物資采購加工管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資采購加工管理，規范采購加工行為，確保物資質量，控制采購加工成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有物資的采購加工活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產經營、項目建設等實際需求進行采購加工，避免盲目采購。2.質量優先原則：確保所采購加工的物資符合質量標準和使用要求，優先選擇優質供應商。3.成本控制原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等降低采購加工成本。4.合規合法原則：采購加工活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。二、采購加工計劃管理（一）計劃編制1.各部門應根據本部門的工作任務、生產計劃等，提前制定物資需求計劃。需求計劃應明確物資的名稱、規格型號、數量、需求時間等詳細信息。2.物資需求計劃應提交給采購部門，采購部門匯總后結合庫存情況進行審核。對于庫存充足的物資，應優先使用庫存物資；對于需要采購加工的物資，采購部門應根據審核后的需求計劃編制采購加工計劃。（二）計劃審批1.采購加工計劃應按照公司規定的審批流程進行審批。一般物資的采購加工計劃由采購部門負責人審批；重要物資、大額采購加工計劃需經分管領導、財務部門等相關部門審核后報總經理審批。2.審批通過的采購加工計劃作為采購加工活動的依據，未經審批的計劃不得執行。（三）計劃變更1.如因生產經營變化等原因需要變更采購加工計劃，需求部門應及時提出變更申請，并說明變更原因、變更內容等。2.變更申請經原審批流程審批通過后，采購部門應根據變更后的計劃調整采購加工安排。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。信息庫應包括供應商的基本情況、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的內容。2.根據物資采購需求，采購部門從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并進行實地考察或資質審核。考察內容包括供應商的生產經營場所、生產設備、質量管理體系、人員狀況等。3.對符合要求的供應商，采購部門應組織相關部門進行綜合評估，評估指標可包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、信譽等。根據評估結果確定合格供應商名單，并簽訂合作協議。（二）供應商考核1.采購部門應定期對供應商進行考核，考核周期可根據實際情況確定，一般為季度或年度。2.考核內容包括產品質量、交貨期、價格執行情況、售后服務等方面。采購部門應收集相關數據，如驗收合格數量、交貨延遲次數、價格調整情況、客戶投訴處理情況等，并進行量化評分。3.根據考核結果，對供應商進行分類管理。對于考核優秀的供應商，可給予增加采購份額、優先付款等獎勵；對于考核不合格的供應商，應要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應暫停或終止合作。（三）供應商淘汰與新增1.對于連續考核不合格、嚴重違反合作協議或出現其他重大問題的供應商，采購部門應及時將其淘汰出合格供應商名單，并停止與其合作。2.隨著公司業務發展和物資需求變化，采購部門應適時新增供應商。新增供應商的選擇和評估應按照供應商選擇的相關流程進行。四、采購加工流程（一）采購申請1.需求部門根據已審批的物資需求計劃，填寫采購申請表。采購申請表應明確物資的名稱、規格型號、數量、預算金額、需求時間、用途等信息。2.采購申請表經部門負責人簽字確認后提交給采購部門。（二）采購詢價1.采購部門收到采購申請表后，根據物資特點和市場情況，向多家供應商發出詢價函或進行電話詢價。詢價函應詳細列出物資的規格要求、數量、交貨期、價格條款等內容。2.供應商應在規定時間內回復詢價，采購部門對供應商的報價進行整理和比較，分析價格差異原因。（三）采購談判1.根據詢價結果，采購部門選擇部分供應商進行采購談判。談判人員應包括采購部門相關人員、技術人員、質量管理人員等，必要時可邀請財務人員參加。2.談判內容主要包括物資價格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等方面。談判人員應充分了解公司需求和市場行情，爭取有利的采購條件。3.在談判過程中，應做好談判記錄，記錄談判時間、地點、參與人員、談判內容、達成的共識等信息。談判記錄作為采購合同簽訂的重要依據。（四）采購合同簽訂1.采購談判達成一致意見后，采購部門應起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同經法務部門審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應及時歸檔保存。（五）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購合同的主要條款，確保供應商按照合同要求提供物資。2.采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，解決訂單執行過程中出現的問題。（六）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應通知質量檢驗部門做好驗收準備工作。質量檢驗部門應制定驗收方案，明確驗收標準和方法。2.物資到貨時，采購部門、質量檢驗部門等相關人員應共同進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、外觀質量、質量證明文件等。3.對于驗收合格的物資，質量檢驗部門應出具驗收報告；對于驗收不合格的物資，應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（七）付款結算1.物資驗收合格后，采購部門應根據采購合同和公司財務制度，辦理付款申請手續。付款申請應附采購合同、驗收報告、發票等相關憑證。2.財務部門對付款申請進行審核，審核通過后按照公司規定的付款方式和時間進行付款結算。五、采購加工成本控制（一）成本預算1.采購部門在編制采購加工計劃時，應結合市場價格行情和歷史采購數據，對采購加工成本進行預算。成本預算應包括物資采購價格、運輸費用、加工費用、稅費等各項成本支出。2.成本預算經審批后作為采購加工成本控制的目標，采購部門應嚴格按照預算控制采購加工成本。（二）價格控制1.采購部門應通過市場調研、詢價、談判等方式，爭取有利的物資采購價格。在采購過程中，應關注市場價格波動情況，及時調整采購策略。2.對于金額較大的物資采購項目，可采用招標采購的方式，通過公開競爭選擇價格合理、質量可靠的供應商。（三）費用控制1.嚴格控制采購加工過程中的各項費用支出，如運輸費用、倉儲費用、加工費用等。在選擇運輸方式、倉儲地點、加工廠家時，應綜合考慮成本因素，選擇經濟合理的方案。2.加強對采購加工費用的審核和監督，確保費用支出合規合理。對于超預算的費用支出，應按照公司規定的審批流程進行審批。六、采購加工風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購加工活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、交貨延遲風險等。2.針對識別出的風險因素，應制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.市場價格波動風險：建立價格預警機制，密切關注市場價格動態，及時調整采購計劃和采購策略。可通過簽訂長期合同、套期保值等方式鎖定采購價格，降低價格波動風險。2.供應商違約風險：加強對供應商的管理和監督，選擇信譽良好、實力較強的供應商。在采購合同中明確違約責任條款，如違約金、賠償損失等，以約束供應商行為。同時，可要求供應商提供履約保證金或銀行保函。3.質量風險：嚴格按照質量標準進行物資采購和驗收，加強對供應商質量管理體系的審核。在采購合同中明確質量要求和驗收標準，對于質量不合格的物資，應及時要求供應商整改或退換貨。4.交貨延遲風險：在采購合同中明確交貨期條款，并要求供應商提供詳細的生產計劃和進度安排。采購部門應定期跟蹤供應商的生產進度，及時協調解決可能影響交貨期的問題。如因供應商原因導致交貨延遲，應按照合同約定追究其違約責任。七、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門應定期對物資采購加工活動進行審計，檢查采購加工流程是否合規、采購合同是否履行、采購加工成本是否控制在預算范圍內等。2.審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）日常監督1.采購部門應建立健全采購加工臺賬，記錄采購加工活動的全過程，包括采購申請、詢價、談判、合同簽訂、訂單下達、驗收、付款等環節的相關信息。2.公司相關部門應定期對采購加工臺賬進行檢查，監督采購加工活動的執行情況，發現問題及時督促采