產品追訴管理制度一、總則（一）目的為了加強公司產品追訴管理，規范產品追溯流程，確保在產品出現質量問題或其他需要追溯的情況下，能夠快速、準確地獲取產品相關信息，采取有效的措施，保障消費者權益，維護公司聲譽，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產、銷售的所有產品，包括原材料采購、生產加工、成品銷售等各個環節。（三）基本原則1.準確性原則：確保追溯信息真實、準確、完整，能夠清晰反映產品的生產過程、流向等情況。2.及時性原則：在需要追溯時，能夠迅速啟動追溯程序，及時獲取相關信息。3.全面性原則：涵蓋產品從原材料到成品的全生命周期，包括采購、生產、倉儲、銷售等各個環節。4.責任明確原則：明確各環節在產品追溯中的責任，確保追溯工作順利進行。二、產品追溯信息的收集與記錄（一）原材料采購環節1.供應商信息記錄供應商名稱、地址、聯系方式、營業執照號碼等基本信息。保存與供應商簽訂的采購合同、質量協議等文件。2.原材料信息詳細記錄原材料名稱、規格型號、批次號、生產日期、保質期等。原材料的檢驗報告、合格證明等文件應妥善保存，與原材料一一對應。3.采購記錄記錄采購日期、采購數量、采購價格、交貨日期等信息。采購訂單、送貨單等單據應作為采購記錄的重要組成部分進行存檔。（二）生產加工環節1.生產計劃信息制定生產計劃時，明確產品名稱、規格型號、生產數量、生產批次號、預計生產日期等。生產計劃的調整情況應及時記錄。2.生產過程信息記錄各生產工序的開始時間、結束時間、操作人員、設備編號等。對于關鍵工序，應詳細記錄工藝參數、質量檢驗情況等。生產過程中的不合格品處理情況，包括不合格品數量、原因分析、處理方式等，應進行詳細記錄。3.生產設備信息定期對生產設備進行維護保養，記錄設備維護保養日期、維護保養內容、維修記錄等。設備的運行參數、故障情況等信息應實時或定期進行記錄。（三）倉儲環節1.入庫信息記錄產品入庫日期、入庫數量、批次號、規格型號等。入庫產品的質量檢驗報告、合格證明等文件應與入庫記錄一同保存。2.庫存信息定期盤點庫存，記錄庫存產品的數量、批次號、存放位置等信息。庫存產品的出入庫情況應詳細記錄，包括出入庫日期、數量、流向等。3.出庫信息記錄產品出庫日期、出庫數量、批次號、客戶名稱等。銷售訂單、發貨單等單據應作為出庫記錄的重要組成部分進行存檔。（四）銷售環節1.客戶信息記錄客戶名稱、地址、聯系方式、購買產品的規格型號、數量、購買日期等。客戶的特殊要求、售后服務記錄等應進行詳細記錄。2.銷售記錄保存銷售合同、發票、送貨單等銷售相關單據。記錄銷售渠道、銷售價格、促銷活動等信息。三、產品追溯流程（一）內部追溯1.質量問題反饋當公司內部發現產品存在質量問題或其他需要追溯的情況時，由質量控制部門或相關責任部門填寫《產品追溯申請表》，詳細說明問題產品的基本信息、發現時間、問題描述等。2.追溯啟動《產品追溯申請表》經部門負責人審核后，提交至產品追溯管理部門。產品追溯管理部門接到申請后，立即啟動追溯程序，按照產品追溯信息的收集與記錄要求，從原材料采購、生產加工、倉儲等環節獲取相關信息。3.追溯分析對獲取的追溯信息進行分析，查找問題產生的原因。如果問題涉及多個環節，應組織相關部門進行聯合分析，確定各環節的責任。4.追溯報告根據追溯分析結果，編寫《產品追溯報告》，報告應包括問題描述、追溯過程、原因分析、責任認定、采取的措施及改進建議等內容。《產品追溯報告》經相關領導審批后，作為處理產品質量問題和改進工作的依據。（二）外部追溯1.客戶反饋當接到客戶關于產品質量問題或其他需要追溯的反饋時，由客戶服務部門記錄客戶反饋信息，填寫《產品追溯申請表》，并及時傳遞給產品追溯管理部門。