人才信息管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人才信息管理，規范人才信息的收集、整理、存儲、使用和維護等工作，確保公司人才信息的準確性、完整性和安全性，充分發揮人才信息在公司人力資源管理決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及公司所涉及的各類人才信息的管理。（三）基本原則1.合法性原則：人才信息管理應嚴格遵守國家法律法規和相關政策的規定。2.準確性原則：確保收集和記錄的人才信息真實、準確、完整。3.保密性原則：對涉及員工個人隱私和公司機密的人才信息予以嚴格保密。4.實用性原則：人才信息管理應服務于公司人力資源管理的實際需求，便于信息的查詢、分析和利用。二、人才信息的收集（一）收集渠道1.招聘渠道在招聘過程中，收集應聘者的個人簡歷、求職申請表、面試評估表等相關信息。通過招聘網站、社交媒體、校園招聘、人才市場等多種途徑獲取人才信息。2.內部渠道員工晉升、調動、崗位輪換等過程中產生的個人信息變動記錄。員工培訓、績效考核、獎勵表彰等活動中積累的個人表現信息。3.外部合作渠道與獵頭公司、人力資源服務機構等合作，獲取其推薦的人才信息。參加行業研討會、交流會等活動，收集潛在人才的相關信息。（二）收集內容1.基本信息姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。聯系方式（手機號碼、電子郵箱等）。身份證號碼、學歷、學位、畢業院校、專業。婚姻狀況、家庭住址。2.工作經歷以往工作單位名稱、職位、工作時間。工作職責、工作業績、項目經驗。3.教育背景從高中起的學歷層次、就讀學校、入學時間、畢業時間。所學專業課程、學術成果、獲得的證書。4.技能與資質專業技能（如編程語言、設計軟件、行業工具等）。職業資格證書、專業技術職稱。5.培訓經歷參加過的內部培訓課程、外部培訓項目。培訓時間、培訓內容、培訓效果評估。6.績效考核近[X]年的績效考核結果、考核指標完成情況。上級評價、同事評價、自我評估等相關內容。7.獎勵與懲罰獲得的公司內部獎勵、外部榮譽。受到的紀律處分、違規記錄。8.其他信息個人特長、興趣愛好。職業發展規劃、個人優勢與劣勢分析。（三）收集要求1.負責信息收集的人員應明確信息收集的目的和范圍，確保收集到的信息與公司人才管理需求相關。2.收集過程中應尊重個人隱私，遵循合法、合規的原則，不得采取不正當手段獲取信息。3.對于收集到的信息，應及時進行整理和初步審核，確保信息的準確性和完整性。如發現信息存在疑問或不完整，應及時與信息提供者溝通核實。三、人才信息的整理（一）信息分類1.個人基本信息類：按照上述收集內容中的基本信息部分進行分類整理。2.工作經歷類：按工作單位、職位、工作時間等維度進行分類。3.教育背景類：依學歷層次、就讀學校、入學與畢業時間等分類。4.技能資質類：分為專業技能、職業資格證書等類別。5.培訓經歷類：按培訓課程、培訓時間等進行分類。6.績效考核類：根據考核周期、考核結果等進行分類。7.獎勵懲罰類：區分獎勵與懲罰的類型和時間進行分類。8.其他信息類：將個人特長、職業發展規劃等單獨分類。（二）信息錄入1.使用公司統一的人才信息管理系統，按照分類標準將整理好的人才信息準確錄入系統。2.錄入人員應認真核對錄入信息，確保與原始資料一致。對于重要信息，應進行二次審核。3.建立信息錄入日志，記錄信息錄入的時間、錄入人員、信息來源等相關信息，以便追溯和查詢。（三）信息編碼1.為便于信息的存儲、檢索和管理，對人才信息進行編碼。編碼應具有唯一性和系統性。2.編碼規則可根據公司實際情況制定，例如采用數字組合的方式，涵蓋員工類別、入職時間、部門代碼等關鍵信息。3.在信息錄入系統時，同時賦予相應的編碼，并確保編碼與信息的準確對應。（四）信息審核1.設立專門的信息審核崗位或由經驗豐富的人力資源管理人員對錄入的人才信息進行審核。2.審核內容包括信息的準確性、完整性、合法性以及與公司人才管理需求的相關性。3.對于審核中發現的問題，及時反饋給信息錄入人員或相關信息提供者進行修正和補充。審核通過后的信息方可進入正式存儲環節。四、人才信息的存儲（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。電子存儲主要依托公司的人才信息管理系統，建立數據庫進行集中存儲。紙質存儲則將重要的人才信息資料（如原始簡歷、合同等）進行分類歸檔保存。2.電子存儲系統應具備數據備份和恢復功能，定期對數據進行備份，備份數據存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。（二）存儲安全1.加強對人才信息管理系統的安全防護，設置不同級別的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關信息。2.采用加密技術對存儲的敏感信息進行加密處理，防止信息在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.建立機房管理制度，保證機房環境安全，防止因自然災害、設備故障等原因導致數據損壞或丟失。4.對紙質存儲的人才信息資料，應存放在安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中，并定期進行檢查和維護。（三）存儲期限1.員工基本信息、工作經歷等長期保存，作為公司了解員工歷史情況和進行人力資源決策的重要依據。2.績效考核、培訓記錄等信息根據公司實際管理需求設定存儲期限，一般為[X]年，期滿后可根據情況進行評估是否繼續保存。