京東會議管理制度一、總則（一）目的為了規范京東會議管理，提高會議效率，確保會議能夠有效傳達信息、解決問題、推動工作開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于京東集團內所有部門、團隊及員工組織或參與的各類會議。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞工作目標，注重實際效果，精簡流程，提高效率，避免形式主義。2.充分準備原則：會前需明確會議主題、目的、議程，相關人員應做好充分準備，確保會議順利進行。3.民主集中原則：鼓勵參會人員積極發言，充分發表意見，但最終決策應遵循民主集中制原則。4.嚴格保密原則：涉及公司機密信息的會議，參會人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露相關信息。二、會議分類及組織（一）公司級會議1.年度戰略會議組織部門：公司高層管理團隊會議頻率：每年一次會議內容：總結過去一年的工作，分析市場形勢，制定下一年度公司戰略目標、業務規劃及重點工作方向。參會人員：公司高層領導、各部門負責人等2.季度經營分析會議組織部門：公司管理層會議頻率：每季度一次會議內容：匯報各部門季度經營業績，分析經營數據，總結經驗教訓，解決存在的問題，部署下季度重點工作。參會人員：公司管理層、各部門負責人及相關業務骨干（二）部門級會議1.部門周例會組織部門：各部門會議頻率：每周一次會議內容：總結上周工作進展，匯報本周工作計劃，協調部門內工作安排，溝通解決工作中遇到的問題。參會人員：部門全體員工2.部門月度工作會議組織部門：各部門會議頻率：每月一次會議內容：全面回顧當月部門工作完成情況，評估工作成果，分析存在的問題及原因，制定下月工作計劃和重點任務。參會人員：部門全體員工（三）專項會議1.項目啟動會議組織部門：項目發起部門會議頻率：根據項目需求確定會議內容：介紹項目背景、目標、范圍、進度計劃、團隊成員職責等，明確項目啟動的各項事宜，確保項目順利開展。參會人員：項目團隊成員、相關部門負責人及支持人員2.問題解決會議組織部門：針對具體問題涉及的相關部門或團隊會議頻率：根據問題緊急程度確定會議內容：聚焦特定問題，分析問題產生的原因，共同商討解決方案，并明確責任人和時間節點，跟蹤問題解決進度。參會人員：與問題相關的部門負責人、業務骨干及技術專家等三、會議流程（一）會前準備1.確定會議主題和目的：發起會議的部門或個人應明確會議要討論的核心內容及期望達成的目標。2.制定會議議程：根據會議主題和目的，合理安排會議各項議題的順序和時間分配，確保會議有序進行。3.確定參會人員：明確邀請哪些人員參加會議，提前通知參會人員會議的時間、地點、議程等信息。4.準備會議資料：根據會議內容，準備相關的文件、報告、數據等資料，提前發送給參會人員，以便其提前了解情況，做好發言準備。5.安排會議場地：根據參會人數和會議類型，選擇合適的會議場地，并確保場地設施齊全、環境舒適。（二）會中組織1.準時開場：會議主持人應提前到達會議場地，做好準備工作，確保會議準時開始。2.介紹會議目的和議程：主持人簡要介紹會議的主題、目的和議程安排，使參會人員對會議有清晰的了解。3.引導發言：鼓勵參會人員積極發言，按照議程順序依次討論各項議題，主持人應把控會議節奏，確保討論圍繞主題進行，避免跑題或出現混亂局面。4.記錄會議內容：安排專人負責會議記錄，詳細記錄會議討論的要點、達成的共識、提出的問題及解決方案等，確保會議記錄準確、完整。5.組織討論和決策：對于重要議題，應組織參會人員進行充分討論，權衡各種方案的利弊，根據民主集中原則做出決策，并明確責任人和時間節點。6.控制時間：嚴格按照會議議程安排控制會議時間，確保各項議題都能得到充分討論，同時避免會議過長或過短。（三）會后跟進1.整理會議記錄：會議結束后，會議記錄人員應及時對會議記錄進行整理，形成會議紀要，經主持人審核后發送給參會人員及相關部門。2.落實會議決策：各部門和相關責任人應按照會議決策和部署，認真落實各項工作任務，明確工作進度和要求，確保會議決策得到有效執行。3.跟蹤問題解決：對于會議中提出的問題，相關責任人應按照確定的解決方案和時間節點進行跟蹤處理，及時向會議組織者反饋問題解決情況。4.總結會議效果：定期對會議效果進行總結評估，分析會議組織過程中存在的問題和不足之處，提出改進措施，不斷提高會議質量和效率。四、會議紀律（一）參會人員紀律1.按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假。2.進入會議場地后，將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間接打電話、玩手機或從事與會議無關的事情。3.認真傾聽他人發言，尊重他人意見，不得隨意打斷他人講話。如有不同意見，應在他人發言結束后再發表自己的看法。4.積極參與會議討論，充分發表自己的觀點和建議，不得推諉責任或故意回避問題。5.嚴格遵守會議保密規定，不得泄露會議討論的機密信息。（二）會議組織者紀律1.認真做好會議籌備工作，確保會議各項準備工作充分、到位。2.按照會議議程組織會議，把控會議節奏，確保會議順利進行。3.客觀、公正地記錄會議內容，不得篡改或遺漏重要信息。4.及時跟進會議決策的落實情況，對未按時完成任務的責任人進行督促和提醒。五、會議資料管理（一）資料收集1.會議組織者應提前收集與會議相關的各類資料，包括但不限于工作報告、數據報表、項目文檔等。2.參會人員應按照要求提前準備好自己負責的相關資料，并在會議前提交給會議組織者。（二）資料整理與歸檔1.會議結束后，會議記錄人員應及時對會議資料進行整理，將會議記錄、會議紀要、相關文件等資料進行分類歸檔。2.對于重要會議的資料，應建立專門的文件夾或檔案進行保存，以便日后查閱和參考。（三）資料查閱與使用1.公司員工因工作需要查閱會議資料，應向資料保管部門提出申請，經批準后按照規定進行查閱。2.查閱會議資料時，應愛護資料，不得隨意涂改、損壞或丟失資料。如需復印或借閱資料，應按照相關規定辦理手續。六、會議費用管理（一）費用預算1.對于各類會議，應提前編制會議費用預算，明確會議所需的各項費用支出，包括場地租賃、餐飲、交通、設備租賃等費用。2.會議費用預算應報經相關領導審批后執行，確保費用支出合理、合規。（二）費用報銷1.會議結束后，參會人員應按照公司財務報銷制度的規定，及時整理會議費用報銷憑證，并提交給財務部門進行報銷。2.