企業跟單管理制度一、總則（一）目的為了規范企業跟單工作流程，提高跟單工作效率和質量，確保訂單的順利執行，加強各部門之間的協作與溝通，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內所有涉及跟單工作的部門和人員，包括但不限于銷售部門、生產部門、采購部門、物流部門等。（三）基本原則1.準確性原則：跟單人員應確保訂單信息的準確傳遞和執行，避免因信息錯誤導致的生產延誤、交付延遲等問題。2.及時性原則：跟單工作要注重時效性，及時跟進訂單進度，及時反饋問題，及時協調解決，確保訂單按時完成。3.協作性原則：跟單人員需要與各部門密切協作，形成良好的工作合力，共同推動訂單的順利執行。4.保密性原則：跟單過程中涉及的商業機密、客戶信息等應嚴格保密，不得泄露。二、跟單流程（一）訂單接收與評審1.銷售部門負責接收客戶訂單：訂單內容應包括產品規格、數量、交貨期、交貨地點、價格等詳細信息。銷售部門在收到訂單后，應及時對訂單進行初步審核，檢查訂單信息是否完整、準確。2.訂單評審：銷售部門組織生產部門、采購部門、物流部門等相關部門對訂單進行評審。評審內容包括訂單的生產可行性、物料供應可行性、交貨期可行性等。各部門應根據自身職責對訂單進行評估，并提出意見和建議。評審通過的訂單進入訂單執行階段，評審未通過的訂單由銷售部門與客戶溝通協商解決方案。（二）生產跟單1.生產計劃制定：生產部門根據訂單評審結果制定生產計劃，明確產品的生產工序、生產時間、生產數量等。生產計劃應合理安排生產資源，確保生產任務按時完成。2.生產進度跟蹤：跟單人員應定期跟蹤生產進度，及時了解生產過程中出現的問題。如發現生產進度延誤，應及時與生產部門溝通，查找原因并采取措施解決。生產部門應每日向跟單人員反饋生產進度情況，包括已完成的工作量、未完成的工作量、預計完成時間等。3.生產協調：在生產過程中，如出現物料短缺、設備故障、人員不足等問題，跟單人員應及時協調相關部門解決。采購部門應確保物料按時供應，設備管理部門應及時維修設備，人力資源部門應根據生產需求調配人員。（三）采購跟單1.采購計劃制定：采購部門根據生產計劃制定采購計劃，明確所需采購的物料名稱、規格、數量、采購時間等。采購計劃應充分考慮物料的供應周期、市場價格波動等因素，確保物料按時、按質、按量供應。2.供應商選擇與管理：采購部門負責選擇合格的供應商，并建立供應商檔案。對供應商的供貨能力、產品質量、價格水平、售后服務等進行評估和管理。定期對供應商進行考核，對表現優秀的供應商給予獎勵，對不合格的供應商進行淘汰。3.采購進度跟蹤：跟單人員應跟蹤采購進度，及時了解物料的采購情況。如發現采購進度延誤，應及時與采購部門溝通，查找原因并采取措施解決。采購部門應每周向跟單人員反饋采購進度情況，包括已采購的物料名稱、規格、數量、預計到貨時間等。4.到貨驗收：物料到貨后，采購部門應及時通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門應按照相關標準對物料進行檢驗，確保物料質量符合要求。如發現物料質量不合格，應及時與供應商協商解決，同時采取措施防止不合格物料投入生產。（四）物流跟單1.運輸安排：物流部門根據訂單交貨期和生產進度，合理安排運輸方式和運輸時間。確保產品按時、安全送達客戶指定地點。2.物流跟蹤：跟單人員應跟蹤物流運輸情況，及時了解貨物的運輸狀態。如發現運輸延誤、貨物損壞等問題，應及時與物流部門溝通，查找原因并采取措施解決。物流部門應每日向跟單人員反饋物流運輸情況，包括貨物的運輸位置、預計到達時間等。3.交付確認：產品交付后，物流部門應及時與客戶確認收貨情況，并將客戶反饋的信息及時反饋給跟單人員。跟單人員應跟蹤客戶滿意度，及時處理客戶投訴和建議。三、跟單人員職責（一）銷售跟單人員職責1.負責接收客戶訂單，并進行初步審核。2.組織相關部門對訂單進行評審，協調解決評審過程中出現的問題。3.跟蹤訂單執行進度，及時向客戶反饋訂單信息。4.協調處理客戶投訴和糾紛，維護客戶關系。（二）生產跟單人員職責1.根據訂單評審結果制定生產計劃，并跟蹤生產進度。