3.對于已離職員工的信息，按照國家法律法規和公司規定的期限進行保存，期滿后進行妥善銷毀處理。五、人才信息的使用（一）內部使用1.人力資源規劃通過分析人才信息，了解公司現有人才的數量、結構、分布等情況，為制定人力資源規劃提供數據支持。預測人才需求趨勢，為招聘、培訓、晉升等人力資源管理活動提供依據。2.招聘與選拔依據人才信息庫中的候選人信息，篩選符合崗位要求的人員，提高招聘效率和質量。在選拔晉升人員時，參考其歷史績效、工作經歷等信息，全面評估候選人的綜合素質。3.培訓與發展根據員工的技能水平、培訓需求等信息，制定個性化的培訓計劃，提高培訓的針對性和有效性。跟蹤員工培訓后的發展情況，評估培訓效果，為后續培訓改進提供參考。4.績效考核以人才信息中的歷史績效數據為基礎，進行績效對比和分析，幫助員工明確自身優勢和不足，促進績效提升。為績效考核結果的應用提供依據，如薪酬調整、獎勵分配等。5.員工關系管理通過了解員工的個人情況、工作經歷等信息，加強與員工的溝通和交流，增進員工對公司的歸屬感和認同感。在處理員工糾紛、勞動爭議等問題時，人才信息可作為重要的參考依據。（二）外部使用1.與合作伙伴共享在符合法律法規和雙方約定的前提下，經公司授權，可向合作伙伴（如供應商、客戶等）提供必要的人才信息，以促進業務合作的順利開展。共享信息時應明確信息使用的范圍、目的和保密要求，確保公司人才信息的安全。2.行業交流與合作在參加行業活動、學術交流等過程中，根據需要可適當披露部分人才信息，但應注意保護公司和員工的隱私。通過與行業內其他企業的人才信息交流，獲取行業人才動態和先進經驗，提升公司的人才管理水平。（三）使用規范1.人才信息的使用應遵循合法、合規、正當的原則，不得用于與公司人力資源管理無關的目的。2.使用人才信息的人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露、篡改或非法使用人才信息。3.在使用人才信息進行決策時，應確保決策過程的公正性和客觀性，充分考慮信息的準確性和全面性。六、人才信息的維護（一）信息更新1.定期對人才信息進行更新，確保信息的時效性。員工基本信息發生變更（如聯系方式、家庭住址等）時，應及時通知人力資源部門進行更新。2.員工工作經歷、培訓經歷、績效考核結果等信息有變動時，相關部門應在規定時間內將最新信息提交給人力資源部門進行錄入和更新。3.每年對人才信息進行一次全面的梳理和核對，發現問題及時進行修正和完善。（二）信息清理1.根據存儲期限的規定，對已過期或不再需要保存的人才信息進行清理。清理過程應嚴格按照公司的檔案管理制度執行，確保信息銷毀的安全性和徹底性。2.對于離職員工的信息，在保存期滿后，由專人負責進行銷毀處理。銷毀方式可采用物理粉碎、電子數據擦除等方式，防止信息泄露。（三）信息安全維護1.持續關注人才信息管理系統的安全狀況，及時安裝系統補丁和安全防護軟件，防范網絡攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對信息安全策略進行評估和調整，確保其有效性和適應性。加強對信息訪問權限的管理，定期審查用戶權限設置，及時刪除或調整離職、調崗人員的權限。3.開展信息安全培訓和教育活動，提高員工的信息安全意識，使其了解信息安全的重要性和相關操作規范，防止因人為疏忽導致信息安全事故。七、人才信息的保密與安全（一）保密責任1.公司所有涉及人才信息管理的人員均負有保密責任，應簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。2.人力資源部門負責人為人才信息保密工作的第一責任人，負責組織和監督保密制度的執行。（二）保密措施1.對人才信息管理系統設置嚴格的訪問權限，根據員工的工作職責和崗位需求，授予相應的信息訪問級別。2.限制信息的傳播范圍，除因工作需要外，嚴禁向無關人員透露人才信息。如需對外提供信息，必須經過嚴格的審批流程。3.在辦公區域內，涉及人才信息的文件、資料等應妥善保管，不得隨意放置或帶出辦公場所。如需帶出，必須履行相應的審批和登記手續。4.加強對辦公設備的管理，確保存儲人才信息的設備（如電腦、移動存儲設備等）的安全性。設置開機密碼、數據加密等措施，防止信息丟失或被盜取。（三）安全事故處理1.建立人才信息安全事故應急預案，一旦發生信息泄露、丟失等安全事故，應立即啟動應急預案。2.事故發生后，迅速采取措施控制事態發展，如停止相關系統的運行、封鎖信息傳播渠道等，并及時向上級領導報告。3.組織相關人員對事故進行調查，分析原因，評估損失，采取有效的補救措施，如恢復數據、加強安全防護等。同時，根據事故的嚴重程度，追究相關責任人的責任。八、監督與檢查（一）監督機制1.公司設立人才信息管理監督小組，由人力資源部門、審計部門等相關人員組成，負責對人才信息管理制度的執行情況進行監督檢查。2.監督小組定期對人才信息管理工作進行全面檢查，包括信息收集、整理、存儲、使用、維護等各個環節，確保制度的有效執行。（二）檢查內容1.信息的準確性和完整性：檢查錄入系統的人才信息是否與原始資料一致，是否存在遺漏或錯誤信息。2.信息的安全性：檢查信息存儲系統的安全防護措施是否到位，信息訪問權限設置是否合理，保密制度是否得到嚴格執行。3.信息使用的合規性：審查人才信息的使用是否符合公司規定和法律法規要求，是否用于正當目的。4.信息維護的及時性：檢查人才信息更新、清理等維護工作是否按時完成，信息是否保持最新狀態。（三）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，監