介質分類管理制度一、總則（一）目的為加強公司各類介質的管理，確保介質的安全、有效使用，保障公司信息資產的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及的各類介質，包括但不限于紙質介質、電子介質（如硬盤、光盤、U盤、移動硬盤等存儲設備，以及服務器、計算機終端等）、磁性介質（如磁帶等）以及其他特殊介質。（三）職責分工1.行政部門負責紙質介質的采購、印刷、分發、回收及銷毀等管理工作。協助其他部門對涉及的介質進行統一協調管理。2.信息技術部門負責電子介質和磁性介質的技術管理，包括存儲設備的選型、配置、維護、數據備份與恢復等工作。制定并實施電子介質和磁性介質的數據安全策略，保障數據的安全性。對公司信息系統中的數據進行定期備份，并確保備份數據的完整性和可用性。3.各使用部門負責本部門介質的日常使用、保管和維護，確保介質的正常運行和數據安全。按照公司規定對介質進行分類標識、登記造冊，并及時更新相關信息。配合行政部門和信息技術部門做好介質的回收、銷毀等工作。二、介質分類（一）紙質介質1.文件類：包括公司各類正式文件、報告、通知、合同、協議等紙質文檔。2.資料類：如公司宣傳資料、產品說明書、技術資料、培訓教材等。3.記錄類：員工考勤記錄、會議記錄、財務報表、業務數據記錄等。（二）電子介質1.存儲設備類內部存儲設備：服務器硬盤、計算機主機硬盤、移動硬盤等。外部存儲設備：U盤、光盤、磁帶等可移動存儲設備。2.終端設備類：公司辦公用計算機、筆記本電腦、平板電腦、服務器等。（三）磁性介質主要指磁帶，用于數據的長期存儲和備份。（四）其他特殊介質如加密狗、智能卡等具有特殊功能的介質。三、介質的采購與領用（一）紙質介質1.采購各部門根據工作需要，填寫紙質介質采購申請表，詳細注明采購的種類、數量、用途等信息，經部門負責人審核后提交至行政部門。行政部門匯總各部門采購申請，結合庫存情況，制定紙質介質采購計劃，報公司領導審批。行政部門按照審批后的采購計劃進行采購，選擇具有良好信譽和質量保證的供應商，確保采購的紙質介質符合公司要求。2.領用行政部門建立紙質介質領用臺賬，記錄領用日期、部門、領用人、領用種類及數量等信息。各部門領用人憑經部門負責人簽字的領用申請表到行政部門領取紙質介質，行政部門發放后在領用臺賬上進行登記。（二）電子介質和磁性介質1.采購信息技術部門根據公司業務需求和技術發展，制定電子介質和磁性介質的采購計劃，明確采購的設備型號、規格、數量等，報公司領導審批。信息技術部門負責采購工作，優先選擇符合公司信息安全標準的產品，并確保采購渠道的正規性和合法性。2.領用信息技術部門建立電子介質和磁性介質領用臺賬，詳細記錄領用情況。各部門因工作需要領用電子介質或磁性介質時，需填寫領用申請表，注明領用設備的用途、預計歸還時間等，經部門負責人審核后提交至信息技術部門。信息技術部門根據申請進行發放，并在領用臺賬上做好登記。對于重要的存儲設備，領用人需簽署保密協議，承諾妥善保管和使用。四、介質的使用與保管（一）紙質介質1.使用規范員工應按照公司規定的文件格式和排版要求使用紙質介質進行文件起草、打印和記錄。不得隨意在紙質文件上涂改、亂畫，如需修改，應使用規范的修改符號，并在修改處簽字確認。嚴格控制紙質文件的發放范圍，確保文件只傳送給需要知曉的人員，不得擅自擴大文件傳閱范圍。2.保管要求各部門應設立專門的文件柜或文件夾，對紙質介質進行分類存放，確保文件擺放整齊、有序，便于查找和使用。重要文件應妥善保管，采取必要的防潮、防火、防蟲措施，防止文件損壞或丟失。定期對紙質文件進行整理和歸檔，按照公司檔案管理制度的要求，將文件分類裝訂成冊，標注清晰的檔案編號和目錄，移交公司檔案室統一保管。（二）電子介質1.使用規范員工應正確使用電子介質，遵守公司信息系統的操作規范和安全規定，不得擅自安裝未經授權的軟件或進行非法操作。在電子設備上存儲和處理公司敏感信息時，應采取加密等安全措施，確保數據的保密性。定期對電子設備中的數據進行備份，備份數據應存儲在安全的位置，并按照規定的時間間隔進行檢查，確保備份數據的完整性和可用性。嚴禁在連接公司內部網絡的電子設備上使用移動存儲設備，如需使用，必須先進行病毒查殺，并經過信息技術部門的安全審核。2.保管要求電子介質應存放在安全、干燥、通風的環境中，避免受到高溫、潮濕、磁場等因素的影響。對于存儲重要數據的電子介質，應采取專人專管的方式，明確保管責任人，并建立相應的保管記錄。定期對電子介質進行檢查和維護，如清理磁盤空間、更新殺毒軟件病毒庫等，確保電子介質的正常運行和數據安全。當電子介質不再使用或報廢時，應按照公司規定進行數據清除和處理，防止數據泄露。（三）磁性介質1.使用規范嚴格按照磁帶使用說明書的要求進行操作，確保磁帶的正常讀寫。在磁帶存儲數據時，應進行詳細的標注，注明存儲的數據內容、存儲時間、備份周期等信息，便于日后查詢和管理。定期對磁帶進行數據完整性檢查，如通過磁帶機自帶的檢測工具或專業的數據恢復軟件進行檢測，發現問題及時處理。2.