2.協調解決生產過程中出現的問題，確保生產任務按時完成。3.與采購部門、物流部門等相關部門溝通協調，確保物料供應和產品交付的順利進行。（三）采購跟單人員職責1.根據生產計劃制定采購計劃，并跟蹤采購進度。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，并對供應商進行管理和考核。3.協調解決采購過程中出現的問題，確保物料按時、按質、按量供應。4.參與到貨驗收工作，對不合格物料及時處理。（四）物流跟單人員職責1.根據訂單交貨期和生產進度，合理安排運輸方式和運輸時間。2.跟蹤物流運輸情況，及時了解貨物的運輸狀態。3.協調解決物流運輸過程中出現的問題，確保產品按時、安全送達客戶指定地點。4.與客戶確認收貨情況，并將客戶反饋的信息及時反饋給相關部門。四、溝通與協調（一）內部溝通1.建立定期的跟單工作會議制度，由跟單負責人主持，各部門跟單人員參加。會議主要匯報訂單執行情況，協調解決工作中出現的問題，安排下一階段的工作任務。2.跟單人員在工作過程中應及時與相關部門溝通協調，確保信息傳遞的暢通。如遇緊急情況，應及時通過電話、郵件等方式進行溝通。3.各部門應積極配合跟單工作，及時提供相關信息和支持。對跟單人員提出的問題和需求，應在規定時間內給予答復和解決。（二）外部溝通1.跟單人員應與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需求和意見。定期向客戶反饋訂單執行情況，確保客戶滿意度。2.與供應商保持良好的合作關系，及時溝通采購需求和交貨時間。對供應商的供貨質量和服務進行監督和評估，維護企業利益。3.與物流合作伙伴保持溝通協調，確保物流運輸的順利進行。及時了解物流運輸情況，對出現的問題及時協商解決。五、風險管理（一）風險識別1.跟單人員應識別訂單執行過程中可能出現的風險，如市場需求變化、原材料價格波動、供應商違約、生產延誤、運輸延誤等。2.對識別出的風險進行分析評估，確定風險的可能性和影響程度。（二）風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于可能性較小且影響程度較低的風險，可采取風險監控措施；對于可能性較大且影響程度較高的風險，應制定具體的應對方案，如調整生產計劃、尋找替代供應商、增加庫存等。2.定期對風險應對措施的實施效果進行評估，及時調整應對策略。六、文檔管理（一）訂單文檔1.銷售部門負責建立訂單文檔，記錄訂單的詳細信息，包括訂單編號、客戶信息、產品規格、數量、交貨期、價格等。2.訂單文檔應妥善保存，以便隨時查閱和跟蹤訂單執行情況。（二）生產文檔1.生產部門負責建立生產文檔，記錄生產計劃、生產進度、生產質量等信息。2.生產文檔應包括生產日報表、生產月報表、質量檢驗報告等，生產部門應定期對生產文檔進行整理和歸檔。（三）采購文檔1.采購部門負責建立采購文檔，記錄采購計劃、采購訂單、供應商信息、到貨驗收等信息。2.采購文檔應包括采購申請單、采購合同、供應商評估報告、到貨驗收單等，采購部門應定期對采購文檔進行整理和歸檔。（四）物流文檔1.物流部門負責建立物流文檔，記錄運輸安排、物流跟蹤、交付確認等信息。2.物流文檔應包括運輸訂單、物流跟蹤記錄、客戶收貨確認單等，物流部門應定期對物流文檔進行整理和歸檔。（五）文檔保管與查閱1.各類跟單文檔應指定專人負責保管，確保文檔的安全和完整。2.因工作需要查閱跟單文檔的，應填寫查閱申請表，經相關負責人批準后，方可查閱。查閱后應及時歸還文檔，不得擅自復印、外借。七、考核與獎懲（一）考核指標1.訂單執行準確率：考核跟單人員對訂單信息的傳遞和執行是否準確無誤。2.訂單按時交付率：考核訂單是否按時完成交付，滿足客戶交貨期要求。3.客戶滿意度：考核客戶對訂單執行過程和結果的滿意程度。4.問題解決及時率：考核跟單人員對工作中出現的問題能否及時協調解決。（二）考核方式1.定期考核：每月對跟單人員進行一次考核，考核結果作為績效獎金發放和崗位晉升的依據。2.不定期考核：根據工作需要，對跟單人員進行不定期考核，及時發現和解決工