倉儲耗材管理制度一、總則1.目的為加強公司倉儲耗材的管理，規范倉儲耗材的采購、驗收、存儲、發放、使用和報廢等環節，確保倉儲耗材的合理使用和有效控制，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有部門及人員涉及倉儲耗材的管理活動。倉儲耗材包括但不限于各類辦公用品（如紙張、筆、文件夾等）、清潔用品（如拖把、掃帚、清潔劑等）、包裝材料（如紙箱、膠帶、泡沫等）以及其他用于倉儲作業和日常辦公所需的各類物品。3.職責分工采購部門負責倉儲耗材的采購工作，根據各部門需求計劃，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并確保按時、按質、按量采購所需耗材。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題，如與供應商溝通交貨期、質量問題等。定期對供應商進行評估，建立供應商檔案，維護良好的合作關系，爭取更優惠的采購價格和條款。倉儲部門負責倉儲耗材的驗收、存儲、保管和發放工作。對入庫的耗材進行嚴格檢驗，確保數量準確、質量合格；按照規定的存儲條件妥善保管耗材，防止損壞、變質或丟失。建立完善的庫存管理制度，定期盤點庫存，及時掌握庫存動態，編制庫存報表，為采購和使用部門提供準確的庫存信息。根據各部門的領料申請，及時、準確地發放耗材，并做好發放記錄，確保賬實相符。使用部門負責提出本部門倉儲耗材的需求計劃，明確所需耗材的名稱、規格、型號、數量等詳細信息，并提交給采購部門。合理使用倉儲耗材，避免浪費，做好耗材的日常保管和維護工作，提高耗材的使用壽命。對領用的耗材進行使用登記，定期反饋使用情況和需求變化，協助倉儲部門做好庫存管理。財務部門負責審核倉儲耗材的采購費用、庫存成本等相關財務事項，確保費用支出的合理性和合規性。按照公司財務制度，對倉儲耗材的采購、庫存、使用等情況進行賬務處理，定期與倉儲部門核對賬目，保證賬賬相符。參與倉儲耗材的成本分析和控制工作，提供財務數據支持和建議，協助制定合理的庫存管理策略，降低公司運營成本。品質管理部門負責對采購的倉儲耗材進行質量抽檢，確保所采購的耗材符合公司規定的質量標準。對倉儲耗材在存儲和使用過程中出現的質量問題進行調查、分析和處理，提出改進措施和建議，防止不合格耗材流入生產或辦公環節。二、采購管理1.需求計劃各部門應根據工作實際需求，每月末填寫《倉儲耗材需求計劃表》，詳細列出次月計劃領用的各類耗材名稱、規格、型號、預計數量等信息，并提交給采購部門。如有臨時需求，應及時補充提交《臨時倉儲耗材需求申請表》。采購部門收到各部門的需求計劃后，進行匯總分析，結合庫存實際情況，確定合理的采購數量。如庫存數量能夠滿足部分需求，則在采購數量中扣除相應庫存數量。2.供應商選擇采購部門應建立合格供應商名錄，對有合作意向的供應商進行資質審核和實地考察。審核內容包括供應商的營業執照、生產許可證、產品質量認證、信譽狀況、價格水平、交貨期、售后服務等方面。優先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、交貨及時且售后服務完善的供應商作為長期合作伙伴。對于新供應商，需經過試用評估合格后方可納入合格供應商名錄。3.采購合同采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括耗材的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。在簽訂合同前，采購人員應仔細審查合同條款，確保合同條款清晰、準確、完整，符合公司利益和法律法規要求。對于涉及重大采購項目的合同，應組織相關部門進行會審，提出意見和建議。采購合同簽訂后，采購人員應及時跟蹤合同執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如遇合同變更或解除等情況，應及時辦理相關手續，并通知相關部門。4.采購審批采購金額在[X]元以下的倉儲耗材采購，由采購部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，需經分管采購的副總經理審批；采購金額超過[X]元的，報總經理審批。采購審批流程應嚴格按照公司規定執行，審批人應認真審核采購申請的必要性、合理性和合規性，簽署明確的審批意見。未經審批或審批未通過的采購申請，采購部門不得執行。三、驗收管理1.驗收標準倉儲部門在收到采購的倉儲耗材后，應依據采購合同和相關質量標準進行驗收。對于辦公用品、清潔用品等，主要驗收其規格、型號、數量是否與合同一致，外觀是否有損壞、變質等情況；對于包裝材料等，還需檢查其材質、強度、尺寸等是否符合要求。品質管理部門應根據公司的質量控制要求，對部分重要或關鍵的倉儲耗材進行抽檢。抽檢比例和方法按照相關質量檢驗標準執行，確保所采購的耗材符合規定的質量標準。2.驗收流程倉儲部門在收到到貨通知后，應及時組織驗收人員進行驗收。驗收人員應包括倉儲管理人員和相關專業技術人員（如需要）。驗收時，驗收人員應首先核對送貨單與采購合同的一致性，包括耗材名稱、規格、型號、數量等信息。然后對實物進行仔細檢查，填寫《倉儲耗材驗收單》，記錄驗收情況。驗收合格的，驗收人員簽字確認；驗收不合格的，應注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應商協商解決。