會務安排管理制度一、總則（一）目的為規范公司會務安排管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確會務工作的流程、職責和要求，使會務安排更加科學、合理、有序，為公司各項工作的順利開展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會、專題會議、培訓會議等。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，合理安排會議時間、地點和議程，確保會議能夠快速、有效地傳達信息、解決問題。2.規范原則：明確會務工作的各項流程和標準，確保會務安排的規范化、標準化，提高會務工作的質量和水平。3.服務原則：樹立服務意識，為參會人員提供優質、周到的服務，確保會議順利進行。二、會議分類及職責分工（一）會議分類1.董事會會議：由公司董事會成員參加，審議公司重大決策、戰略規劃、財務報告等重要事項。2.管理層會議：由公司管理層成員參加，傳達公司戰略意圖，部署工作任務，協調解決公司運營中的重大問題。3.部門例會：由各部門定期召開，總結部門工作進展，分析存在問題，安排下一階段工作。4.專題會議：針對公司特定業務或問題召開的會議，如項目研討會、市場分析會、技術交流會等。5.培訓會議：為提升員工專業技能和綜合素質而舉辦的會議，包括內部培訓、外部培訓、在線培訓等。（二）職責分工1.總裁辦公室負責統籌協調公司各類會議的安排，制定年度會議計劃。負責董事會會議、管理層會議的組織籌備工作，包括會議通知、議程安排、會議資料準備、會議記錄、會議紀要整理等。協助各部門做好部門例會和專題會議的組織工作，提供必要的支持和指導。負責會議場地的預訂、布置，會議設備的調試和維護，以及會議期間的后勤保障工作。對會議組織情況進行總結評估，不斷改進會務工作。2.各部門負責本部門例會和專題會議的組織安排，提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并報總裁辦公室備案。負責準備本部門會議所需的資料，包括工作報告、數據報表、方案策劃等，并確保資料的準確性和完整性。負責組織本部門人員按時參加會議，遵守會議紀律，積極參與會議討論和決策。負責落實本部門會議決議，及時向總裁辦公室反饋執行情況。三、會議籌備（一）會議計劃制定1.總裁辦公室每年年初根據公司年度工作計劃和工作重點，制定年度會議計劃，明確各類會議的名稱、時間、地點、參會人員、會議主題、會議目的等內容。2.各部門根據公司年度會議計劃和本部門工作需要，提前向總裁辦公室提交本部門年度會議計劃，包括部門例會和專題會議的時間安排、會議主題、參會人員范圍等。3.總裁辦公室對各部門提交的會議計劃進行匯總、審核和調整，形成公司年度會議總計劃，報公司領導審批后執行。（二）會議通知1.根據會議計劃和實際需要，提前發出會議通知。會議通知應明確會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、參會人員、會議主題、會議議程、會議要求等內容。2.會議通知一般應提前[X]個工作日發出，重要會議應提前[X]個工作日發出。對于緊急會議，應通過電話、短信、郵件等方式及時通知參會人員。3.會議通知可以采用紙質通知、電子郵件、內部辦公系統等方式發送。發送通知時，應確保通知內容準確無誤，參會人員能夠及時收到通知。（三）會議資料準備1.根據會議主題和議程，準備會議所需的資料，包括會議文件、報告、數據報表、演示文稿等。會議資料應確保內容準確、完整、清晰，符合會議要求。2.會議資料一般應在會議前[X]個工作日準備好，并提前發放給參會人員。對于重要會議，應安排專人在會議現場發放資料。3.會議資料的發放應做好登記工作，確保資料發放到每一位參會人員手中。（四）會議場地安排1.根據會議規模和性質，選擇合適的會議場地。會議場地應滿足會議的需求，包括場地大小、座位數量、音響設備、投影儀、燈光等設施設備。2.提前預訂會議場地，并與場地提供方溝通協調，確保場地按時準備好，設施設備正常運行。3.會議場地的布置應簡潔、大方、得體，符合會議主題和氛圍。根據會議需要，擺放會議桌椅、名牌、茶水、水果等物品。（五）會議設備調試1.在會議前對會議所需的設備進行調試，包括音響設備、投影儀、電腦、麥克風等，確保設備正常運行，圖像清晰、聲音洪亮。2.安排專人負責會議設備的操作和維護，及時解決設備出現的問題，確保會議順利進行。（六）會議餐飲安排1.根據會議時間和參會人員數量，合理安排會議餐飲。會議餐飲應注重營養搭配，滿足不同人員的口味需求。2.提前與餐飲供應商溝通協調，確保餐飲按時供應，質量符合要求。3.會議餐飲的費用應嚴格按照公司相關規定執行，做好費用報銷和結算工作。