京東招采管理制度一、總則（一）目的為規范京東招采工作流程，提高采購效率，確保采購質量，降低采購成本，加強對招采活動的管理與監督，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于京東各部門及下屬子公司涉及的各類物資、服務的采購活動，包括但不限于商品采購、工程采購、技術服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：招采活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，確保采購過程公平、公正、公開。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化和效益的最大化。4.誠信原則：參與招采活動的各方應誠實守信，履行各自的責任和義務。二、招采組織與職責（一）招采決策機構1.采購決策委員會組成：由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。職責：負責審議重大采購項目的采購策略、預算安排、供應商選擇等重大事項，對采購決策提供指導和監督。2.項目采購小組組成：根據具體采購項目，由采購部門牽頭，聯合需求部門、財務部門、法務部門等相關人員組成。職責：負責具體采購項目的實施，包括制定采購計劃、組織招標或談判、評估供應商、簽訂采購合同等工作。（二）采購部門職責1.負責制定和完善公司招采管理制度、流程和標準。2.組織實施各類采購項目，包括采購需求收集、采購文件編制、供應商篩選與管理、采購合同簽訂與執行等。3.建立和維護供應商數據庫，定期對供應商進行評估和考核。4.監控采購過程，協調解決采購過程中出現的問題，確保采購任務按時、按質、按量完成。5.負責采購數據的統計、分析和報告，為公司決策提供支持。（三）需求部門職責1.提出準確、詳細的采購需求，包括物資規格、數量、質量要求、交貨時間等。2.參與采購項目的前期調研、供應商考察等工作，提供專業意見和建議。3.協助采購部門進行采購合同的簽訂、驗收等工作，確保采購物資符合實際需求。（四）財務部門職責1.參與采購預算的編制和審核，提供財務方面的專業意見。2.負責采購資金的安排和支付審核，確保資金使用合規、安全。3.對采購成本進行核算和分析，協助控制采購費用。（五）法務部門職責1.審查采購合同條款，確保合同合法合規，保護公司利益。2.參與采購項目的法律風險評估，提供法律支持和建議。3.處理采購過程中的法律糾紛和爭議。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據年度工作計劃和業務發展需要，提前編制采購預算草案，明確采購項目、數量、金額等內容。2.采購預算草案經部門負責人審核后，提交至財務部門進行匯總和初步審核。3.財務部門結合公司年度財務預算和資金狀況，對采購預算草案進行綜合平衡和調整，形成年度采購預算方案。4.年度采購預算方案經采購決策委員會審議通過后，正式下達執行。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織實施采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，需求部門應提出書面申請，說明調整原因、調整內容及預計增加或減少的金額。3.采購預算調整申請經部門負責人、財務部門審核后，報采購決策委員會審批。審批通過后，方可進行預算調整。（三）預算監控與分析1.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題。2.采購部門應每月向財務部門報送采購預算執行情況報表，包括采購項目、實際采購金額、預算執行差異等內容。3.財務部門對采購預算執行情況進行分析，找出預算執行偏差的原因，提出改進措施和建議，為公司決策提供參考。四、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據業務需要，填寫《采購需求申請表》，詳細描述采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息。2.《采購需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購需求申請表》后，對需求進行整理和分析，結合庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目、采購方式、采購時間、預算金額、供應商選擇標準等內容。3.采購計劃經采購部門負責人審核后，報采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門根據采購計劃和供應商選擇標準，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、資質證書、業績情況、信譽狀況等，篩選出符合要求的供應商名單。2.供應商評估采購部門組織相關人員對篩選出的供應商進行實地考察和評估，了解供應商的生產能力、質量管理水平、售后服務能力等情況。根據評估結果，對供應商進行打分和排名，確定合格供應商名單。3.供應商管理采購部門與合格供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。定期對供應商進行考核，考核內容包括交貨及時性、產品質量、售后服務等方面。根據考核結果，對供應商進行獎懲，激勵供應商提高服務質量。（四）采購文件編制1.根據采購項目的特點和需求，采購部門編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件等。2.采購文件應明確采購項目的技術規格、商務條款、評標標準、合同條款等內容，確保采購文件的準確性和完整性。3.采購文件編制完成后，經采購部門負責人審核，報采購決策委員會審批。（五）采購實施1.招標采購采購部門發布招標公告，邀請合格供應商參與投標。組織開標、評標會議，按照評標標準對投標文件進行評審，確定中標供應商。向中標供應商發出中標通知書，并與中標供應商簽訂采購合同。2.談判采購采購部門與選定的供應商進行談判，就采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協商。談判達成一致后，簽訂采購合同。3.詢價采購采購部門向多家供應商發出詢價函，要求供應商報價。根據供應商的報價情況，選擇報價合理、信譽良好的供應商簽訂采購合同。（六）采購合同簽訂與執行1.采購合同由采購部門負責起草，經法務部門審核后，提交至采購決策委員會審批。2.審批通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法合規、公平合理。3.采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時協調解決合同執行過程中出現的問題。如供應商未能按時交貨、產品質量不符合要求等，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。4.需求部門負責對采購物資或服務進行驗收，驗收合格后出具驗收報告。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取整改措施或重新提供貨物。（七）采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請單》，注明采購項目、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.《付款申請單》經采購部門負責人、需求部門負責人、財務部門審核后，報公司領導審批。3.財務部門按照公司領導審批意見，安排資金支付，并做好付款記錄。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.市場風險應對關注市場動態，及時掌握市場價格波動情況，通過與供應商協商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格風險。建立市場信息收集和分析機制，為采購決策提供參考依據。2.供應商風險應對加強對供應商的管理和評估，建立供應商淘汰機制，及時更換不合格供應商。與供應商簽訂風險分擔條款，明確雙方在供應中斷、質量問題等方面的責任和義務。建立供應商備份機制，確保在主要供應商出現問題時，能夠及時找到替代供應商。3.質量風險應對加強對采購物資或服務的質量檢驗和驗收，嚴格按照質量標準進行驗收，確保采購物資符合要求。要求供應商提供質量保證承諾，并在合同中明確質量違約責任。定期對采購物資的質量進行跟蹤和評估，及時發現和解決質量問題。4.合同風險應對加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規、公平合理。建立合同執行跟蹤機制，及時掌握合同執行情況，發現問題及時采取措施解決。定期對合同進行清理和歸檔，確保合同資料的完整性和安全性。5.法律風險應對加強對采購人員的法律培訓，提高法律意識和風險防范能力。法務部門參與采購項目的全過程，提供法律支持和建議，確保采購活動合法合規。建立法律糾紛處理機制，及時處理采購過程中出現的法律糾紛和爭議。六、監督與考核（一）內部監督1.審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否合法有效、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應定期向公司內部通報采購工作情況，接受公司內部的監督和檢查。（二）供應商監督1.建立供應商監督機制，定期對供應商的交貨及時性、產品質量、售后服務等方面進行監督和評估。2.對于違反合作協議的供應商，采購部門應及時采取措施進行處理，包括警告、罰款、暫停合作、終止合作等。（三）考核評價1.建立采購工作考核評價體系，對采購部門及采購人員的工作績效進行考核評