2.追溯啟動與處理產品追溯管理部門按照內部追溯流程啟動追溯程序，獲取產品相關信息，進行追溯分析。同時，與客戶保持溝通，了解客戶需求，及時提供解決方案。3.報告與溝通將追溯結果及處理情況以書面形式報告給客戶，并根據客戶要求提供相關證明文件。對于重大質量問題，應及時向公司高層領導匯報，并與客戶協商制定進一步的處理措施。四、產品追溯信息的存儲與管理（一）存儲方式1.電子存儲建立產品追溯信息管理系統，將采購、生產、倉儲、銷售等環節的追溯信息錄入系統，實現電子化存儲。系統應具備數據備份、數據恢復、數據查詢、數據分析等功能。2.紙質存儲對于一些重要的原始記錄、文件等，如采購合同、檢驗報告、生產記錄等，應進行紙質存檔。紙質檔案應分類存放，便于查找和管理。（二）存儲期限1.電子數據產品追溯信息管理系統中的數據應長期保存，以便隨時進行追溯查詢。2.紙質檔案紙質檔案的保存期限應根據相關法律法規和公司規定執行，一般不少于產品的保質期加上一定期限，以確保在產品出現問題后能夠追溯到相關信息。（三）數據安全與保密1.數據安全采取有效的數據安全措施，防止產品追溯信息管理系統受到病毒攻擊、數據泄露等安全威脅。定期對系統進行維護和升級，確保系統的穩定性和安全性。2.數據保密對涉及產品追溯信息的人員進行保密教育，明確保密責任。未經授權，任何人不得擅自查閱、修改、刪除產品追溯信息。對于因工作需要查閱追溯信息的人員，應嚴格按照規定的審批流程進行操作，并做好查閱記錄。五、產品追溯的責任追究（一）責任認定原則1.過錯責任原則：根據各環節工作人員在產品追溯過程中的過錯程度，確定責任大小。2.因果關系原則：追溯問題產生的原因與相關人員的工作行為之間存在因果關系的，應追究其責任。3.連帶責任原則：對于因多個環節共同導致的產品追溯問題，相關環節的責任人應承擔連帶責任。（二）責任追究方式1.警告：對于初次出現輕微追溯問題，且未造成嚴重后果的責任人，給予警告處分。2.罰款：根據問題的嚴重程度和造成的損失，對責任人處以一定金額的罰款。3.降職或撤職：對于因工作失誤導致重大追溯問題，給公司造成較大損失或不良影響的責任人，給予降職或撤職處分。4.解除勞動合同：對于嚴重違反公司產品追溯管理制度，給公司造成重大損失或惡劣影響的責任人，公司有權解除勞動合同，并依法追究其法律責任。（三）責任追究程序1.調查取證由產品追溯管理部門或相關責任部門對追溯問題進行調查，收集相關證據，包括人員工作記錄、文件資料、系統數據等。2.責任認定根據調查取證結果，由公司內部的責任認定小組（成員包括人力資源部門、法務部門、質量控制部門等相關人員）對責任人的責任進行認定。3.處理決定責任認定小組將責任認定結果提交公司管理層審批，根據審批意見做出相應的處理決定，并以書面形式通知責任人。4.申訴與復查責任人如對處理決定不服，可在規定時間內提出申訴。公司將組織相關部門對申訴進行復查，復查結果為最終決定。六、培訓與宣傳（一）培訓1.培訓對象全體員工，尤其是與產品追溯相關的崗位人員，如采購人員、生產人員、質量檢驗人員、倉庫管理人員、銷售人員等。2.培訓內容產品追溯管理制度的內容、目的、意義。產品追溯信息的收集方法、記錄要求。產品追溯流程及操作規范。數據安全與保密知識。3.培訓方式定期組織內部培訓課程，邀請專業講師進行講解。制作培訓資料，如操作手冊、案例分析等，供員工自學。開展線上培訓，通過公司內部網絡平臺發布培訓視頻和資料。（二）宣傳1.宣傳渠道公司內部宣傳欄、公告欄。公司內部刊物、郵件。公司會議、培訓活動。2.宣傳內容產品追溯管理制度的重要性和必要性。產品