四、會議組織（一）會議簽到1.在會議開始前[X]分鐘，安排專人在會議入口處負責會議簽到。參會人員應按照會議通知要求，準時到達會議現場，簽到入場。2.會議簽到應采用實名簽到的方式，確保簽到信息準確無誤。簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。3.對于未按時簽到的參會人員，應及時聯系其本人，了解原因，并做好記錄。（二）會議主持1.根據會議性質和議程安排，確定會議主持人。會議主持人應具備良好的溝通能力、組織能力和協調能力，能夠有效地引導會議進程。2.會議主持人應提前熟悉會議議程和資料，了解會議目的和重點，做好會議主持的準備工作。3.在會議過程中，會議主持人應嚴格按照會議議程進行主持，把控會議節奏，引導參會人員積極發言，確保會議順利進行。（三）會議記錄1.安排專人負責會議記錄。會議記錄應客觀、準確、完整地記錄會議內容，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、會議發言、會議決議等信息。2.會議記錄可以采用手寫記錄、電子記錄等方式。手寫記錄應字跡清晰、工整，電子記錄應及時保存，確保記錄內容的安全性和可追溯性。3.會議記錄人員應認真傾聽參會人員的發言，準確記錄發言要點和重要信息。對于會議討論的重要問題和決策，應記錄清楚決策過程和結果。（四）會議秩序維護1.在會議現場安排專人負責會議秩序維護，確保會議期間會場安靜、有序。2.提醒參會人員將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間隨意接聽電話或發送短信。3.對于違反會議紀律的行為，如遲到、早退、交頭接耳、隨意走動等，應及時進行制止和提醒，確保會議正常進行。（五）會議服務1.在會議期間為參會人員提供必要的服務，包括茶水、咖啡、水果等飲品的供應，會議資料的發放和回收等。2.及時關注參會人員的需求，為其提供幫助和支持，確保參會人員能夠全身心地投入到會議中。五、會議紀要（一）會議紀要的撰寫1.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，撰寫會議紀要。會議紀要應突出會議重點，準確反映會議討論的主要內容和決策結果。2.會議紀要的內容應包括會議基本信息、會議議程、會議發言摘要、會議決議等部分。會議發言摘要應簡潔明了地記錄參會人員的主要觀點和建議，會議決議應明確責任部門、責任人、完成時間等信息。3.會議紀要應采用規范的格式和語言，文字表達準確、通順、簡潔。會議紀要的篇幅應根據會議內容和重要程度合理確定，一般不宜過長。（二）會議紀要的審核與發布1.會議紀要撰寫完成后，應提交給會議主持人審核。會議主持人應對會議紀要的內容進行認真審核，確保會議紀要準確反映會議精神和決策結果。2.審核通過后的會議紀要應及時發布。會議紀要可以采用紙質文件、電子郵件、內部辦公系統等方式發布給參會人員和相關部門。3.對于重要會議的會議紀要，應報送公司領導審閱，并按照公司領導的意見進行修改完善。（三）會議決議的跟蹤與落實1.各部門應按照會議決議的要求，認真落實會議精神，及時完成相關工作任務。2.總裁辦公室負責對會議決議的執行情況進行跟蹤和督促，定期向公司領導匯報會議決議的執行情況。3.對于未按時完成會議決議的部門，應及時了解原因，并督促其采取有效措施加以解決。對于因客觀原因無法按時完成的，應及時向公司領導匯報，并說明情況。六、會議費用管理（一）費用預算1.在會議籌備階段，應根據會議規模、會議時間、會議地點、會議內容等因素，編制會議費用預算。會議費用預算應包括場地租賃費用、設備租賃費用、餐飲費用、資料印刷費用、交通費用、住宿費用等項目。2.會議費用預算應報公司領導審批后執行。未經審批，不得擅自增加會議費用預算。（二）費用報銷1.會議結束后，應按照公司財務制度的規定，及時辦理會議費用報銷手續。會議費用報銷應提供合法有效的發票、會議通知、會議簽到表、會議紀要等相關憑證。2.會議費用報銷應嚴格按照審批流程進行，確保報銷手續齊全、合規。對于不符合報銷規定的費用，財務部門有權不予報銷。（三）費用控制1.在會議組織過程中，應嚴格控制會議費用支出，確保費用不超過預算。對于超出預算的費用，應及時分析原因，并報公司領導審批。2.加強對會議費用的審核和監督，杜絕不合理的費用支出。對于發現的違規行為，應及時進行糾正，并追究相關人員的責任。七、會議評估與改進（一）會議評估1.定期對會議組織情況進行評估，收集參會人員對會議的反饋意見和建議。會議評估可以采用問卷調查、面談、小組討論等方式進行。2.會議評估的內容應包括會議主題、會議議程、會議時間、會議地點、會議資料、會議設備、會議服務、會議效果等方面。3.根據會議評估結果，分析會議組織過程中存在的問題和不足之