品質管理部門的抽檢工作應在倉儲部門初步驗收合格后進行。抽檢合格的，在《倉儲耗材驗收單》上簽字確認；抽檢不合格的，應及時出具質量檢驗報告，通知采購部門和倉儲部門，采購部門負責與供應商溝通退貨、換貨或補貨等事宜。四、存儲管理1.存儲環境根據倉儲耗材的特性，設置合適的存儲區域和存儲條件。對于易受潮的耗材，如紙張、清潔劑等，應存放在干燥通風的倉庫；對于易燃易爆的耗材，如酒精等，應設置專門的危險品存儲庫，嚴格按照相關安全規定進行存放。倉庫應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒，防止蟲害、鼠害等對耗材造成損壞。同時，要做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防范措施，確保存儲的耗材安全完好。2.庫存分類倉儲部門應按照耗材的類別、用途、規格等進行合理分類存放，并建立清晰的標識牌。標識牌應注明耗材名稱、規格、型號、批次、入庫日期等信息，便于查找和管理。對庫存耗材進行ABC分類管理，根據各類耗材的價值和使用頻率，將其分為A、B、C三類。A類為價值高、使用頻率高的重點監控耗材，B類為價值和使用頻率適中的耗材，C類為價值低、使用頻率低的一般耗材。對于A類耗材，應重點管理，嚴格控制庫存數量；對于B類耗材，進行常規管理；對于C類耗材，可以適當簡化管理流程。3.庫存盤點倉儲部門應定期對庫存耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次小盤點，每季度一次大盤點。小盤點由倉儲部門自行組織，大盤點由財務部門牽頭，會同倉儲部門、采購部門等相關部門共同進行。在盤點前，倉儲人員應做好盤點準備工作，包括整理庫存、核對賬目、準備盤點工具等。盤點過程中，要認真清點實物數量，檢查質量狀況，并與庫存賬目進行逐一核對。盤點結束后，應編制《庫存盤點報告》，詳細記錄盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，屬于盤盈或盤虧的，應填寫《庫存盤盈/盤虧申請表》，按照規定的審批流程進行處理。對于盤盈的耗材，應查明原因后沖減相關成本費用；對于盤虧的耗材，屬于正常損耗的，經審批后列入成本費用，屬于人為原因造成的損失，由責任人承擔相應賠償責任。五、發放管理1.發放原則倉儲耗材的發放應遵循“先進先出、按需發放”的原則，確保庫存耗材的合理流轉，避免因長期積壓導致耗材過期、變質或損壞。嚴格按照各部門提交的領料申請進行發放，不得擅自擴大發放范圍或超量發放。對于特殊情況需要超量領取的，需經領用部門負責人和分管領導審批后方可發放。2.發放流程各部門如需領用倉儲耗材，應填寫《倉儲耗材領料單》，注明所需耗材的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。《倉儲耗材領料單》提交給倉儲部門后，倉儲人員應根據庫存情況進行審核。如庫存充足，應及時辦理發放手續，按照領料單上的信息發放耗材，并在《倉儲耗材領料單》上簽字確認；如庫存不足，應告知領用部門，并說明預計到貨時間。倉儲部門每月末應根據當月的發放情況，編制《倉儲耗材發放月報》，報送采購部門、財務部門和各領用部門，以便及時掌握耗材的使用情況和庫存動態。3.領用登記領用部門在領取耗材后，應指定專人負責在《倉儲耗材領用登記簿》上進行登記，記錄領用日期、耗材名稱、規格、型號、數量、領用人等信息。《倉儲耗材領用登記簿》應定期進行核對和整理，確保領用記錄準確、完整。同時，領用部門應定期對本部門的耗材使用情況進行統計和分析，合理控制耗材消耗，避免浪費。六、使用管理1.合理使用各部門應教育和引導員工樹立節約意識，合理使用倉儲耗材，避免浪費。對于可重復使用的耗材，如文件夾、文件袋等，應提倡循環使用；對于紙張等耗材，應雙面使用，提高利用率。員工在使用耗材過程中，如發現質量問題或其他異常情況，應及時反饋給本部門負責人，由部門負責人協調倉儲部門或采購部門進行處理。2.使用監督公司將對各部門的倉儲耗材使用情況進行監督檢查，定期統計各部門的耗材消耗數量和金額，并進行分析比較。對于耗材消耗異常的部門，將進行重點調查，查明原因，采取相應措施進行整改。鼓勵員工對浪費耗材的行為進行舉報，對于經查實的浪費行為，將按照公司相關規定對責任人進行批評教育或經濟處罰。七、報廢管理1.報廢標準倉儲耗材出現以下情況之一的，可申請報廢：超過保質期且無法使用的；因損壞、變質等原因無法正常使用的；技術淘汰或不再適用的；其他經鑒定確實已無使用價值的。2.報廢申請各部門在發現有符合報廢標準的倉儲耗材時，應填寫《倉儲耗材報廢申請表》，詳細說明報廢耗材的名稱、規格、型號、數量、購置日期、報廢原因等信息，并附上相關證明材料（如照片、檢驗報告等），提交給倉儲部門。倉儲部門收到報廢申請后，應組織相關人員進行審核和鑒定。審核人員應根據報廢標準和實際情況，對申請報廢的耗材進行實物檢查和評估，確認是否符合報廢條件。如審核通過，在《倉儲耗材報廢申請表》上簽字確認，并提交財務部門進行賬務處理。3.報廢處理經批準報廢的倉儲耗材，由倉儲部門負責進行集中處理。對于有回收價值的報廢耗材，如金屬、塑料等，應聯系專業的回收公司進行回收處理；對于無回收價值的報廢耗材，應按照環保要求進行妥善處置，如委托有資質的環保公司進