼編碼規則發生調整，需要對已申請的條碼進行重新編碼。3.因其他特殊原因需要對條碼進行變更，如條碼管理機構要求變更、公司業務調整等。（二）變更流程1.當出現條碼變更情形時，相關部門（如研發部門、市場部等）應填寫《產品條碼變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及涉及的產品范圍等信息。2.《產品條碼變更申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給市場部。3.市場部對變更申請進行審核，確認變更的必要性和可行性。審核通過后，市場部將變更申請提交給市場部經理審批。4.市場部經理審批通過后，市場部安排專人負責向條碼管理機構提交變更申請資料。變更申請資料應包括《產品條碼變更申請表》、原條碼證書復印件、變更后的產品相關證明文件等。5.條碼管理機構批準變更申請后，市場部應及時將變更后的條碼信息傳達給相關部門，并更新產品條碼臺賬。相關部門應按照新的條碼信息進行產品標識和管理。（三）變更注意事項1.在條碼變更過程中，各部門應密切配合，確保變更工作的順利進行。生產部門應根據新的條碼信息及時調整產品包裝和標識；物流部門應在產品出入庫環節做好條碼信息的更新和驗證工作。2.對于涉及產品條碼變更的產品，應在變更實施前對庫存產品進行清理和標識轉換，確保市場上流通的產品條碼信息一致。同時，應及時通知客戶和合作伙伴產品條碼變更的情況，避免因條碼不一致給客戶帶來不便或造成損失。3.條碼變更后，相關部門應妥善保存變更過程中的各類文件和記錄，以備后續查詢和追溯。五、條碼作廢與銷毀（一）作廢情形1.產品停產或不再使用原條碼。2.條碼申請錯誤或因其他原因導致條碼不再具有使用價值。3.條碼管理機構要求作廢條碼。（二）作廢流程1.當出現條碼作廢情形時，相關部門（如市場部、生產部門等）應填寫《產品條碼作廢申請表》，說明作廢的原因及條碼編號等信息。2.《產品條碼作廢申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給市場部。3.市場部對作廢申請進行審核，確認作廢的必要性和合規性。審核通過后，市場部將作廢申請提交給市場部經理審批。4.市場部經理審批通過后，市場部負責通知條碼管理機構該條碼已作廢，并按照條碼管理機構的要求辦理相關作廢手續。5.條碼管理機構確認條碼作廢后，市場部應及時在公司產品條碼臺賬中對該條碼進行注銷，并將作廢的條碼證書等相關資料收回妥善保管。（三）銷毀要求1.對于已作廢的條碼證書等紙質資料，應定期進行整理和銷毀。銷毀前，應填寫《產品條碼銷毀申請表》，經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導批準。2.條碼銷毀應采用安全、環保的方式進行，確保銷毀過程中條碼信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀數量、銷毀人員等信息。3.對于存儲在電子設備中的條碼數據，應按照公司數據安全管理規定進行刪除或處理，確保數據徹底銷毀，防止信息泄露。六、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.市場部應定期組織產品條碼管理相關知識的培訓，培訓對象包括公司內所有涉及條碼管理的部門和人員。培訓內容應涵蓋條碼基礎知識、條碼申請流程、使用規范、變更管理、作廢與銷毀等方面。2.根據公司業務發展和條碼管理要求的變化，適時調整培訓計劃和內容，確保員工能夠及時掌握最新的條碼管理知識和技能。3.培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式，以提高培訓效果和員工參與度。（二）宣傳推廣1.市場部應通過內部宣傳欄、公司網站、郵件等渠道，加強對產品條碼管理重要性的宣傳，提高全體員工對條碼管理工作的認識和重視程度。2.及時發布條碼管理相關的政策法規、行業動態、公司制度等信息，讓員工了解條碼管理的最新要