保管要求磁性介質應存放在專門的磁帶庫或磁帶柜中，保持環境溫度、濕度適宜，避免磁帶受到劇烈震動、撞擊和強磁場干擾。建立磁帶出入庫登記制度，詳細記錄磁帶的出入庫時間、使用部門、使用人、磁帶編號等信息，確保磁帶的流轉可追溯。定期對磁帶進行盤點，核對庫存數量與登記記錄是否一致，發現差異及時查找原因并進行處理。（四）其他特殊介質1.使用規范嚴格按照特殊介質的使用說明和操作規程進行使用，確保其功能正常發揮。對于涉及公司關鍵業務或機密信息的特殊介質，應采取嚴格的安全防護措施，防止介質丟失、被盜或被非法復制。2.保管要求根據特殊介質的特性，選擇合適的保管環境和方式，確保介質的安全性和可靠性。建立特殊介質的保管檔案，記錄介質的名稱、型號、使用情況、維護記錄等信息，以便進行跟蹤和管理。五、介質的借閱與歸還（一）紙質介質1.借閱申請因工作需要借閱紙質文件的人員，應填寫紙質介質借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、預計歸還時間等信息，經部門負責人審批后提交至文件保管部門。2.借閱審批文件保管部門對借閱申請進行審核，對于涉及公司機密或重要文件的借閱，需報公司分管領導審批。審核通過后，文件保管部門在借閱申請表上簽字確認，并按照申請表上的信息提供文件。3.歸還要求借閱人應在規定的歸還時間內將借閱的紙質文件歸還至文件保管部門，不得逾期。文件保管部門在收到歸還的文件后，應進行仔細核對，檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的責任。（二）電子介質和磁性介質1.借閱申請如需借閱電子介質或磁性介質，借閱人應填寫電子介質/磁性介質借閱申請表，說明借閱設備的編號、用途、預計歸還時間等，經部門負責人審核后提交至信息技術部門。2.借閱審批信息技術部門對借閱申請進行技術評估和安全審核，對于涉及重要數據或敏感信息的介質借閱，需報公司信息安全管理部門審批。審批通過后，信息技術部門按照申請提供相應的介質，并在借閱申請表上做好記錄。3.歸還要求借閱人應在規定時間內歸還電子介質或磁性介質，歸還時信息技術部門應對介質進行檢查，確保數據未被篡改或丟失。如發現介質存在問題，借閱人應配合信息技術部門進行調查和處理，并承擔相應的責任。六、介質的變更與報廢（一）介質的變更1.當介質的使用部門、用途、存儲內容等發生變更時，使用部門應及時填寫介質變更申請表，詳細說明變更的內容和原因。2.申請表經部門負責人審核后，提交至相關管理部門（紙質介質提交至行政部門，電子介質和磁性介質提交至信息技術部門）。3.相關管理部門根據申請進行審核和處理，如涉及數據遷移、重新標注等操作，應確保變更過程的安全和數據的完整性。4.變更完成后，相關管理部門應在介質管理臺賬中更新相應信息，并通知相關部門。（二）介質的報廢1.報廢申請當介質因損壞、老化、不再使用等原因需要報廢時，使用部門應填寫介質報廢申請表，注明報廢介質的名稱、型號、編號、使用情況、報廢原因等信息。對于存儲有重要數據的介質，在報廢前應確保數據已進行妥善備份或清除處理，并提供相應的證明材料。2.報廢審批申請表經部門負責人審核后，提交至相關管理部門（紙質介質提交至行政部門，電子介質和磁性介質提交至信息技術部門）。相關管理部門對報廢申請進行技術鑒定和安全審核，確認介質已無法正常使用且數據已妥善處理后，報公司領導審批。3.報廢處理經審批同意報廢的介質，由行政部門或信息技術部門按照公司規定的方式進行處理。對于紙質介質，應進行粉碎或焚燒等銷毀處理，并做好銷毀記錄。對于電子介質和磁性介質，應采用專業的數據清除工具對存儲設備進行數據擦除，確保數據無法恢復，然后進行物理銷毀或交有資質的回收單位處理。七、介質的安全與保密管理（一）安全管理1.建立介質安全防護體系，采取必要的安全技術措施，如防火墻、入侵檢測系統、加密技術等，防止外部非法入侵和數據泄露。2.定期對介質存儲環境進行安全檢查，包括溫度、濕度、防火、防盜、防雷等方面的檢查，確保介質存儲環境的安全性。3.加強對介質管理人員的安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力，確保在發生安全事件時能夠及時采取有效的措施進行應對。（二）保密管理1.對涉及公司機密信息的介質，應嚴格按照公司保密制度進行管理，明確保密責任人，采取加密存儲、訪問控制等保密措施。2.加強對介質使用人員的保密教育，簽訂保密協議，明確其在介質使用過程中的保密義務和責任。3.對于因工作需要接觸機密介質的人員，應進行嚴格的背景審查和權限管理，限制其對介質的訪問范圍和操作權限。4.定期對保密介質進行保密檢查，發現問題及時整改，防止機密信息泄露。八、監督與檢查1.行政部門和信息技術部門定期對公司各類介質的管理情況進行檢查，包括介質的采購、領用、使用、保管、借閱、歸還、變更、報廢等環節，確保各項管理制度的有效執行。2.檢查內容包括介質管理臺賬的記錄是否準確、完整，介質的存放是否規范、安全，使用人員是否遵守相關操作規程