企業訂單管理制度一、總則1.目的為了規范公司訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單按時、按質、按量完成，滿足客戶需求，提升公司市場競爭力和經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及訂單接收、評審、下達、執行、跟蹤、變更及結案等相關環節的部門和人員。3.基本原則以客戶為中心原則：充分關注客戶需求，確保訂單處理過程能夠為客戶提供優質的產品和服務，提高客戶滿意度。流程規范化原則：明確訂單管理各環節的工作流程、職責和標準，確保訂單處理過程的規范化、標準化和科學化。信息暢通原則：建立有效的信息溝通機制，確保訂單信息在公司內部各部門之間及時、準確地傳遞和共享，以便各部門能夠協同工作，共同完成訂單任務。風險可控原則：對訂單處理過程中的風險進行識別、評估和控制，采取有效的措施降低風險，確保訂單的順利執行和公司利益的最大化。二、訂單接收1.客戶訂單渠道公司銷售人員通過與客戶直接溝通、參加行業展會、網絡營銷等方式獲取客戶訂單，并及時將訂單信息傳遞至公司訂單管理部門。公司客服人員在接聽客戶咨詢電話或處理客戶投訴過程中，如發現客戶有下單意向，應及時引導客戶下單，并將訂單信息反饋給訂單管理部門。公司官網、電商平臺等線上渠道接收的客戶訂單，系統應自動將訂單信息推送至訂單管理部門。2.訂單信息內容客戶訂單應包含以下基本信息：客戶基本信息：包括客戶名稱、聯系人、聯系電話、地址等。訂單詳情：包括產品名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等。特殊要求：如產品質量標準、包裝要求、運輸方式、售后服務等。3.訂單接收流程訂單管理部門收到客戶訂單信息后，應及時進行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準確。如發現訂單信息不完整或不準確，應及時與銷售人員或客戶溝通，要求補充或修正訂單信息。對于符合要求的訂單，訂單管理部門應在系統中進行登記，并分配給相應的業務部門進行后續處理。同時，應將訂單信息及時通知相關部門，如生產部門、采購部門、物流部門等，以便各部門提前做好準備工作。三、訂單評審1.評審目的通過對訂單進行全面評審，確保公司有能力滿足客戶訂單的要求，包括產品質量、交貨期、價格、服務等方面，避免因訂單執行過程中出現問題而導致客戶投訴或公司損失。2.評審內容產品技術要求評審：由技術部門對訂單產品的技術要求進行評審，確認公司是否具備相應的技術能力和生產工藝，能否滿足客戶的技術要求。生產能力評審：由生產部門對訂單的生產數量、交貨期等進行評審，評估公司現有生產設備、人員、產能等是否能夠滿足訂單生產需求。如發現生產能力不足，應及時提出解決方案，如加班生產、外協加工等。物料供應評審：由采購部門對訂單所需物料的供應情況進行評審，確認物料是否能夠按時、按質、按量供應。如發現物料供應存在問題，應及時與供應商溝通協調，采取相應的措施確保物料供應。成本效益評審：由財務部門對訂單的成本和效益進行評審，評估訂單的盈利能力。如發現訂單成本過高或效益不佳，應及時與相關部門溝通，共同探討解決方案，如優化產品設計、降低生產成本等。質量保證評審：由質量部門對訂單產品的質量保證措施進行評審，確保公司能夠按照客戶要求和相關標準提供合格的產品。3.評審流程訂單管理部門在收到訂單信息后，應及時組織相關部門進行訂單評審。評審會議由訂單管理部門負責人主持，各相關部門負責人及評審人員參加。各相關部門按照評審內容對訂單進行詳細評審，并填寫《訂單評審表》。評審表應包括訂單基本信息、評審內容、評審意見及建議等。評審人員對訂單進行充分討論和分析，根據評審結果形成評審結論。評審結論分為“通過”、“有條件通過”和“不通過”三種。“通過”：表示公司有能力完全滿足客戶訂單的要求，訂單可以正常下達執行。“有條件通過”：表示公司在某些方面存在一定的問題，但通過采取相應的措施可以滿足客戶訂單的要求。訂單管理部門應根據評審意見，組織相關部門制定整改措施，并跟蹤整改情況，確保訂單能夠順利執行。“不通過”：表示公司無法滿足客戶訂單的要求，訂單不能下達執行。訂單管理部門應及時與客戶溝通，說明原因，協商解決方案。訂單評審結束后，訂單管理部門應將《訂單評審表》及評審結論及時反饋給客戶。