人才存檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司人才隊伍建設，規范人才檔案管理工作，確保人才檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮人才檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人才檔案管理。（三）原則1.真實性原則：人才檔案內容必須真實可靠，如實反映員工的基本情況、工作經歷、業績表現等。2.完整性原則：全面收集員工各類相關資料，確保檔案內容完整無缺。3.保密性原則：嚴格遵守保密規定，妥善保管人才檔案，防止檔案信息泄露。4.動態管理原則：根據員工的工作變動、業績變化等情況，及時更新檔案內容，保持檔案的時效性。二、人才檔案內容（一）個人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯系人姓名及聯系方式。（二）學歷學位證書1.最高學歷畢業證書、學位證書原件及復印件。2.學歷認證報告（可通過學信網等官方渠道獲取）。（三）職業資格證書1.與工作相關的各類職業資格證書，如專業技術資格證書、職業技能等級證書等原件及復印件。2.證書有效期及年檢情況記錄。（四）工作經歷1.歷任工作單位名稱、職位、工作起止時間、工作職責及業績描述。2.離職證明或工作調動證明。（五）培訓經歷1.參加過的內部培訓、外部培訓課程名稱、培訓時間、培訓機構、培訓證書等。2.培訓對工作產生的實際影響及個人收獲。（六）績效考核記錄1.年度、季度績效考核結果及評價意見。2.績效改進計劃及實施情況。（七）獎懲記錄1.公司內部及外部獲得的各類獎勵，如榮譽稱號、獎金獎勵等相關文件及證書。2.受到的違紀處分、警告、罰款等處罰記錄及相關文件。（八）勞動合同1.員工與公司簽訂的勞動合同原件及續簽記錄。2.勞動合同變更、解除或終止的相關協議及證明。（九）薪資福利記錄1.每月工資發放明細，包括基本工資、績效工資、獎金、補貼等構成部分。2.社保、公積金繳納記錄及其他福利待遇享受情況。（十）其他重要資料1.員工個人述職報告、工作總結、職業發展規劃等。2.具有代表性的工作成果，如項目報告、技術方案、專利證書等。3.員工獲得的其他特殊資質、榮譽或相關證明材料。三、人才檔案建立與收集（一）新員工入職1.新員工入職時，人力資源部門負責發放《人才檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息、學歷學位、職業資格、工作經歷等相關內容。2.員工應在入職后[X]個工作日內將填寫完整的《人才檔案信息登記表》及相關證明材料原件提交至人力資源部門。人力資源部門負責核對信息的真實性，并留存復印件。（二）檔案更新1.員工工作經歷發生變動、取得新的學歷學位或職業資格證書、獲得獎懲等情況時，應在變動發生后[X]個工作日內將相關證明材料提交至人力資源部門，人力資源部門及時更新檔案內容。2.人力資源部門定期（每季度）與各部門溝通，了解員工的工作動態及業績表現，及時收集績效考核、培訓記錄等相關資料，確保檔案信息的及時性和準確性。（三）檔案審核1.人力資源部門對新建立的人才檔案進行初審，確保檔案內容完整、信息準確、資料真實。初審合格后，提交至人事總監進行復審。2.人事總監對檔案進行全面審核，對存在疑問或不符合要求的檔案，及時與員工本人或相關部門溝通核實，確保檔案質量。審核通過后的檔案進行歸檔保存。四、人才檔案保管（一）保管部門公司人才檔案統一由人力資源部門指定專人負責保管。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案按照類別、時間順序進行整理裝訂，存放在專門的檔案柜中。電子檔案以員工姓名命名文件夾，按照檔案內容分類存儲在公司內部服務器的指定區域。2.檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全保存。（三）查閱權限1.人力資源部門內部人員因工作需要查閱人才檔案時，需填寫《人才檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可查閱。2.其他部門人員因工作需要查閱人才檔案時，需填寫《人才檔案查閱申請表》，經所在部門負責人、人力資源部門負責人及人事總監批準后，方可查閱。查閱過程中，必須在指定地點進行，且不得擅自摘抄、復制檔案內容。3.公司高層管理人員因工作需要查閱人才檔案時，可直接查閱，但需在查閱記錄上簽字確認。（四）借閱管理1.因特殊情況需要借閱人才檔案的，需填寫《人才檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等內容，經所在部門負責人、人力資源部門負責人及人事總監批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，人力資源部門負責核對檔案內容及完整性，如有缺失或損壞，應查明原因并追究相關人員責任。（五）檔案保密1.接觸人才檔案的工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。如因工作失誤導致檔案信息泄露，將視情節輕重給予相應的紀律處分。2.未經公司批準，任何個人不得私自復印、拍照、傳播人才檔案內容。五、人才檔案轉遞（一）員工離職1.員工離職時，人力資源部門負責審核其檔案資料是否齊全、完整。如檔案存在缺失或問題，應及時與員工溝通解決。2.員工離職手續辦理完畢后，人力資源部門按照員工新的工作單位或檔案接收機構要求，及時辦理檔案轉遞手續。轉遞檔案時，應填寫《人才檔案轉遞通知單》，密封檔案并加蓋騎縫章，通過機要交通或專人送取等方式進行轉遞。（二）檔案接收確認1.檔案接收機構收到檔案后，應及時將檔案接收回執反饋給公司人力資源部門。人力資源部門負責核對回執信息，確認檔案已安全送達。2.如因特殊原因檔案無法按時送達或出現退回情況，人力資源部門應及時與檔案接收機構溝通，查明原因并采取相應措施，確保檔案轉遞工作順利完成。六、人才檔案信息化管理（一）系統建設1.公司建立人才檔案信息化管理系統，實現人才檔案信息的電子化錄入、存儲、查詢、統計分析等功能。2.系統應具備權限管理功能，根據不同人員的工作職責和權限，設置相應的系統操作權限，確保檔案信息的安全性和保密性。（二）數據錄入與維護1.人力資源部門負責安排專人將紙質檔案內容準確錄入人才檔案信息化管理系統，并定期進行數據維護和更新，確保系統數據與紙質檔案內容一致。2.系統應具備數據備份功能，定期對人才檔案數據進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。（三）信息查詢與統計1.公司內部人員可通過人才檔案信息化管理系統，按照規定的權限查詢員工人才檔案信息。查詢結果應嚴格保密，不得隨意傳播。2.人力資源部門可利用系統進行數據統計分析，如員工學歷結構分析、年齡分布分析、績效考核情況統計等，為公司人力資源決策提供數據支持。七、人才檔案定期清理（一）清理周期公司每[X]年對人才檔案進行一次全面清理。（二）清理范圍1.已離職員工且檔案已轉遞至新單位或檔案接收機構的檔案。2.超過保管期限且無保存價值的檔案材料。3.重復、無效或不符合歸檔要求的檔案材料。（三）清理程序1.人力資源部門制定人才檔案清理計劃，明確清理范圍、清理時間及清理責任人。2.清理責任人對擬清理的檔案進行逐一核對，確認符合清理條件后，填寫《人才檔案清理審批表》，提交人力資源部門負責人審核。3.人力資源部門負責人審核通過后，報人事總監批準。經批準后的檔案清理計劃由專人負責組織實施。4.檔案清理過程中，應做好記錄，包括清理檔案的名稱、數量、清理原因等。清理后的檔案應按照規定進行銷毀或妥善保存。（四）檔案銷毀1.對于需要銷毀的檔案材料，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程可追溯。2.銷毀檔案材料時，應填寫《人才