如訂單評審結論為“有條件通過”或“不通過”，應向客戶詳細說明原因及整改措施或解決方案，爭取客戶的理解和支持。四、訂單下達1.下達流程經過評審通過的訂單，訂單管理部門應及時在系統中下達正式訂單，并將訂單信息發送給相關部門，包括生產部門、采購部門、物流部門等。生產部門根據訂單要求，制定生產計劃，并安排生產任務。生產計劃應明確產品型號、數量、生產進度、質量要求等內容。采購部門根據生產計劃和物料清單，制定采購計劃，并向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物料名稱、規格型號、數量、交貨期、交貨地點等內容。物流部門根據訂單交貨期和運輸方式，安排運輸計劃，確保產品能夠按時、安全送達客戶手中。2.訂單變更在訂單執行過程中，如客戶提出訂單變更要求，訂單管理部門應及時與客戶溝通，了解變更內容和原因，并組織相關部門進行變更評審。變更評審流程與訂單評審流程相同。評審通過后，訂單管理部門應及時在系統中修改訂單信息，并將變更后的訂單信息發送給相關部門。各相關部門應根據變更后的訂單信息，及時調整生產計劃、采購計劃和運輸計劃等，確保訂單能夠按照變更后的要求順利執行。五、訂單執行1.生產執行生產部門按照生產計劃組織生產，嚴格按照產品工藝文件和質量標準進行操作，確保產品質量合格。在生產過程中，生產部門應加強對生產進度的監控，及時發現和解決生產過程中出現的問題，確保訂單能夠按時完成。生產部門應做好生產記錄，包括產品型號、數量、生產時間、質量檢驗情況等，以便追溯產品生產過程。2.采購執行采購部門按照采購計劃及時與供應商聯系，跟蹤物料采購進度，確保物料按時、按質、按量供應。在采購過程中，采購部門應嚴格控制采購成本，選擇優質供應商，確保采購的物料符合質量要求。采購部門應做好采購記錄，包括供應商名稱、物料名稱、規格型號、數量、價格、交貨期等，以便對采購過程進行追溯和管理。3.質量控制質量部門應按照質量管理體系要求，對訂單產品進行全過程質量控制。在原材料檢驗、生產過程檢驗、成品檢驗等環節，嚴格執行檢驗標準，確保產品質量符合客戶要求和相關標準。質量部門應及時對檢驗結果進行記錄和分析，如發現質量問題，應及時通知相關部門采取糾正措施，防止問題再次發生。質量部門應定期對質量管理體系進行內部審核和管理評審，不斷完善質量管理體系，提高質量管理水平。4.物流配送物流部門應按照運輸計劃及時安排產品運輸，確保產品能夠按時、安全送達客戶手中。在運輸過程中，應做好產品的防護措施，防止產品損壞。物流部門應及時跟蹤產品運輸進度，如發現運輸過程中出現問題，應及時與客戶溝通，并采取相應的措施解決問題。物流部門應做好物流記錄，包括運輸單號、產品名稱、規格型號、數量、發貨時間、到貨時間、客戶簽收情況等，以便對物流過程進行追溯和管理。六、訂單跟蹤1.跟蹤目的通過對訂單執行過程的跟蹤，及時掌握訂單進度，發現和解決訂單執行過程中出現的問題，確保訂單能夠按時、按質、按量完成，提高客戶滿意度。2.跟蹤方式訂單管理部門應建立訂單跟蹤臺賬，對訂單執行情況進行實時跟蹤記錄。跟蹤內容包括訂單下達時間、生產計劃安排、采購進度、生產進度、質量檢驗情況、物流配送情況等。訂單管理部門應定期召開訂單跟蹤會議，與生產部門、采購部門、物流部門等相關部門溝通訂單執行情況，協調解決訂單執行過程中出現的問題。訂單管理部門應通過電話、郵件、短信等方式與客戶保持溝通，及時向客戶反饋訂單執行進度，了解客戶需求和意見，提高客戶滿意度。3.異常處理在訂單跟蹤過程中，如發現訂單執行出現異常情況，如生產進度延遲、質量問題、物料供應不足等，訂單管理部門應及時組織相關部門進行分析和處理。相關部門應針對異常情況制定相應的解決方案，并采取有效措施加以實施，確保訂單能夠盡快恢復正常執行。訂單管理部門應及時將訂單異常情況及處理結果反饋給客戶，爭取客戶的理解和支持。七、訂單結案1.結案條件訂單產品全部生產完畢、檢驗合格、發貨至客戶并經客戶簽收確認后，訂單方可結案。2.結案流程生產部門完成訂單產品生產后，應及時通知質量部門進行成品檢驗。質量部門檢驗合格后，出具《產品檢驗報告》。物流部門按照訂單要求將產品發貨至客戶，并取得客戶簽收憑證。訂單管理部門收到生產部門的《產品檢驗報告》和物流部門的客戶簽收憑證后，在系統中對訂單進行結案操作，并將訂單相關資料進行歸